1. 【歓迎会の案内メール】社内へ向けた歓迎会の案内メールの書き方

【歓迎会の案内メール】社内へ向けた歓迎会の案内メールの書き方

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 会社の歓迎会の幹事は開催に向けてやるべきことがたくさん。もちろん「歓迎会の案内メールを社内全体に送る」というのも歓迎会の幹事の仕事だ。

 歓迎会の案内メールには、歓迎会に参加する人にとって必要な内容がすべて書かれていなければならない。

 そこで、本記事では歓迎会の案内メールの書き方についてチェックしていきたい。

社内向けに送る歓迎会の案内メールの書き方

 社内向けの歓迎会の案内メールで書き漏らしてはいけないのが「どこで」「何時から始まるのか」という情報だ。

 歓迎会を行う場所と開始時刻さえ押さえていれば、確実に歓迎会に参加することができる。

 もし、歓迎会の幹事になったら、歓迎会を行う場所と開始時刻を記さずに、再度連絡する羽目にならないように気をつけてほしい。

 場所と開始時刻を含め、歓迎会の案内メールには以下のポイントを盛り込もう。 

歓迎会の案内メールに盛り込むべき5つのポイント

  • 1:歓迎会の開催日時
  • 2:歓迎会を行う場所
  • 3:歓迎会の参加費用
  • 4:歓迎会の出欠連絡の期日
  • 5:歓迎会の幹事の連絡先

幹事さん必見!歓迎会の案内メールの具体例

 案内メールの書き方の例を以下に示したい。

【例文】歓迎会の案内メール

  • 件名:2018年度 新入社員歓迎会のご案内

    関係者各位

    お疲れ様です。企画部の田中です。
    2018年度の新入社員歓迎会のご案内です。

    今年は男子3名、女子2名の入社が決定しています。
    入社式の後は3ヶ月の研修に入り、○月☓日付けで営業部と企画部に
    配属される予定となっています。

    つきましては、部署を超えた親睦を深めるべく
    下記の通り、歓迎会を開催します。

    忙しい時期ではありますが、
    ぜひご出席くださいますようお願いいたします。

    なお、会場準備の都合上、
    出欠のお返事を○月○日(金)までにご返信ください。
    よろしくお願いします。

    □日時:○月○日 ○時開始
    □会場:居酒屋○○(現地集合)
    □会場までのアクセス:http://~~~~
    □費用:3000 円(新入社員は無料)
    □幹事:企画部 田中(内線:0000)

 先に紹介したポイントを押さえて書けば、歓迎会の内容は漏れなく伝わるはずだ。

転属した人を迎えるときの歓迎会の案内メール

 上記の例文通り、歓迎会の案内メールでは「誰が、どこに、いつから」配属、転属、入社するのかを文面で紹介してから、歓迎会のアナウンスを行う。

 先程の例文では新入社員向けの内容になっているが、転属してきた人の歓迎会を開催することもあるはずだ。

 転属してきた人の歓迎会を行う際には、以下のフレーズから案内メールを書き始めるとよい。

【転属した人を迎える歓迎会】歓迎会の案内メールの本文で使えるフレーズ

  • この度、○月×日付けで営業二課の○○課長が、製造部部長として着任されます。

    つきましては歓迎の意をこめまして、歓迎会を予定しておりますので下記をご参照下さい。

スマートに歓迎会の幹事をこなすために必要な心がけ

 歓迎会の案内メールの内容も大切だが、スマートに幹事を全うするためにはメールを送る「タイミング」も重要である。

 歓迎会の案内メールを送るときは、開催日の1ヶ月以上前に送るように心がけてほしい。

 また、歓迎会シーズンともなれば居酒屋の予約もとりづらくなる。歓迎会を行う場所も早めに押さえておこう。

 スマートに歓迎会の幹事をこなしたいという人には、以下の記事を参考にしてみることをおすすめしたい。


 歓迎会のメールの書き方を解説してきたが、要点を理解することはできただろうか。

 本記事で紹介した歓迎会の案内メール例文は、歓迎会に限らずに文章を変えれば送別会の案内メールとしても活用できる。

 歓迎会の重要な情報を漏れなく伝えるだけでなく、飲み会の幹事マナーも併せて実践してみてほしい。

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