1. 取引先に書類を送るときに注意すべき、封筒のサイズや宛名書きのポイント

取引先に書類を送るときに注意すべき、封筒のサイズや宛名書きのポイント

 ビジネスツールで欠かせないのが、書類を送付する郵送でのやり取りです。電子メールを用いたコミュニケーションも定着していますが、 書類送付を考えると、封筒を使ったやり取りが最も一般的な方法です。

 最近では、すっかりメールを使ったやり取りに慣れてしまい、封筒などにはあまり触れる機会も少なくなりました。 取引先に書類を送る時、封筒のサイズや宛名の書き間違いなどといったトラブルも増えてきています。 アンバランスな封筒のサイズや、マナーのない宛名書きなどを受け取った取引先は、会社のイメージすら変えてしまう場合もあります。「知らなかった」と後悔することのないよう、それらの注意点をまとめました。

封筒のサイズは「入れる書類の大きさ」に注意する

 書類を入れる封筒にも、サイズがあります。折り曲げれば、どんな封筒のサイズでも問題ないと思いがち。 しかしながら、取引先に書類を送る時には、その書類の大きさに見合った封筒を用意するのがベターです。 書き方だけに目が行きがちですが、書類や封筒の大きさにも目を向けることが、ビジネスツールとしてのやり取りに大切となってきます。

書類がB5サイズの場合

 一般的には長4とも呼ばれる「長形4号」の封筒サイズがオススメです。4つ折りまたは3つ折りで書類をたたむと、綺麗にしまう事ができます。 郵送の場合は、定形郵便物の取り扱いになります。

書類がA3サイズの場合

 こちらは長3とも呼ばれる「長形3号」の封筒サイズがオススメです。3つ折りで書類をたたむと、綺麗に収まります。 こちらも郵送の場合は、定形郵便物の取り扱いになります。

書類がA3サイズで折り曲げたくない場合

 折り曲げずに書類を送りたい時には、角2とも呼ばれる「角形2号」がオススメ。配達中の事故防止にクリアファイルや厚紙を用いても、A3サイズの書類をしまうことができます。こちらは郵送の場合、定型外郵便となるので注意が必要です。 

会社の印象も変える「宛名書き」は最善の注意を

 そして次に覚えておきたいのは宛名書きです。名前を書き間違えるのは当然のことながら、宛名書きのマナーにも最善の注意が必要です。 
 
 最初に飛び込んでくる文字で、取引先に不快感を与えることはしてはいけません。 また書き漏れや書き損じにより、取引先に手間を取らせてしまったり、 希望する担当者に届かなかったということのないよう気をつけましょう。特に以下のポイントを覚えておきましょう。

・郵便番号 住所 会社名を正しく書く
・会社や部署への宛名なら「御中」個人の宛名なら「様」を用いる
・「御中」「様」を重ねて使用しない
・「役職 名前 様」と正しい順番で宛名を書き「部長様」など重ねて書かない
・本人にのみ開封してもらう時は「親展」など外脇付けを活用する
・裏書の差出人名では、自分の名前や担当部署を記入する

書類を送る時は細かいチェックを

 また、どんなに書き方や封筒のサイズをしっかり行っても、書類が届かなければ意味がありません。 重さによる切手は正しく貼られているか、到着期限に間に合うか、送る書類が正しいものかなど、取引先に送付する前には再度確認することも大切です。

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