1. 【会社を休む電話・メールの仕方】やむを得ない事情を電話で上司に伝える際のマナー

【会社を休む電話・メールの仕方】やむを得ない事情を電話で上司に伝える際のマナー

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 働いている中で、風邪や発熱、頭痛などの、急な体調不良や突然の身内の訃報で、やむを得ず会社を休まなければならないこともあるだろう。会社を休むときの電話やメールには、どんなマナーがあるのだろうか?

 会社を休む理由、忌引きなどで会社を休むときのマナーを押さえて、角が立たない会社を休む連絡の方法を身につけよう。

目次
+ + 会社を休むにはどんな理由が必要?
+ + 【ビジネスパーソンの基本】会社を休むときの連絡マナー
+ + 上司を納得させる休み連絡の3つのコツ
+ + 忌引きなどで休むときは? 慶弔休暇はとれる?
+ + 慶弔休暇で会社を休むときのメール例文
+ + やむを得ず会社を休む場合の「有給休暇」を取得できる権利

会社を休むにはどんな理由が必要?

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 「朝起きたら、なんだか体調が悪い。でも無理をすれば出勤できるかも」なんて状況を経験したことはないだろうか?

 あるいは、事故や身内のハプニングなどで、やむを得ず会社を休む経験がある人もいるだろう。

 どの程度の体調不良、身内のトラブルなら会社を休むことができるのか? と、会社を休む基準に悩むビジネスパーソンは、以下の会社を休むべき4つの理由をチェックしてみてほしい。

会社を休むべき4つの理由

  • インフルエンザ等の感染症
  • 持病の悪化
  • 予期せぬ事故
  • 身内のハプニング(子供の事故や急病など)

会社を休むべき理由①:インフルエンザ等の感染症

 インフルエンザやノロウィルスなどの感染症にかかった場合は、遠慮せずに会社に休む連絡を入れよう。

 無理をして出勤すると、会社に感染症が蔓延する可能性がある。結果的に、自分が会社を休むこと以上に迷惑がかかってしまうのだ。

感染症にかかった場合は、病気の症状と復帰の時期を明確にして、会社を休む旨の連絡を入れること。

 また、病院に行ったら診断書をもらおう。会社の就業規則によっては、診断書を提出すれば会社を休む期間を、有給休暇として認めてもらえる場合があるからだ。

会社を休むべき理由②:持病の悪化

 持病が悪化したまま、休むことなく仕事をしても業務効率は下がる一方。また病気の程度にもよるが、職場に救急車を呼ぶ事態にまで発展してしまうかもしれない。

 持病が悪化した場合も、迷わず会社を休む連絡を入れよう。

 持病がある場合、上司に事前に相談しておくと、急に療養が必要になったときに会社からの理解が得られやすい

 会社側は健康診断等で社員の体調を理解しているはずだが、万が一に備えて直属の上司には持病の申告をしておこう。

会社を休むべき理由③:予期せぬ事故で大怪我をした場合

 病気の他にも、交通事故などに巻き込まれて大怪我をしてしまうと、会社を休まなければならない。

 出勤できないほどの大怪我を負ったら、医師に何日間休む必要があるかを尋ね、その診断結果を直属の上司に報告しよう

 怪我の程度によっては休むどころではなく、休職しなければならなくなることもあるだろう。休職に関する規則は、会社の就業規則によって異なるのであらかじめ確認しておくといい。

会社を休むべき理由④:身内のハプニング

 子どもの怪我など、緊急を要する身内のハプニングに関しても、会社を休むことができる。日数は会社によって異なるので、会社の就業規則を確認しよう。

 また、1歳未満の乳児を抱える労働者は、育児休暇の取得が法律で認められている。会社の規定に基づいて手続きを進め、最低でも1ヶ月前までには育児休暇申請書などを提出しよう。

【ビジネスパーソンの基本】会社を休むときの連絡マナー

 上記の会社を休む理由に該当する場合、上司にどのように連絡をいれればいいのだろうか?

