1. 印象良く会社を休む連絡の入れ方|やむを得ない事情を電話で上司に正直に伝えよう

印象良く会社を休む連絡の入れ方|やむを得ない事情を電話で上司に正直に伝えよう

目次
+ + 会社を休むなら相応の理由が必要
+ 会社を休む連絡は基本的に電話で!
+ + 上司を攻略せよ! 会社を休むときの交渉術
+ + 会社が定める休暇制度を利用しよう
+ + 慶弔休暇を取得するときのホウ・レン・ソウ
+ 覚えておきたい「ノーワーク・ノーペイの原則」
+ やむを得ず会社を休む場合は有給休暇にできることもある
 風邪や発熱、頭痛などの、急な体調不良や突然の身内の訃報によって、やむを得ず会社を休まなければならない日は誰にでも訪れうる。会社を休む理由があったとしても、新入社員であれば欠勤の連絡を会社にどのようにすればよいのか悩むはず。

 ビジネスパーソンとして会社を休む場合のマナーを押さえて、角が立たない連絡の方法を身につけよう。

会社を休むなら相応の理由が必要

 誰しも「朝起きたら、なんだか体調が悪い。でも無理をすれば出勤できるかも」なんて状況を経験したことがあるのではないか。また事故にあったり、身内のハプニングなどで欠勤しなければならないときもあるだろう。
 
 どの程度の体調不良や、身内のトラブルなら会社を休むことができるのか、明確な決まりがない。会社を休む基準の判断に悩んでいるビジネスパーソンは、以下の基準を参考にしてほしい。

会社を休むべき理由

  • インフルエンザ等の感染症
  • 持病の悪化
  • 予期せぬ事故
  • 身内のハプニング(配偶者出産、子供の事故や急病など)

会社を休むべき理由①:インフルエンザ等の感染症

 インフルエンザやノロウィルスなどの感染症にかかった場合は、遠慮せずに会社に休む連絡を入れよう。無理をして出勤すると、会社内で感染症が蔓延する可能性がある。病気を押して出勤すると、自分が欠勤すること以上に迷惑がかかる。
 
 感染症にかかった場合は、病気の症状と復帰の時期を明確にして、会社を休む旨の連絡を入れること。また、病院に行ったら必ず診断書をもらおう。会社の就業規則によっては、診断書を提出すれば、欠勤期間を有給休暇として認めてもらえる場合が多いからだ。

会社を休むべき理由②:持病の悪化

 持病が悪化したまま仕事をしようとすると、業務効率は下がるだろう。また病気にもよるが職場に救急車を呼ぶ事態にまで発展してしまうかもしれない。持病が悪化した場合も会社を休む連絡を入れよう。

 何らかの持病がある場合は、上司に事前に相談しておくこと。急に療養が必要になった場合に会社からの理解が得られやすい。会社は健康診断等で社員の体調を理解しているはずだが、万が一に備えて直属の上司には持病の申告をしておいた方がよいだろう。

会社を休むべき理由③:予期せぬ事故で大怪我をした場合

 病気の他にも、交通事故などに巻き込まれて大怪我をしてしまうと、会社を休まなければならないだろう。出勤できないほどの怪我を負ったら、医師に何日間休む必要があるかを尋ね、その診断結果を直属の上司に報告しよう。

 怪我の程度によっては会社を休職しなければならなくなるだろう。休職に関する規則は、会社の就業規則によって異なる。あらかじめ確認しておこう。

会社を休むべき理由④:身内のハプニング

 出産や子供の怪我など、緊急を要する身内のハプニングに関しても、会社を休むことができる。日数は会社によって異なるので、会社の就業規則を確認しよう。

 また、1歳未満の乳児を抱える労働者は、育児休暇の取得が法律で認められている。会社の規定に基づいて手続きを進め、最低でも1ヶ月前までには育児休暇申請書などを提出しよう。

会社を休む連絡は基本的に電話で!

