1. 会社の案内状を書くときに覚えておきたい書類の書き方と例文

会社の案内状を書くときに覚えておきたい書類の書き方と例文

 ビジネスシーンで触れる機会が多い会社の案内状。普段の生活で目にするような、同窓会や結婚式の案内状とは大きく違います。 会社での案内状は、業務や営業に関する通知や紹介、出欠を確認する催し物など、様々なバリエーションがあります。

 また当然ながらビジネスレターの1つとなるので、 マナーや書き方のポイントを押さえた、的確でわかりやすいビジネス文書を作成する必要があります。今回は、案内状を書く時に役立つ覚えておきたい書類のポイントをまとめました。日にちや期限も重要になる案内状は、予めポイントを掴んでおくのが最善の準備と言えます。

案内状の書き方がなぜ大切なのか 

 書類の中でも「案内状」の書き方は特に重要と言えます。その理由は、以下の2つが重要になってくるためです。

・会社としての案内状は、会社の姿勢やイメージに直結する
・案内を受けた相手側に対して、対応による手間を左右する

 まず初めに、会社の案内状と言うのに、砕けた言葉使いや誤字脱字があったり意味が伝わらない案内状を書いてしまっては、相手に理解されないばかりか会社自体に誠実さに欠けただらしのない印象を抱かれてしまいます。 また、案内状の不備や記載事項の間違いなどあった場合、受け取った相手が自分で調べたり、どうすればいいのかわからず手間を取らせる事もあります。
 
 1つの書類が、相手の無駄な作業を増やしてしまうようでは、せっかくの案内状も意味がありません。今後の、業務や営業を円滑に行うため、大きく印象を変える可能性がある「案内状」はその書き方が大切になってきます。 

案内状の書類を作成する時に覚えておきたい書き方

 そして、具体的に案内状の書類を作成する時に覚えておきたい書き方。ポイントとしては以下の項目を押さえておきましょう。

・ビジネス文書の書式を用いる
・前文には、季節に見合った挨拶文を取り入れる
・主文には、案内の目的を簡潔かつ丁寧に紹介する
・文末には、問い合わせ先や対応依頼の詳細を記載する
 
 受け取った相手に対して、何を伝えるのか?、対応が必要な場合にはどうすれば良いのかといった内容を明確に伝えるのが大切です。 また、催し物やイベントなど出欠の確認が必要な場合には、返信用のはがきを用意するのもベターです。出欠の有無が必要ない場合は、問い合わせたいと思った時のために、担当者や連絡先など記入しておくと相手側には助かることとなります。

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