1. 契約書を送付する時に気を付けなければならないマナー

契約書を送付する時に気を付けなければならないマナー

 契約書は相手方、取引先との契約を締結する際に必要とする書類ですので、相手のことも考慮しなければなりません。契約書に同封する送付状の書き方や返送が必要な場合の契約書の取り扱いについて、捺印する場所の明示の仕方など、郵便で送付する際の最低限のマナーなどを紹介します。

契約書を送付する際に注意しなければならないこと

 契約書には取引契約書や売買契約書、賃貸借契約書といった様々な契約書が存在します。相手や取引先の存在があって初めて成立することですので、一方的な送付の仕方ではトラブルが起こりかねません。相手方や取引先に分かりやすく、かつ、返送する場合には手間を取らせない最低限のマナーを示すことで、しっかりした会社だという印象を与えることができます。
 
 まず、契約書を送付する際には、契約書はもちろんですが、送付状も同封しなければなりません。契約書だけ入った封筒が届いても、受け取った人は何の書類だろうと分からないことがありますので、どのような契約書で担当者は誰なのかを明確にして送付します。
 
 契約書を直接相手に手渡しする場合はその場で受け渡しの確認ができますが、郵送する場合は相手にきちんと届いているかを確認するため、原則として簡易書留や配達記録郵便にて送付するのが一般的です。郵送する前に電話で簡易書留か配達記録でお送り致します旨の連絡を添えておくと良いでしょう。

契約書の捺印の順番

 契約書は双方の署名捺印があって契約締結となります。特に企業の契約書では2通作成の上、双方が1通ずつ持つということがよくあります。この場合、誰から印鑑を押せばよいかということが問題になりますが、一般的には、金銭の授受がある場合、金銭を受け取る側が先に捺印します。

 例えば、ある契約によってお金を払う側のA社と、お金を受け取る側のB社があるとして、契約書をA社が作成し契約を交わそうとします。その場合、A社は署名捺印をせずに2通の契約書をB社に送り、B社は受け取った契約書に署名捺印の上2通とも返送、最後にA社が署名捺印の上1通をB社に送付するという少々複雑な手順を踏むことがあります。これは金銭を払う側が契約を交わす際のリスクが高いためです。

 金銭の授受がない場合(NDAなど)、対等な契約の場合は作成した側が先に印を押し送付して、1通を返送してもらうのが一般的です。

 自分が契約書を作成した側であれば、押すべき印鑑の種類と、押す箇所を明記した上で、スムーズに契約書を取り交わせるようにすることが重要です。

契約書を返送してもらう場合の取り扱い

 契約書は双方が保持しなければなりませんので、郵送の場合は返送用の封筒を同封しなければなりません。また、返送も簡易書留で返送してもらうことが望ましいですから、送付の連絡をする際に、返送を簡易書留でしてもらえるよう、お願いしておくのが良いでしょう。
 
 些細なことでも、事前に断りを入れておくことで、良い関係を築くことに繋がりますので、最低限のマナーに気をつけながら、契約書の取り扱い一つで本人や会社の心象の良し悪しが出ることにもなります。

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