1. 覚えておかないと困る、会社に提出する申請書の書き方

覚えておかないと困る、会社に提出する申請書の書き方

 ビジネスシーンにおいて、時には仕事での出張のために出張旅費を会社に請求する場合があります。 備品購入などをした際にも必須になってくる書類が申請書でしょう。 

 ビジネスシーンでは経費や交通費などを申請するための申請書は、特にお金に関してのものが多いので大変重要になってきます。ここではビジネスシーンで用いることの多い申請書の書き方についてご紹介します。

書類の種類と書き方のポイント

 社内文書の種類には「記憶・保存文書」「連絡・調査文書」「報告・届出文書」「指示・命令文書」など、多数の文書の種類がありますが、申請書は「報告・届出文書」にあたります。

 申請書の作成ポイントをいくつかご紹介します。まず始めにビジネス文書では、正確で明瞭かつ簡潔な文章を書くことが必要です。また、前文・主文・末文・結語などの基本構成を整えることも大切です。

 ビジネス書類は基本的に横書きで作成します。書く際には、文面1枚に対し用件を1つにすることが大切です。これは、複数の用件を混同しないようにするためです。そして「誰が、いつ、何を、どこで、どんな目的で、どのようにして、いくらで」という部分を明確に提示することが大切です。その場合には、要点をはっきりさせて事実を正確に伝えることが大切です。更に、専門用語や略語、業界用語を用いることは避けるということも大切です。誰でも理解することができる書類を作成することで、相手にも分かりやすく申請書を作ることができます。

申請書のテンプレート

 上記を踏まえて文書のようにして申請書を制作することも可能ですが、書式テンプレートを作成することにより、よりスムーズな申請書を作成することができます。そのような場合、エクセルやワードにて表を作るのがよいでしょう。

 例えば備品購入申請書の場合には、表には購入品目や数量、単価、金額、合計金額など基本的なことを盛り込みます。更に、購入目的や、購入日、備考欄や受理・承認印の覧も制作しておくとよいでしょう。

 上部には申請書のタイトル、日付、氏名や役職の覧、申請する相手の名前なども記しておくとよいとされます。テンプレートの文書として「下記の通り納品購入を申請します」などの一言を添えておくと良いことでしょう。申請書のテンプレートを初めに一度作成しておけば、次に使う際に大変役立つため、作っておくのがよいでしょう。また、用途別に作り分けておけば、更に整理もしやすく便利になると思います。

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