ミーティング内容を共有する際に知っておきたい、読みやすいノートの取り方

2014/02/07
Shingo Hirono

　仕事をしていると、会話をしながらその内容をノートやメモに書き留める場面はとても多いでしょう。ミーティングが行われる場合も同様に、どんなテーマの内容だったか、誰がどういった意見を持っているかをノートに取っておき、後で読み返せるようにしておく必要があります。

　この時、ノートの取り方が下手ですと後で読みづらいですし、結局何が結論だったのか、内容が分からないということになってしまいかねません。これでは時間の無駄になってしまいます。ここではきちんとした、内容のわかりやすい上手なノートの取り方を説明していきたいと思います。

目次

+ テーマと日付を明記する

+ 発言者を明記してイメージしやすく

+ 重要な部分を抜粋

テーマと日付を明記する

　まずノートを上手に取れる人というのは、どのような内容のミーティングが行われたのかが、一目見ただけで分かります。ミーティングが頻繁に行われている場合、その回数分だけのページが存在します。後で読み返したいと思った時に、どのページに何の内容が書かれているのか一目で分かれば、時間をかけずに振り返れるでしょう。ノートの取り方が下手な人の場合、どのページに何が書かれているのかとても分かりづらい事が多いのです。

　この時に大切なのが、分かりやすくミーティングのテーマを記載しておくという点と、ミーティングの行われた日付をきちんと明記しておく事を忘れてはいけません。テーマが複数存在していた場合も、きちんとそのテーマ順にわかりやすく明記しておきましょう。

発言者を明記してイメージしやすく

　次に読みやすいノートの取り方は、「誰が」発言をしたかという所です。ミーティングのメンバーが毎回同じだった場合でも、誰がどの発言をしたのかは日が経ってしまうと曖昧になってしまいます。特に反対意見が出た場合は、誰が反対していたのかを記録しておくことはとても大切です。また、誰が発言していたのかをきちんと明記しておく事によって、ミーティングの場をイメージしやすくなります。

重要な部分を抜粋

　下手なノートの取り方をしている人に共通しているのが、ミーティングの内容を、ただ書き連ねているパターンです。全ての言葉を明記していては、読む時にいらない情報まで読まなければいけませんし、人は発言する時に何度も同じ言葉を繰り返し使ってしまう事が多々あります。聞いた通りに全て書き留めるのではなく、重要だと思う部分のみを抜粋したり、せめて重複している内容は省いて書くようにしましょう。もちろん重要な部分は、きちんと漏らさずに書く必要がありますが、そういった際も頭の中でどの情報が重要で、後で読み返す時にどこが必要になるか分析してノートを取るようにしましょう。

　そして全てを書き終わったあと、時間があれば一度見直してみると良いでしょう。記憶にしっかり残っているうちに読み返す事で、足りない部分を補填する事ができますし、「ここはいらなかったな」という所も出てくると思うので次回に生かす事ができます。そして区切りごとに小さな見出しをつけておくとより分かりやすいノートになるでしょう。