1. 契約書を送付する時に気を付けなければならないマナー

契約書を送付する時に気を付けなければならないマナー

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 契約書とは相手方、取引先との契約を締結する際に必要となる書類だ。

 重要な書類だからこそ、相手のことを考慮して契約書を送付しておきたいところ。

 そこで今回は、契約書に同封する送付状の書き方や返送が必要な契約書の取り扱い、捺印する場所の明示方法、郵便で送付する際の最低限のマナーを紹介したい。

契約書を送付する際に注意しなければならないこと

本記事のまとめ

  • 契約書を送付する際は、相手方や取引先に配慮した送り方をする
  • 契約書を送る際は、送付状を必ず添える
  • 金銭の授受があるときには、一般的に金銭を受け取る側が先に捺印する
  • 契約書の返送をお願いするときは、返送用の封筒を同封と返送の旨電話で伝える
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 契約書には取引契約書や売買契約書、賃貸借契約書といったさまざまな契約書が存在する。

 契約は相手や取引先の存在があって初めて成立するものだ。一方的な送付の仕方では、不躾な印象を与えかねない。

 契約書を送付する際には以下のことを意識して、礼儀正しい企業であることを示そう。

契約書を送付するときの心構え

  • 相手方や取引先にとって親切な送付の仕方をする
  • 契約書を返送してもらう場合は相手に手間を取らせないようにする

契約書を送付するときの注意点①:契約書の概要と担当者を明記した送付状を同封する

 送付する際の心構えを理解した上で、次に契約書を送付するときの注意点について説明しよう。

 契約書を送付するときには契約書はもちろん、送付状も同封しなければならない

 契約書だけ入った封筒が届いても、受け取った人は何の書類なのかわからないこともある。どのような契約書で、担当者は誰なのかを記した送付状を同封しよう。

契約書を郵送するときの注意点②:簡易書留や配達記録郵便で送付する

 契約書を直接相手に手渡しする場合は、その場で受け渡しの確認ができる。

 しかし、郵送する場合は相手にきちんと届いているかを確認するために、原則として簡易書留や配達記録郵便で送付するのが一般的だ。

 郵送する前に電話で、簡易書留や配達記録で契約書を送る旨を連絡しておくとスマートだろう。

送付する契約書の捺印手順

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金銭を受け取る側から契約書に捺印する

 契約書は双方の署名捺印があって契約締結となる。とくに企業間での契約書は2通作成して、双方が1通ずつ持つというケースが多い。

 この場合、契約を交わす企業のどちらから印鑑を押せばよいか?ということが問題になるだろう。

 金銭の授受があるときには、一般的に金銭を受け取る側が先に捺印することになっている。

 契約獲得した取引先に対して金銭を支払う場合、契約書を送付する側は先に捺印しないようにしよう。

【金銭の授与がある場合】署名捺印の手順

 例えば、ある契約によってお金を払う側のA社と、お金を受け取る側のB社があるとして、契約書をA社が作成し契約を交わすとしよう。

 その場合、A社は署名捺印をせずに2通の契約書をB社に送り、B社は受け取った契約書に署名捺印して2通とも返送する。

 最後にA社が署名捺印して、1通をB社に送付するという手順を踏むことになる。

 上記の例のように、「2通の契約書を送付する→送付された2通の契約書に捺印し、2通とも返送する→返送された契約書のうち1通に捺印して、捺印した契約書を再度送付する」という、少々複雑な手順を踏むことになるのには理由がある。

 金銭を払う側が契約を交わす際のリスクが高いからだ。煩雑な手順かもしれないが、契約した内容を相手に遵守してもらうためにも、正しい手順で契約書の捺印を行おう。

【金銭の授与がない場合・対等な契約の場合】署名捺印の手順

 金銭の授受がない場合(NDAなど)や対等な契約の場合は、契約書を作成した側が捺印済みの契約書を送付して、1通を返送してもらうのが一般的である。

 自分が契約書を作成した側であれば、押すべき印鑑の種類と押す箇所を明記しよう。

 相手に配慮した契約書を作成し、スムーズに契約を行えるようにしてほしい。

契約書を返送してもらう場合の取り扱い

【契約書を郵送する場合】返送用の封筒を同封する

 先述したように、契約書は双方が保持するものである。したがって、2通の契約書の片方を返送してもらう必要があるのだ。

 郵送の場合は、きちんと返送用の封筒を同封することを忘れないでほしい。

【簡易書留での返送を希望する場合】契約書を送付した旨を連絡するときに依頼する

 また、簡易書留で返送してもらいたい場合は、送付した旨を電話で連絡をする際に簡易書留で返送してもらえるようにお願いしておくと、やり取りがスムーズにいくだろう。

 相手や自分にとって、最も工数のかからないやりとりを心がけてほしい。


 ビジネスシーンにおいて重要な「契約書の取り交わし」の注意点や最低限のマナーについて紹介してきた。

 契約書の取り扱い一つで、本人や会社の心象の良し悪しが出てしまうこともある。本記事を参考に、マナーを守って契約書を送付しよう。


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