1. 書類を連名で作成するときに覚えておきたい書き方のポイント

書類を連名で作成するときに覚えておきたい書き方のポイント

 ビジネス文書では、連名を目にする機会も多いのではないでしょうか。 時に企業名や個人名であったり、普段何気なく見ている連名も、封書や手紙のマナー同様に書き方のポイントがあります。

 知らずに間違った連名の記入をした結果、恥をかいてしまうことはおろか、相手に対してマナー違反を犯している場合もあります。書類を連名で作成するときに覚えておきたい書き方のポイントの基本から様々な使い道に見合った、書き方のアドバイスまでご紹介します。

書類における連名の書き方の基本

 まず「連名」とは、複数人の姓名を並べて記載することです。時に代表取締役を始めとした役員といった個人、時に部署としての連名。中には、会社として連名で書類を作成する場合もあります。

 書類を連名で作成する場合には「目上や役職の順番に記入する」「書式のバランスを整える」という2つのポイントを覚えておきましょう。 

複数の相手に向けて、それぞれ敬称を込めた「皆さま」という意味で
「各位」という言葉を用いる場合もあります。 相手方の人数が多い際でも、1枚の書類を作成する時に覚えておくとよいでしょう。ただし、各位自体に敬称の意味が込められているので「各位様」といった敬称の重複はしないように注意しましょう。

 ちなみに普段の生活でも、案内状や年賀状といった手紙や、慶弔でのご祝儀やお香典といった場面で連名を目にする場合も多いですね。こちらも同様に、目上や役職の順番に従って記載していき書式のバランスを求められます。また、夫婦の場合は名字を省略できたり、人数が多い場合には「他○名」と略することもあります。しかし、ビジネスシーンで用いる書類に関しては省略することはしません。

宛先や文頭など相手方に使うときの書き方

 宛先や文頭といった相手方に連名を使う場合。 原則、郵便物の宛先などでは連名を用いないのが最もよいマナーとされています。ですが、書類送付で複数人に向けて送付を必要とする事も多いです。その際には、相手方に対して連名を用いて記載しましょう。書類を連名で作成する際のポイントに加えて「様」など敬称を略さないのが重要です。

 複数の相手に向けて、それぞれ敬称を込めた「皆さま」という意味で 「各位」という言葉を用いる場合もあります。相手方の人数が多い際でも、1枚の書類を作成する時に覚えておくとよいでしょう。ただし、各位自体に敬称の意味が込められているので「各位様」といった敬称の重複はしないように注意しましょう。

差出人や文末など自分を含めて使うときの書き方

差出人や文末など自分に対して連名を用いる場合は、書き方のポイントを押さえて右詰めで記入していきます。

 ビジネス文書では、順番や敬称などマナーを取り入れた作成が大切です。 更に、余白や全体の構図なども考慮することで、より一層引きしまった印象を与えることができます。バラバラと並んだ連名ではだらしない印象を与えてしまったり、目が泳いでしまう事もありますので、ビジネスシーンでの書類の書き方は、正しく丁寧に美しくが基本となります。連名を用いる場合も、書き方のポイントと基本を活用していきましょう。

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