1. 連名するときは「役職順」!連名で書類・メール作成する際の書き方

連名するときは「役職順」!連名で書類・メール作成する際の書き方

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 ビジネスシーンでは、複数人の姓名を並べて記載する「連名」で書類やメールを送る機会も多いだろう。

 企業名や個人名を連名する際、ビジネス文書でルールが決まっているように「連名」にも書き方のルールがある。

 連名の正しい書き方を知らずに恥をかかないためにも、連名で書類作成するときの書き方の基本などを紹介していきたい。

書類・メールにおける「連名」の書き方の基本

そもそも「連名」とは?

 まず「連名」とは、複数人の姓名を並べて記載することである。

 代表取締役をはじめとした役員や個人、部署としての連名。中には、会社として連名で書類を作成する場合もある。

連名で書類作成するときは「役職順」「書式のバランスを整える」

 書類を連名で作成する場合には「役職順、年功序列で記入する」「書式のバランスを整える」という2つのポイントを覚えておこう。 

 役職も年齢も同じという場合には、文責者を最後に記載すればOKだ。

 役職やそれぞれが属する企業、部署が異なる場合、文字数がバラバラのため、連名欄の書式が崩れやすくなってしまうことが考えられる。

 もしも連名欄の書式が崩れているようであれば、行頭と行末の書式を整えるように心がけてほしい。

差出人が「連名」になっている書類・メールに返信する際の“宛名マナー”

 差出人が「連名」で書かれており、複数の相手に向けて書類やメールを返信することもあるだろう。

 その際には、連名欄に書かれたそれぞれの人に敬意を込めて「各位」という言葉を用いる。

 会社や個人、複数人など、それぞれに適した宛名の書き方があるため、今一度チェックしておこう。

宛名を書くときに覚えておきたい「敬称のつけ方」

  • 敬称①「御中」:会社、団体、職場
    (例)〇〇株式会社 御中
  • 敬称②「殿」:職名
    (例)総務部長 殿
  • 敬称③「様」:個人
    (例)山田太郎 様
  • 敬称④「各位」:複数の人
    (例)営業所長 各位

 「各位」を宛名に使う場合は、「各位様」といった使い方はしないように注意してほしい。

 各位自体に敬称の意味が込められているので敬称の重複になってしまう。

ビジネスシーン以外での「連名」の書き方

 余談だが、ビジネスシーン以外でも案内状や年賀状といった手紙や慶弔でのご祝儀、お香典といった場面で連名を目にする場合が多々ある。

 こちらも同様に役職や年齢の順番に従って記載し、書式のバランスを整えることがマナーだ。

 また、夫婦の場合は名字を省略できたり、人数が多かったりする場合には「外一同(他一同)」と略することもある。

夫婦で連名する場合の書き方

  • 夫婦の連名の書き方①:夫のフルネームを中心に、左に妻の“名前”を記入する
  • 夫婦の連名の書き方②:夫婦それぞれの名前の中央上部に姓を記入する

【香典の上包み】連名の書き方

  • 2〜3名:中央に目上の人の名前を書く。左に続けて次席の人の名前を記入する。上下関係がない場合は、左右均等になるように名前を記入する
  • 4名以上:下段の真ん中に代表者の名前を書く。代表者の左横下に「外一同(他一同)」を明記。会社や部署名を書く場合は、名前の右横に小さめの字で書く

【香典の中包み】4名以上の連名の書き方

  • 表面中央には「金○萬圓也」と記入する。金額は漢数字で記入
  • 裏面には代表者の名前を書くor「会社名+部署名」有志と書き、左横の下段に「外一同(他一同)」と記入

ビジネスシーンで用いる書類では「連名の省略」はNG!

 ただし、ビジネスシーンで用いる書類に関しては、連名を省略するのはNGだ。

 ビジネス文書で連名する際には、間違っても省略しないように気をつけてほしい。


 書類などで連名にする際の書き方の基本から敬称の書き方の基本、ビジネス外で連名を用いる際のマナーまで紹介してきた。

 ややこしいマナーで不要なもののように思えるかもしれないが、トラブルなく書類のやりとりをスムーズに進めるためには重要なことだ。

 今回紹介した連名マナーを知らなかったという人は本記事を機に、連名の書き方の基本だけでも覚えてもらえたならば幸いである。

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