 会社を休むときには、就業開始前に必ず直属の上司に電話をいれよう。上司の出勤時間をある程度把握している場合は、上司の出勤に合わせて連絡するのがよい。会社支給の携帯電話があれば、会社を休まなければならないことが分かったらすぐに携帯電話に連絡を入れたいところだ。

 連絡をする相手は、必ず直属の上司に。人づての連絡だと、休みの連絡が伝わらない可能性がある。直属の上司が外出していたり、その場にいなかったりする場合のみ、先輩や上司に近い人に伝えるようにしよう。その場合、電話とは別にメールで会社を休む旨の連絡を上司に入れることもお忘れなく。

 また、最近では職場によって、会社を休む旨の連絡をメールで受け付けている場合もある。職場のルールによって連絡手段を使い分ける必要はあるが、電話での連絡が基本となるので、職場のルールを把握しきれていない若手ビジネスマンは、電話で連絡をするのが無難である。

上司を攻略せよ! 会社を休むときの交渉術

 前述のように、仕事を休むには明確な理由が必要だ。だが、仕方のない理由があったとしても会社を休むことに対して渋い顔をする上司も少なからずいる。しかし、そんな上司でも電話の話し方一つで会社を休むことに対する印象が大きく変わることもある。

 ここでは、会社を休むことを快く思わない上司を納得させるための話し方の例やテクニックを紹介していく。

休みをもらうには下手に出るのが吉

 上司が電話口に出たら、「皆さんお忙しい中、大変申し訳ないのですが……」と、会社の状況などに配慮した言葉から始める。その後、「昨晩から体調が優れず、出社できずにいます。申し訳ありません」と会社を休む理由と謝罪の意を伝えよう。

 出勤して行うはずだった業務内容を伝え、自分の仕事を誰かに引き継いでもらう必要があればその旨も伝えよう。そして最後に、「本日、会社をお休みしてもよろしいでしょうか?」と相手から承諾を得るようにする。

仕事の進捗状況を説明することが上司の安心につながる

 会社を休むという連絡に難色を示す上司は、期日までに仕事が終わるかどうかを心配していることが多い。そんな上司を安心させるには、業務内容の進捗状況を説明することが有効だ。

 「現在抱えている案件の進捗状況は◯%で、期日までには十分完成する予定です」と言い添えよう。上司から「自分が休む場合でも、仕事の管理をできている」と信頼を勝ち取れるだろう。

会社を休んだ後は助けてくれた人に感謝をしよう!

 会社を連日休んでいる間は、同僚や上司が自分がやるはずの仕事をカバーしてくれている。会社に復帰できたときは、助けてくれた人たちに、感謝の気持ちを伝えよう。そのときに、菓子折りなどを持って行ってもいいかもしれない。

会社が定める休暇制度を利用しよう

 結婚式や出産などの祝い事や、葬式や法事などのなど忌み事に対して、「慶弔休暇制度」を設けている会社は多い。注意したいのは、慶弔休暇は法律が定めた休暇ではなく、会社が福利厚生の一環として定めている休暇ということだ。

 さらに、会社ごとに慶弔休暇が適用される条件や期間は異なる。また慶弔休暇期間が有給か無給かも会社によって異なる。必ず前もって会社の就業規則を確認しておこう。

慶弔休暇を取得できる場合と日数の目安

 慶弔休暇は会社により条件や日数が異なるので、目黒区の公務員の「職員の勤務時間、休日、休暇等に関する条例施行規則」を参照する。

慶弔休暇が適用される場合とその日数

  • 自分の結婚:7日
  • 親族の葬式:1~10日
  • 自分の両親の追悼行事:1日
 目黒区は他にも「育児参加休暇」「出産支援休暇」などを設けて、出産という慶事に対する休暇を確保している。女性が出産する場合は出産予定日前の6週間、出産後の8週間が「出産休暇」として法律で規定されている。

 一般企業にも、休暇名は異なるが、出産に関する休暇が就業規則で定められていることが多い。必ず自分の会社の休暇に関する情報は前もって調べておこう。

忌引の期間は故人との続柄(親等)によって異なる

 目黒区の忌引期間は以下の通り。

目黒区の公務員の忌引期間抜粋

  • 配偶者と自分の子供、自分の両親など、血族の1親等者:10日
  • 自分の祖父母、孫、兄弟姉妹などの、血族の2親等者:5日
  • 配偶者の両親など、姻族の1親等者:5日
  • 配偶者の祖父母、兄弟姉妹など、姻族の2親等者:2日
 目黒区は以上のように忌引期間を定めている。一般企業も親等、血族、姻族によって忌引期間を変えて定めていることが多い。前もって確認しておこう。

慶弔休暇を取得するときのホウ・レン・ソウ

 結婚や出産などの、あらかじめ日程が把握できるお祝い事に関しては、早めに休暇願いを上司に報告しよう。身内の突然の訃報で会社を休まなければならない場合は、緊急事態なので、深夜・早朝を除き、可能な限り早く上司か会社に電話を入れよう。

