1. しっかり結論を出す!ミーティングで出た意見を分かり易くまとめる方法

しっかり結論を出す!ミーティングで出た意見を分かり易くまとめる方法


 社内でミーティングを行えば、様々な意見が出てくる事でしょう。しかし、ミーティングは、最終的には結論を出さなければなりません。そのため、それぞれが意見を出しっぱなしでは、何の結論もでませんし、最悪論点がずれてしまう場合もあります。ここではミーティングで出た意見をまとめる方法を説明したいと思います。

意見を一つ一つ整理していく 

 ミーティングを進めていく中で、意見をまとめる存在が必要になります。しかし、ひとつの議題に対して、賛成意見や反対意見もあったり、また同じ賛成意見でも様々な内容が出てくるでしょう。その際、意見をまとめる方法として大切なのが、意見を一つ一つ整理していくことです。

 しかし、全員の意見を頭の中で整理し、答えを導きだすというのはとても難しい事です。どうしても記憶の違いで、出てきてない意見を述べてしまうということも起こってしまいがちです。なので、ホワイトボードやノートを使いながら、意見を整理していくと良いでしょう。口頭のみでまとめようとすると、どうしても時間がかかってしまいます。スムーズに良い結論を導きだすためには、こういった方法が有効です。

内容を図式にして書いていく

 整理する際も、ごちゃごちゃと書いていては意味がありません。一目見た時に内容が分かり易く、全員が理解できるようなものが好ましいです。例えば、文章にして長々と書き連ねていくのではなく、賛成意見、反対意見とそれぞれに分け、更に賛成意見でも賛成である理由を箇条書きで簡単にまとめると良いでしょう。この時に誰の発言なのかも、意見ごとに書いていくと更に分かりやすくなります。意見が2つにはっきりと分かれている場合は良いですが、いくつもの意見が複雑に入り組んでしまっている場合も図式にすると、とても分かり易いです。
 
 例えば、議題を中央にし、そこから意見を矢印などで結びながら書いていくとう方法は効果的です。繋がる意見同士を矢印で繋いでいく様に図を作っていくと、意見同士の関係性わかりやすくなります。この時に書いていく意見の内容は、簡潔なものが良いでしょう。一度図などにまとめると、頭の中も整理する事ができますし、意見交換が白熱しすぎている場合にも冷静になる事ができるので有効的と言えるでしょう。
 

 
 ミーティングにおいて意見をまとめるという事はとても大切なことです。上手にまとめられるかによっても、結論が早く決まるかが決まってきてしまいます。

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