1. 英語でのミーティングの調整を効率よく行なうための方法

英語でのミーティングの調整を効率よく行なうための方法

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 日本と海外でミーティングの調整を行う際、電話会議というケースが多い。時差を考慮して、最低限必要なメンバーを招集させるのはかなり神経を使うだろう。

 英語で送る招集メールは、基本日程調整が終わってからだ。

 本記事では、ミーティング招集メールを送るまでのプロセスについて紹介しよう。

英語でミーティングの日程調整を行うポイント

 ミーティングをする際に、日程調整を効率よく行うことで、スムーズに物事を進めることができる。

 日程調整を行う順序をしっかり把握したい。

【英語ミーティングの日程調整のコツ】まずは主要人物の予定を把握

 ミーティングをするにあたり、人数を集めるよりも決定権のある主要人物が出席することが一番大切だ。

 まずは、主要人物の空いている日時を把握し、リストアップする。

 会社によっては、役員クラスの予定を全ての社員に公開し、空いている日を把握できるシステムになっている。

 または、メールで聞いてみるのがいいだろう。

 役員クラスの人は忙しいので、こちらから予定を言うのではなく、いつ空いているのかを聞きたい。

【英語ミーティングの日程調整のコツ】近くにいる人には直接聞いて回る

 海外や別の場所にいる人に対しては、メールで空いている日程を把握する。

 一方で、近くにいる人に対しては、直接聞いて回った方が圧倒的に速い。

 出られないと分かった人には、一応招集メールを送るか、もし都合がつけば出てもらうということで話をつけておこう。

英語でミーティング招集メールを送る

 英語でのミーティング招集メールを送る際のポイントを押さえよう。

【英語のミーティング招集メールのコツ】フォーマットを使う

 参加者の予定がだいたい把握できた段階で、Meeting Invitationを送る。

 普通のメールではなく、会議招集メールという特殊なフォーマットで送ることがおすすめだ。

 あまりにも参加者が少ない、または役員クラスの人の都合が悪い際は、再度別の候補日で招集メールを送る必要がある。



 本記事では、ミーティングの日程調整を効率よく行うポイントを紹介してきた。

 主体となって人を集めることは難しい。ミスのないように、日程調整から招集メールまで、丁寧に進めていこう。

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