毎日大量の書類のやりとりを行う会社において、書類の作成日はとても重要な情報です。
ビジネスシーンにおける書類では、書類の一番右上の箇所に「年月日」を記すのが一般的。
今回は、書類への「年月日」の記入方法と、「年月日」を記入する意味について詳しく紹介していきます。
- 「西暦」「年号」どちらでもOK！年月日を略すのはNG
- 社外用などの正式な文書は「年月日」で記載する
- スラッシュを使った年月日の表記は海外宛の書類でもマナー違反
月日は西暦で書くべき？年号（和暦）で書くべき？
ビジネス文書を見ると、大抵の書類の冒頭には日付が記載されています。
「西暦」で書くべきか「年号」を書くべきか悩んでいるビジネススパーソンもいらっしゃるでしょう。
本記事では「西暦」と「年号」のどちらを使うべきか、年月日の省略はしてもよいのかについてご紹介していきます。
「西暦」「年号（和暦）」どちらでもOKだが統一する必要がある
西暦と年号がどちらかわからなくなる人もいらっしゃるでしょう。まずは、西暦と年号を簡単に説明します。
西暦とはイエス・キリストが生まれた年の翌年を元年とした紀年法です。西ヨーロッパのキリスト教地域から伝わってきたので「西」暦といいます。
年号（和暦）とは簡単に言うと年につける称号のことです。明治、大正、昭和、平成、令和のようなものです。日本で考えられるものなので「和」暦です。
では、ビジネス書類に西暦と年号のどちらを使うべきなのでしょうか。
基本的には西暦と年号、どちらも使用してもOKです。しかし、西暦と年号を混合して使わないようにしましょう。
西暦を使うか、年号を使うかは、はじめに統一したほうが後々書類の管理もしやすくなります。混在していると、書類の時系列がわかりにくくなってしまうので要注意。
社内文書の場合は、西暦や年号を自分の判断で使うことはやめておきましょう。社内で決まっているかどうかを確認してから、その記入方法に従うことがベターです。
年月日を略すのはNG
年号を使う場合、「平成30年」を「Ｈ30」と略して書かないように注意が必要です。社内文書である場合にはまだしも、社外文書で用いることは相手に失礼だと思われる可能性があります。
また、年号を書かないことは、絶対にやめましょう。もし、10とだけ書いていると年号平成10年なのか、西暦2010年なのかわからなくなります。「今のことなのだから、わかるでしょう」と思われる方もいらっしゃいますが、書類は長年置いておくもの。未来のことを考えて丁寧に書きましょう。
年月日を書くときに、スラッシュやピリオドを使った表記は使ってもいい？
日付の表示方法には「2018/01/01」のように、斜線で文字を区切るという表記方法を見たことのある方も多いのではないでしょうか。
スラッシュで区切る表記の他にも「2018.01.01」など、ピリオドで区切るという表記も目にすることが多いですよね。
スラッシュやピリオドを使った年月日の表記はビジネス文書に使用していいのでしょうか。詳しく説明していきます。
スラッシュやピリオドを使った年月日の表記は「社内用」
スラッシュやピリオドを使った表記方法は、社外文書で使うことはやめましょう。
前述した通り、正式な書類では、平成をH、令和をRのように、略すこともNG。社外文書などの正式な文書では、きちんと年月日を用いて「2018年1月1日」「平成30年1月1日」と記すようにしましょう。
めんどくさく感じる方もいらっしゃると思いますが、しっかりと年月日を書くことは、自分を守ることにも繋がります。もし、なにかトラブルがあった際、いつ書類が作られたかが重要になるからです。
些細なことですが、礼儀に則って、年月日を書くようにしましょう。
英語圏での年月日の書き方
日本での、年月日で日付を記載の仕方を説明してきました。
しかし、英文における年月日の表記は日本のものとは異なります。
ビジネスシーンにおいて英語圏のお客様とやり取りする場合には、どのように年月日を書けばいいのでしょうか。
英文における正しい年月日の書き方についてご紹介していきます。
アメリカとヨーロッパで異なる年月日の表記方法
外国といっても、アメリカとヨーロッパでは記載の方法が違ってくるので注意が必要です。
アメリカは、“January 1,2018”のように「月日（カンマ）年」の順で表記します。
一方でヨーロッパでは、“1 January 2018”のように「日月（カンマ無）年」と表記します。
アメリカとヨーロッパでは、日と月の位置が変わっていることに注意してください。
スラッシュを使った年月日の表記は海外宛の書類でもNG
日付をスラッシュで区切る表記は、海外宛の書類でもしないほうがよいでしょう。
海外においてもスラッシュは省略した形にあたるため、相手へのマナー違反になってしまう可能性があります。
海外宛の書類も、国内のビジネス文書同様に十分に注意を払うようにすることがおすすめです。
- アメリカ：月日（カンマ）年
- ヨーロッパ：日月（カンマ無）年
- スラッシュで区切って表記しない
日付を記載するときのマナーを把握しておこう
- 西暦と年号は統一する
- 省略形は使わない
- 日本とアメリカ、ヨーロッパの違いに注意する
意外と見落としがちなビジネス書における「年月日の書き方」について紹介してきました。
国内、海外問わずに省略した年月日の表現は、マナー違反とされます。たかが年月日ですが、書類の初めに書くもの。はじめから気合を入れて、丁寧な書類作りを心がけてください。
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