 ビジネスパーソンの基本ともいえる、会社を休むときの連絡マナーを見てみよう。

会社を休むときの連絡マナー①:会社を休む連絡は基本的に電話を使う

 会社での連絡手段が「電話」という場合、会社を休む旨を直属の上司に「電話」で連絡するのが無難だ

 上司に電話をするとき、「今日は会社休みます」などと一方的な言い方はNG。「本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか?」など、上司に伺うような言い方をしよう。

 また、以下のような場合は、会社を休む旨を電話で連絡する必要はない。自分の状況や職場のルールに合った連絡の仕方をしよう。

電話以外で仕事を休む旨を伝えるのはどんなとき?

  • 声が出ないほど喉の痛みがひどい
  • 嘔吐が止まらない
  • 会社を休むときはチャットやメールで連絡をする文化がある

会社を休むときの連絡マナー②:始業10分前には休む連絡を入れる

 会社を休むときは、就業開始10分前に必ず直属の上司に電話かメールをいれよう

 始業開始時刻や始業開始後に、会社を休む旨の連絡をすると「遅刻かな?」「出勤してないけど、事故に遭ったのかな」などと、心配をかけてしまう。

 会社のためにも、自分のためにも、休む場合は速やかに連絡をしよう。

会社を休むときの連絡マナー③:休む連絡は必ず上司にいれる

 会社から支給されている携帯電話があれば、会社を休むことがわかり次第すぐに上司の携帯電話に連絡をいれておきたい

 休みの連絡を上司にしたくても、直属の上司が外出していたり、その場にいなかったりして、休むことを直接連絡できないこともある。

 その場合は、先輩や上司に近い人に伝えて、電話とは別にメールで会社を休む旨の連絡を上司に入れよう。

上司を納得させる休み連絡の3つのコツ

【会社を休む電話・メールの仕方】やむを得ない事情を電話で上司に伝える際のマナー 3番目の画像

 仕事を休む明確な理由があっても、会社を休むことに対して渋い顔をする上司も少なからずいる。

 しかし、そんな厳しい上司でも電話の話し方一つで、会社を休むことに対する印象が大きく変わることもあるのだ。

 先ほどのマナーを押さえつつ、会社を休むことを快く思わない上司を納得させるための話し方の例やテクニックを見てみよう。

上司を納得させる「休みの連絡」①:仕事を休むにはとにかく“丁寧”に伝える

 上司が電話口に出たら、「お忙しい中、大変申し訳ないのですが……」と、会社の状況などに配慮した言葉から始める

 その後、「昨晩から体調が優れず、出社できずにいます。申し訳ありません」と会社を休む理由と謝罪の意を伝えよう。

 出勤して行うはずだった業務内容を伝え、自分の仕事を誰かに引き継いでもらう必要があればその旨も伝えると丁寧だ。

上司を納得させる「休みの連絡」②:仕事の進捗状況を説明することが上司の安心につながる

 会社を休むという連絡に難色を示す上司は、期日までに仕事が終わるかどうかを心配していることが多い。そんな上司を安心させるには、業務内容の進捗状況を説明することが有効だ。

 「現在抱えている案件の進捗状況は◯%で、期日までには十分完成する予定です」と言い添えよう。上司から「休むときも仕事の管理ができている」と信頼を得ることができるだろう。

上司を納得させる「休みの連絡」③:会社を休んだ後は助けてくれた人に感謝をしよう!

 会社を連日休んでいる間は、同僚や上司が自分がやるはずの仕事をカバーしてくれている。

 会社に復帰できたときは、助けてくれた人たちに感謝の気持ちを伝えよう。そのときに、菓子折りなどを持っていくと感謝の気持ちが伝わりやすいだろう。

電話で休む連絡をするときの具体的なトーク例

お忙しい中、大変申し訳ありません。昨晩から体調が優れず、出社できずにいます。

申し訳ございませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか?

そうか。病院には行ったのか?

熱が38℃ほどあるので、今から病院で診てもらおうかと思っています。

現在抱えている案件についてですが、進捗状況は◯%で、期日までには十分完成する予定です。

明日の出社については、診察の結果などを見てからご連絡いたします。よろしくお願いいたします。

了解した。今日はゆっくり休んで、体を労ってくれ。


忌引きなどで休むときは? 慶弔休暇はとれる?

