1. 書類を分かりやすくまとめるために、書類の一番上に付ける表紙の書き方

書類を分かりやすくまとめるために、書類の一番上に付ける表紙の書き方

 企画書や提案書など、時には書類が複数のページに渡ってしまう場合があります。そのような場合には、全てのページを纏め分かりやすく提示させるために、書類に表紙を付け加えることがおすすめです。

 表紙を付けることによって見栄えも良くなりますし、書類としての形式もしっかりとします。この項では、書類に表紙を付けるための書き方の注意点について紹介していこうと思います。

表紙の正しい使い方

 表紙を付ける場合には、用紙1枚を丸ごと表紙として使います。また、用紙のサイズはA4を用いることが一般的です。

 時にはB4を用いることもありますが、これは他の書類のサイズと合わせることが適当とされます。また、用紙の向きに関しては縦、横の決まりはありませんが、これも他の書類との兼ね合わせにより決まります。

表紙の書き方について

 表紙の書き方に関してはいくつかの注意点があります。

 例えば、宛名、宛先についてです。社内あてに出す書類に関しては、宛名は必要がありませんが、宛先は明記しておく必要があります。次に、管理番号や通し番号、整理番号や受理番号についてですが、これは必要があれば付けるという形で大丈夫です。企画書などであれば、時に番号をつけて管理されることがあるため、ナンバリングは不可欠であり、データとして管理する際にも役立つため、整理番号を付ける場合が殆どですが、 一般的に番号の付与は受理する部門の担当者が行うことが多いらしいです。その他に、部署ごとに通し番号を付与するケースも見られ、この通し番号を誰がどのように付けるかは、その会社の習慣に従うべきでしょう。

表紙の記入事項について

 表紙には必ず作成年月日と作成者、記入者の所属部署名、および氏名を記載します。これは表紙の無い書類においては上部に記載しますが、表紙のある書類に関しては、一目で管理者が見やすいようにするために表紙に書きこむことが適切です。表紙の中央にはタイトルを付け加えます。タイトルは、明快な企画テーマを記入するなど、簡明で分かりやすいものを付け加えるとよいでしょう。

 そして最後に、内容の閲覧が許される範囲を示すために情報公開の範囲やセキュリティーの度合いを表示します。例を挙げれば、社外秘、部外秘、関係者以外閲覧禁止などの項目が挙げられます。逆に広報向けの場合には、公開資料であることを明記しましょう。

 文字に関しては、テーマを一番大きく記し、太字で表示するということが必要です。その他の文字は、タイトルより少し控えめな文字の大きさで記しておくのがよいでしょう。また、用紙の向きに関しては縦、横の決まりはありませんが、これも他の書類との兼ね合わせにより決まります。臨機応変に対応していきましょう。

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