1. 英語でのミーティングの調整を効率よく行なうための方法

英語でのミーティングの調整を効率よく行なうための方法

 英語でミーティングの調整を行う際、決まりきって日本と海外との電話会議と言うケースがかなり多いと思います。この場合、時差等も考え、最低限必要なメンバーを招集させるのはかなり神経を使う事になります。

 海外にいる方々や、日本にいる方々のミーティングの招集をする際は勿論、英語で招集メールを送る訳ですが、招集メールを送るのは基本、日程調整がだいたい終わってからの事になります。逆に言うと、調整もせずいきなり自分で決めた日時で招集メールを送っても主要人物が不参加になって、もう一度スケジューリングのし直しになってしまいます。そこで、最終的にミーティング招集メールを送るまでのプロセスを以下にまとめたいと思います。

まずは主要人物の予定を把握

 ミーティングを開催するにあたり、人数を集めるよりも決定権のある主要人物が出席する事が一番大切なので、まずは、主要人物の空いている日時を把握しリストアップします。会社によっては、役員クラスの予定を全ての社員に公開して、いつ空いているのかを把握できるシステムになっている事があります。

そういうシステムがない場合は、"Please provide your available date and time for the meeting."などと言う形でメールで聞いてみるのが良いと思います。役員クラスの人は常に忙しいので、早く予定を入れた者が勝ちみたいな所がありますが、一応、目上の方に対しては、こちらから予定を言うのではなく、いつが空いているのかを聞いてから一度持ち帰って、その中から選ぶと言うのが常識的だと思います。

近くにいる方々には直接聞いて回る

 海外や別の場所にいる方に対してはメールで空いている日程を把握するのが良いですが、それ以外の同じフロアや建物にいる人達に対しては、直接聞いて回った方が圧倒的に速いです。出られないと分かった人に対しては、一応、招集メールを送るか、もし都合がつけば出てもらうと言う事で話をつけておけば大丈夫だと思います。

英語でMeeting Invitationを送る

 参加者の予定がだいたい把握できた段階で、Meeting Invitationを送るに当たっては、普通のメールではなく会議招集メールと言う特殊なフォーマットで送ると良いでしょう。

 Notesなどのメールソフトだとそういった機能が付いており、カレンダーとリンクさせる事が出来ます。会議招集メールにTopic,Date,Time.Meeting Room等の情報を明記しますが、Notesメールだと、そのInvitationに対して参加できるか出来ないかを返信する事が出来ます。そうする事で、参加者を把握する事が出来るのですが、あまりにも参加者が少なかったり、役員クラスの方の都合が悪くなった際は、再度別の候補日でMeeting Invitationを送る必要が出てきます。

 そうならないように事前に調整する訳ですが、そのような時間も許されない場合は、Meeting Invitationをいきなり送って、"If we can't gather the required attendees,we will reschedule the meeting."と言う風に断りをいれておけば良いかと思います。

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