 結婚式や出産などの祝い事や、葬式や法事などの忌み事に対して、「慶弔休暇制度」を設けている会社が多い。

忌引きなどで会社を休む際は注意! 慶弔休暇は「福利厚生の1つ」

 注意したいのは慶弔休暇は法律が定めた休暇ではなく、会社が福利厚生の一環として定めている休暇ということだ。

 さらに、会社ごとに慶弔休暇が適用される条件や期間は異なる。また慶弔休暇期間が有給か無給か、というのも会社によって異なるのだ。

 忌引きなどで会社を休む場合は、就業規則を確認するといいだろう。

会社で慶弔休暇を取得できる場合と日数の目安

 忌引きや結婚などで仕事を休む場合、気になるのは休暇の日数だ。

 慶弔休暇は会社により条件や日数が異なるので、目黒区の公務員の「職員の勤務時間、休日、休暇等に関する条例施行規則」を参考にしたい。

慶弔休暇が適用される場合とその日数

  • 自分の結婚:7日
  • 親族の葬式:1~10日
  • 自分の両親の追悼行事:1日

 目黒区は慶弔休暇の他にも「育児参加休暇」「出産支援休暇」などを設けて、出産を機会に仕事を休むことができる。

 休暇名は異なるが、一般企業にも出産に関する休暇が就業規則で定められていることが多い。自分の会社の休暇に関する情報は、必ず前もって調べておこう。

 ちなみに、女性が出産する場合は、出産予定日前の6週間、出産後の8週間が「出産休暇」として法律で規定されている。

 知識の1つとして頭に入れておくと、将来役立つかもしれない。

会社の忌引き期間は故人との続柄(親等)によって異なる

 忌引きとは、近親者が亡くなったことに際し、勤めや学校を休んで喪に服することをいう。

 目黒区の忌引き期間は以下の通り。

目黒区の公務員の忌引き期間抜粋

  • 配偶者と自分の子供、自分の両親など、血族の1親等者:10日
  • 自分の祖父母、孫、兄弟姉妹などの、血族の2親等者:5日
  • 配偶者の両親など、姻族の1親等者:5日
  • 配偶者の祖父母、兄弟姉妹など、姻族の2親等者:2日

 一般企業も親等、血族、姻族によって忌引き期間を変えて定めていることが多い。忌引期間についても、前もって確認しておこう。

慶弔休暇で会社を休むときのメール例文

 結婚や出産などの、あらかじめ日程が把握できるお祝い事に関しては、なるべく早く上司に休暇申請をしよう

 予測することが不可能な身内の突然の訃報、忌引で会社を休まなければならない場合は、深夜・早朝を除き、可能な限り早く上司または会社に電話を入れよう。

 電話を入れたあとは、上司や自身の所属する部署に会社を休む理由と、期間をメールにて報告。大きな仕事に取り組んでいる最中や、大事な業務の途中だった場合は、メールで引き継ぎの依頼をしておこう

 以下に慶弔休暇を取得したときに送るメールの例文を載せていく。

結婚休暇で会社を休むときのメール例文

【上司へ送るメール例文】結婚休暇で会社を休む場合

  • 【件名】◇月◇日〜◇月◇日 結婚休暇のご連絡
    ______________________
    ○○部長

    お疲れ様です。山田です。
    私事ですが◇月末に結婚する運びとなりました。
    新婚旅行のため、誠に勝手ながら◇月◇日〜◇日まで会社を休ませていただきます。
    その間の業務は〇〇さんに引継ぎしてありますので、宜しくお願いいたします。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

【取引先へ送るメール例文】結婚休暇で会社を休む場合

  • 【件名】◇月◇日〜◇月◇日 結婚休暇のご連絡
    ______________________
    ○○株式会社 ○○様

    平素よりお世話になっております。
    株式会社U-NOTEの山田太郎でございます。

    私事で恐縮ですが、◇月◇日〜◇月◇日まで結婚休暇をいただきます。
    休暇中何かございましたら、営業部○○までお問合せください。

    休暇日:◇月◇日〜◇月◇日
    休暇中の連絡先:
    営業部○○
    メールアドレス:def@unote.xxx
    電話番号Tel:03-XXXX-XXXX