 電話を入れたあとは、上司や自身の所属する部署にメールをし、会社を休む理由と、期間を報告。大きな仕事に取り組んでいる最中であったり、大事な業務の途中だった場合は、メールで引き継ぎの依頼をしておく必要がある。

 以下に慶弔休暇を取得したときに送るメールの例文を載せていく。

結婚休暇のメールテンプレート

上司へ送る結婚休暇のメール

  • 【件名】◇月◇日〜◇月◇日 結婚休暇のご連絡
    ______________________
    ○○部長

    お疲れ様です。山田です。
    私事ですが◇月末に結婚する運びとなりました。
    新婚旅行のため、誠に勝ってながら◇月◇日〜◇日まで会社を休ませて戴きます。
    その間の業務は〇〇さんに引継ぎしてありますので、宜しくお願い致します。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

取引先へ送る結婚休暇のメール

  • 【件名】◇月◇日〜◇月◇日 結婚休暇のご連絡
    ______________________
    ○○株式会社 ○○様

    平素よりお世話になっております。
    株式会社U-NOTEの山田太郎でございます。

    私事で恐縮ですが、◇月◇日〜◇月◇日まで結婚休暇を頂きます。
    休暇中何かございましたら、営業部○○までお問合せください。

    休暇日:◇月◇日〜◇月◇日
    休暇中の連絡先:
    営業部○○
    メールアドレス:def@unote.xxx
    電話番号Tel:03-XXXX-XXXX

    ◇日までは、通常通り出勤いたします。
    急ぎのご用件がございましたら、当日までにご連絡いただけますと幸いです。

    不在中、ご不便、ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
    --------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

忌引き時に送るメールテンプレート

上司に送る忌引きメール

  • 【件名】◇月◇日〜◇月◇日 忌引のご連絡
    ______________________
    ○○部長

    お疲れ様です。山田です。
    この度、忌引休暇を取得したく、ここにお届けいたします。
    内容は下記のとおりです。

    期間:平成◇年◇月◇日~平成◇年◇月◇日(計◇日間)
    理由:祖父の葬儀の準備・後片付けのため 
    添付書類:忌引休暇中の引き継ぎに関する書類1通
    備考:忌引休暇中は、090-XXXX-XXXXへご連絡いただけますと幸いです。

    以上、よろしくお願いいたします。

    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

取引先に送る忌引きメール

  • 【件名】アポイント延期のお願い
    _________________________
    株式会社○○
    ○○部○○課  ○○様

    大変お世話になっております。
    株式会社U-NOTEの山田でございます。

    ◇月◇日に□□ついての打ち合わせのお時間を頂戴しておりましたが、身内に不幸があったため、延期をお願いしたくご連絡いたしました。

    私事で大変申し訳ございません。

    今後の状況によりましては、打ち合わせに他の担当者をお伺いさせるなど、
    貴社にご迷惑をおかけしないように上司とも相談中です。

    念のため、私が不在の間の連絡先は、弊社○○(TEL:090-XXXX-XXXX)宛にお願いします。

    ◇日のお約束を果たせませんこと、お詫び申し上げます。
    何卒よろしくお願い申し上げます。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

復帰後はすぐにメールで休暇中のお礼を伝える

 長期間の出産休暇や忌引き休暇を会社からもらった後に職場復帰をする際は、関係各所に休暇中のお礼の連絡をするべきである。休暇中に自分の仕事をフォローしてくれたことへの感謝、突然の休暇をとってしまったことへの謝罪など、適切な言葉で伝えよう。メールだけでなく、出社した際は直接お礼の挨拶をするとなおよい。

産休・育休後に社内に送るお礼メール

  • 【職場復帰について】長い間お休みをいただき、ありがとうございました
    _________________________________
    ○○部の皆様へ

    大変ご無沙汰しております。
    皆様お変わりございませんでしょうか。
    山田花子です。

    産休・育休期間中におきましては、
    仕事の引継ぎ等で多大なるご支援をいただき、
    ありがとうございました。

    おかげさまで、◇月◇日に生まれた長男も
    すくすくと育ち、
    家族共々、幸せな毎日を送っております。

    この1年半、こうして子育てに専念できましたのも
    皆様のおかげと、大変感謝しております。

    ◇月◇日より、職場復帰が決まりました。
    長い間お休みをいただいた分、
    精一杯がんばりますので、
    これからもどうぞよろしくお願いいたします。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田花子

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    --------------------------------------------

