1. 新規の顧客に営業資料に添える「送付状」のマナーと書式

新規の顧客に営業資料に添える「送付状」のマナーと書式

 
 営業資料を訪問した後に送付する機会は多くあるでしょう。しっかりとマナーをわきまえた上で送付状を添えるのが基本です。ここでは、その書式とマナーを紹介していきたいと思います。

送付状の基本的な書式

 ここでは、横書きの送付状の場合を説明します。まず一番上には、送り先の会社名と部署名、担当者名を左詰で書きます。次に、自社名と自分の部署名、名前を右詰で書きます。そして、下の行の中央に「資料送付のご案内」と書き、手紙のテーマを明示すると相手に内容が伝わりやすくなるでしょう。
 
 次の行から本文を書いていきます。内容としては、「ご検討ください」といったものが良いでしょう。その際、忘れてはならないのが送る資料の名称と部数を明記することです。名称と部数をきちんと明記しておけば、複数の資料を送る場合のミスや、違う資料を送ってしまうという間違いを避けることができます。

 またそれらの情報を送付状に明記することで再度資料を入れる際にも確認できますし、万が一間違って送付してしまった場合でも、先方がすぐ間違いに気づいてくれるという効果もあります。

本文の文例とマナー 

 送付状も正式な書状ですのので、きちんとした文章で綴るのがマナーです。「拝啓 時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます」と書き出すのが良いでしょう。そして、行を改め「さて、先日お話しいたしました商品(サービス)に関する資料を、お送りいたします。」と続けていきます。

 後は、商品の簡単な説明などを書くと、相手も理解しやすくなるため、契約がとりやすくなるかもしれません。ただし、強く購入や契約を求めないのが大切です。そうした営業は、資料送付のあとで直接会って説明したり、電話で話した方が効果的です。送付状ではあくまで簡潔に、ポイントを際立たせて書くと良いでしょう。

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