1. 【社会人の基本】 ビジネス文書で使う各位の意味と書類への書き方

【社会人の基本】 ビジネス文書で使う各位の意味と書類への書き方

 社会人になってビジネス文書に触れる時。通達や手紙、書類と言ったものをいくつか見ていくと、 ある程度のビジネスフォーマットと言うのが掴めてきます。その中でも、特にビジネスシーンで新しく出会う言葉。最も多く挙げられるのが文頭に使われる「各位」ではないでしょうか。テンプレートをそのまま使っている場合もありますが、 今一度「各位とは何か」と問われると、言葉に詰まる人もいます。今一度「各位」について、その意味と書類への書き方を紹介します。

各位とは?その意味と使い方は?

 「各位」とは、大勢の人を対象にした場合、その一人一人を敬って使う言葉です。「皆さま」や「皆様方」という意味が込められています。 大勢の人に対して書類を送付したり、メールを送信したりする場合。 一人一人に対して敬意を示すという使い方がされています。 そのため使い方としては、案内やお知らせ、通達などで活用されます。 

 複数の個人へ宛てる書類では、文書の頭にくる「○○様」にあたる部分に「各位」が使われます。受け取った相手は、 「複数の人間に出している書類」「自分自身に関係がある内容」として受け止め、その書類に目を通すこととなります。 伝えて起きたい連絡事項や、案内など社内外問わず使うことができます。

目上の人に使っても問題ない

 また「各位」という使い方は、上から下に向けた表現と受け取る人もいます。ですが、これは大きな間違いです。「各位」という言葉自体が敬称なので、目上の人へ用いても失礼には当たりません。「役員各位」「支店長各位」といった使われ方をしています。ただ、これは大勢に対してまとめて敬った表現方法です。目上の人に対しては「各位」という言葉を用いずに、個人の名前を使うという企業もあります。より一層丁寧な対応をとっていくという考え方です。

各位を使った書類の書き方に関する注意点

 敬称である「各位」は、一般的に案内やお知らせなどで使用されます。大勢の人にまとめて、書類を用いた連絡手段です。ビジネス文書であるため書類の書き方では、覚えておきたい注意点もあります。 「様や御中など敬称を重ねない」「個人に宛てた書類に関しては使わない 」などがあります。

 まず初めに敬称の重複は、書類作成でのNG行為です。各位自体に「皆様」という意味が込められているので、「各位様」「各位御中」といった表現はいけません。 更に、見落としがちですが「殿」は本来、目下や同等の人に向けて使う敬称です。間違っても、過剰敬語と目上の人を見下すような「各位殿」などは 二重敬語を使っていることになるので注意しましょう。

 そして、個人に宛てた書類に関しては「各位」を使わない方がスマートです。あくまでも各位は、複数の個人に対して使う敬称。そのため、1人の個人に宛てる書類を書く場合は「様」を、1つの企業に向けて書類を書く場合は「御中」を用いましょう。 

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