産休・育休後に社外に送るお礼メール

  • 復職のご挨拶
    _________________________________
    株式会社○○
    ○○部○○課 ○○様

    いつもお世話になっております。
    株式会社U-NOTE○○部の山田花子です。

    長らく育児休業を頂いておりましたが、
    本日、職場に復帰いたしました。

    子育てをしながらの勤務となりますが、
    これまで以上に、お役に立てるよう
    精一杯取り組んで参りますので、
    どうぞよろしくお願い致します。

    改めて近日中にご挨拶に伺う予定です。
    その節は、よろしくお願い致します。

    まずは、簡単ではございますが、
    職場復帰のご挨拶を申し上げます。
    以前にも益して精一杯相勤めさせて頂きますので、
    倍旧のご愛顧をよろしくお願い致します。

    なお、携帯番号・メールアドレスは
    下記の通り、以前と同じです。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田花子

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    --------------------------------------------

忌引き復帰後に上司に送るお礼メール

  • ◇月◇日〜◇月◇日 忌引休暇をいただいたお礼
    _________________________________
    ◯◯さん

    お疲れ様です。
    株式会社U-NOTEの山田です。

    この度は父の葬儀にあたり、たくさんのご香典を賜り、誠にありがとうございました。
    通夜から葬儀まで無事に終了することができました。感謝申し上げます。

    お忙しいところ休暇をいただきまして、ご迷惑をおかけいたしました。
    本日から業務に復帰させていただきます。

    今後とも宜しくお願いいたします。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------

忌引き復帰後に取引先に送るお礼メール

  • 【件名】アポイント延期のお詫び
    _________________________
    株式会社○○
    ○○部○○課 ○○様

    大変お世話になっております。
    株式会社U-NOTEの山田でございます。

    ◇月◇日には、□□(案件名)についての打ち合わせを忌引のため延期してしまい、申し訳ありませんでした。

    またお忙しいところ、迅速な対応をしてくださり誠にありがとうございました。
    本日より、業務に戻りましたことを報告させて頂きます。

    今後ともよろしくお願い致します。
    ---------------------------------------------
    株式会社U-NOTE ○○部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx
    ---------------------------------------------
 忌引きで会社を休むことができる期間も会社によって様々である。例えば、明確な日数の規定がある会社や、葬儀に関する書類提出の義務がある会社も存在する。自身の会社のルールを確認した上で、業務の状況に合わせた連絡を心がけよう。 落ち着いた対処をし、スムーズに職場復帰していきたい。

覚えておきたい「ノーワーク・ノーペイの原則」

  労働者は労働力を会社に提供し、会社は労働の対価に労働者に賃金を支払う。賃金は「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づき支給される。

労働者の労務提供が無い場合には、使用者は賃金を支払う義務は無く、労働者は賃金の請求権はないといった原則

出典:ノーワーク・ノーペイの原則とは - コトバンク
 会社を休めば、欠勤扱いとなり、その日の賃金は支給されない。また、欠勤が増えれば会社の人事評価にも悪影響が出てくるだろう。

 サボりやずる休みなどについては、擁護の余地はない。しかし、風邪、ひどい頭痛が原因の体調不良や身内の訃報など、やむを得ない理由で会社を休むときは、賃金や人事評価に影響が出るのを防ぎたいところ。

 やむを得ず会社を休むときには、年次有給休暇の取得を申請しよう。賃金や人事評価に悪影響を与えるのを防ぐことができるかもしれない。

やむを得ず会社を休む場合は有給休暇にできることもある

 病気や事故で会社を休む場合、その休みを年次有給休暇扱いにできることもある。

 有給休暇は労働者が会社に申請してから取得するものだ。しかし会社によっては、やむを得ない理由の休みを、後から有給休暇扱いに変更する措置をとることもある。会社を休むことになったら上司に相談しよう。

 労働者が年次有給休暇を自由な時季に会社(使用者)に請求し、取得することは、労働基準法39条第4項が定める労働者の権利だ。

使用者は、前3項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。

出典:厚生労働省:労働政策審議会労働条件分科会 第64回資料
 自由に有給休暇を取ることが労働者の権利だ。しかしデキるビジネスパーソンなら、体調管理不足が原因の風邪や頭痛で休むことは避けたいところ。自分の抱えている仕事に穴を開けたり、遅れを生じさせたりするからだ。


 簡単に会社を休むことはいいことではないが、なかなか休めずに体調を崩してしまうのも辛い。自分の体とライフイベントを大切にしつつ、いかに仕事をするかがポイントだ。会社を休む必要がある場合は、今回紹介したマナーに従って連絡してほしい。

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