1. ビジネスの予定をキャンセルするメールを送るときのマナー

ビジネスの予定をキャンセルするメールを送るときのマナー

by Norio.NAKAYAMA
 予定をキャンセルせざるを得なくなった場合、そのよう場合には誰しも断りのメールを入れることは心苦しいものですし、相手には申し訳ないという気持ちになるのではないでしょうか。  ここでは、ビジネスの打ち合わせや会議の予定をメールでキャンセルする方法とマナーについて紹介していきます。 

キャンセルメールを送る際のマナー

 まず、予定をキャンセルすることがわかったらすぐメールを送るということが必要になります。 ビジネスの上では「約束を形として残す」ことが重要になります。 そのため、キャンセルする場合にはメールで連絡することで、相手に承認を取るようにしましょう。
 
 しかし、メールで送るとマナー違反なる場合もあります。それは、当日に急遽欠席しないといけない場合です。この場合は電話を利用し、口頭連絡で伝えることが大切です。 相手はもしかしたら、予定に向けて準備をしたり、移動を始めているかもしれません。早く相手に伝えるためにも電話で連絡しましょう。

キャンセルメールの文章の書き方

 メールを送る際には、件名は必須です。 件名には担当者の名前や企業名を入力するとともに、見落としがないように、「【要確認】」、または「【重要】」とタイトルの頭に付けておくようにしましょう。 
 
 次に内容ですが、内容は簡潔に記すことが必要です。まず、何の予定をキャンセルするのかをはっきり示します。キャンセルするということだけを示しても相手は、何の事かわかりません。「〇月○日の〇〇の件」というように、日時と用件をしっかりと示すようにしましょう。

 そして、なぜキャンセルすることになったのか、内容を明確に示します。ビジネスの予定を断るのですから、理由ははっきりとしたものでないと、相手も納得してくれないでしょう。



 ここでは、ビジネスの予定をキャンセルするときのマナーを紹介しました。キャンセルするときは、しっかりと誠意を持った対応をすることで相手の印象を維持するように心がけましょう。

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