    ◇日までは、通常通り出勤いたします。
    急ぎのご用件がございましたら、当日までにご連絡いただけますと幸いです。

    不在中、ご不便、ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
    --------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

忌引き休暇で会社を休むときのメール例文

【上司へ送るメール例文】忌引き休暇で会社を休む場合

  • 【件名】◇月◇日〜◇月◇日 忌引のご連絡
    ______________________
    ○○部長

    お疲れ様です。山田です。
    この度、忌引休暇を取得したく、ここにお届けいたします。
    内容は下記のとおりです。

    期間:平成◇年◇月◇日~平成◇年◇月◇日(計◇日間)
    理由:祖父の葬儀の準備・後片付けのため 
    添付書類:忌引休暇中の引き継ぎに関する書類1通
    備考:忌引休暇中は、090-XXXX-XXXXへご連絡いただけますと幸いです。

    以上、よろしくお願いいたします。

    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

【取引先へ送るメール例文】忌引き休暇で会社を休む場合

  • 【件名】アポイント延期のお願い
    _________________________
    株式会社○○
    ○○部○○課  ○○様

    大変お世話になっております。
    株式会社U-NOTEの山田でございます。

    ◇月◇日に□□ついての打ち合わせのお時間を頂戴しておりましたが、身内に不幸があったため、延期をお願いしたくご連絡いたしました。

    私事で大変申し訳ございません。

    今後の状況によりましては、打ち合わせに他の担当者をお伺いさせるなど、
    貴社にご迷惑をおかけしないように上司とも相談中です。

    念のため、私が不在の間の連絡先は、弊社○○(TEL:090-XXXX-XXXX)宛にお願いします。

    ◇日のお約束を果たせませんこと、お詫び申し上げます。
    何卒よろしくお願い申し上げます。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

仕事復帰後はすぐにメールで休暇中のお礼を伝える

 長期間の出産休暇や忌引き休暇明けに仕事復帰をする際は、関係各所に休暇中のお礼の連絡をするのがマナーだ

 休暇中に自分の仕事をフォローしてくれたことへの感謝、突然の休暇をとってしまったことへの謝罪など、適切な言葉で伝えよう。

 メールだけでなく、出社した際は直接お礼の挨拶をするとより心象がよくなるはずだ。

【社内に送るお礼メール例文】産休・育休で会社を休んだ場合

  • 【職場復帰について】長い間お休みをいただき、ありがとうございました
    _________________________________
    ○○部の皆様へ

    大変ご無沙汰しております。
    皆様お変わりございませんでしょうか。
    山田花子です。

    産休・育休期間中におきましては、
    仕事の引継ぎ等で多大なるご支援をいただき、
    ありがとうございました。

    おかげさまで、◇月◇日に生まれた長男も
    すくすくと育ち、
    家族共々、幸せな毎日を送っております。

    この1年半、こうして子育てに専念できましたのも
    皆様のおかげと、大変感謝しております。

    ◇月◇日より、職場復帰が決まりました。
    長い間お休みをいただいた分、
    精一杯がんばりますので、
    これからもどうぞよろしくお願いいたします。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田花子

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    --------------------------------------------

【社外に送るお礼メール例文】産休・育休で会社を休んだ場合

  • 復職のご挨拶
    _________________________________
    株式会社○○
    ○○部○○課 ○○様

    いつもお世話になっております。
    株式会社U-NOTE○○部の山田花子です。

    長らく育児休業をいただいておりましたが、
    本日、職場に復帰いたしました。

    子育てをしながらの勤務となりますが、
    これまで以上に、お役に立てるよう
    精一杯取り組んで参りますので、
    どうぞよろしくお願いいたします。

    改めて近日中にご挨拶に伺う予定です。
    その節は、よろしくお願いいたします。

    まずは、簡単ではございますが、
    職場復帰のご挨拶を申し上げます。
    以前にも益して精一杯相勤めさせていただきますので、
    倍旧のご愛顧をよろしくお願いいたします。

