1. 作成した書類の誤りを訂正する時の書き方

作成した書類の誤りを訂正する時の書き方

 ビジネスシーンで使う書類といっても、人間が作成するものですから、時にはうっかりとした誤りをしてしまう場合もあるでしょう。 

 そのような場合にはもちろん訂正する必要がありますが、一体どのような書き方で訂正すればよいのでしょうか。ビジネス上での大切な書類における、訂正の書き方や記入の書き方についてご紹介します。

契約書類の訂正方法

 まず初めに、契約書類の訂正方法について紹介します。最近では契約書はパソコンでつくられているため、誤字が発見された場合にはパソコンに入っているデータを修正することで簡単に契約書を作りなおすことができます。しかし、契約交渉の終盤である、署名、押印後に間違えが見つかった場合には手書きで訂正して対処することが大切になります。 

 手書きでの訂正の手順は、まず始めに訂正または削除する文字、数字の部分を二重線で消すことから始まります。書類修正用の文房具の修正液や修正テープで消すということは間違ってもしてはいけません。修正前の内容で何であったか分からなくなるということが理由ですが、そもそも公式文書にそのような修正をするということは大きな間違いですので注意して下さい。

 次に、二重線で消したその上部に正しい文字や数字を書き加えます。訂正部分の近くの欄外あるいはページの上段の欄外に訂正した行、削除した字数と書き加えた字数を「○行目、○字削除、○字加筆」のようにして記載します。その後に記載した削除、加入の字数の横または下に契約当事者が署名、押印で使用した印鑑と同じもので訂正印を押印します。上記の手順の作業は、契約書の作成部数の全てに対して行います。契約書は大切な文書であるため、なるべく間違いかないかはプリント前に確認することが大切です。

お客様に送ってしまった書類に誤りがあった場合

 お客様に送った書類に誤りがあった場合、書類を再送せざるを得ない場合もあります。そのような場合、送付状にはお詫びの言葉を記さなくてはなりません。

 また、お詫びの言葉である場合には詫び状として、堅すぎる言葉を添える方もいますが、そこまで堅すぎず丁寧な言葉で伝えることで、相手にもきちんとした気持ちが伝わります。しっかりと誠意を示して、謝罪するようにすることが必要です。

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