    なお、携帯番号・メールアドレスは
    下記の通り、以前と同じです。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田花子

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    --------------------------------------------

【上司に送るお礼メール例文】忌引きで会社を休んだ場合

  • ◇月◇日〜◇月◇日 忌引休暇をいただいたお礼
    _________________________________
    ◯◯さん

    お疲れ様です。
    株式会社U-NOTEの山田です。

    この度は父の葬儀にあたり、ご香典を賜りまして、誠にありがとうございました。
    通夜から葬儀まで無事に終了することができました。感謝申し上げます。

    お忙しいところ休暇をいただきまして、ご迷惑をおかけいたしました。
    本日から業務に復帰させていただきます。

    今後とも宜しくお願いいたします。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

【取引先に送るお礼メール例文】忌引きで会社を休んだ場合

  • 【件名】アポイント延期のお詫び
    _________________________
    株式会社○○
    ○○部○○課 ○○様

    大変お世話になっております。
    株式会社U-NOTEの山田でございます。

    ◇月◇日には、□□(案件名)についての打ち合わせを忌引のため延期してしまい、申し訳ございませんでした。

    またお忙しいところ、迅速な対応をしてくださり誠にありがとうございました。
    本日より、業務に戻りましたことを報告させていただきます。

    今後ともよろしくお願いいたします。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

 忌引きで会社を休むことができる期間は、会社によってさまざまである。例えば、明確な日数の規定がある会社や、葬儀に関する書類提出の義務がある会社も存在する。

 自身の会社ルールを確認した上で、業務状況に合わせた連絡を心がけよう。 

 忌引きは葬儀の準備などで慌ただしくなることが予想されるが、落ち着いた対処をして、スムーズに職場復帰してほしい。

やむを得ず会社を休む場合の「有給休暇」を取得できる権利

 「会社を休む」ということに特筆してきたが、忘れてはいけないのが“給料”の存在。

 労働者は賃金を「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づき支給されるというのはご存知だろうか?

会社を休むときに忘れてはいけない「ノーワーク・ノーペイの原則」

労働者の労務提供が無い場合には、使用者は賃金を支払う義務は無く、労働者は賃金の請求権はないといった原則

出典:ノーワーク・ノーペイの原則とは - コトバンク

 上記のノーワーク・ノーペイの原則に従って考えると、会社を休めば欠勤扱いとなり、その日の賃金は支給されない

 とはいえ、風邪、ひどい頭痛が原因の体調不良や身内の訃報など、やむを得ない理由で会社を休むこともある。

 やむを得ず会社を休むときには、年次有給休暇の取得を申請しよう。賃金や人事評価に悪影響を与えるのを防ぐことができるかもしれない。

やむを得ない理由で会社を休む場合は、後から有給休暇扱いにできる

 病気や事故で会社を休む場合、ノーワーク・ノーペイで給料が支払われないと困る……といったことで悩んでいるビジネスパーソンに朗報だ。

 先ほどもいったように、その休みを年次有給休暇扱いにできることもあるのだ。

 有給休暇は、労働者が会社に申請してから取得するものだが、休んだ理由によっては、後から有給休暇扱いに変更可能な会社もある。会社を休むことになったら上司に相談しよう。

使用者は、前3項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。

出典:厚生労働省:労働政策審議会労働条件分科会 第64回資料

 また、有給休暇を自由なタイミングで取ることは、労働基準法39条第4項にて定められている。

 やむを得ない理由で会社を休む場合は、有給休暇を取得できるかどうか確認してみるのが得策だ。


 自由に有給休暇を取ることは労働者の権利だ。しかし会社を休むと、自分の抱えている仕事に穴を開けたり、遅れを生じさせたりなど、各所に迷惑をかけてしまうこともある。

 事前連絡もなしに会社を休むことはいいことではないが、休む権利を控えて体調を崩してしまっては本末転倒だ。

 自分の体とライフイベントを大切にしつつ、いかに仕事をするかがポイントだ。会社を休む必要がある場合は、本記事で紹介したマナーに従って連絡してほしい。

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