チームの生産性を高めるために知っておきたい営業資料を共有する2つの方法

　情報の伝達漏れというのはどこの会社でも起こりうることだと思いますが、会社としては当然あってはならないことです。例えば電話の引継ぎの関係で伝達漏れを防ぐために、一般的には電話の側にメモ用紙とペンを置いておきます。そうすることで、電話を取った人も、必要な情報をメモし、そして相手に伝えます。このように情報というものは出来る限り正確に伝えなければなりません。

　もちろん電話だけでなく、営業についても同様のことが言えます。お客様に久しぶりに顔を出したら、「先週もAさんが来ていましたよ」などと言われた経験がある人も多いはずです。先週Aさんが来ていたことを知らずに訪問するのと、先週Aさんが来ていたことを知っているのとでは、対応方法も違ってきます。

　このようなことが生じないようにするためにも、営業資料の共有化というものは大切なことなのです。しかし、会社には多くの人がいるので、それらの情報を収集するのは並大抵のことではないですし、ほとんど不可能です。そこで提案したいのは、システムを構築することです。

　もちろんシステムだけ導入されても使い方に関するルールがなければまとまりがありませんので、ルールを定めます。そのルールに乗っ取って共有のフォルダを使用させるのです。そうすれば必要な資料なども簡単に引き継ぐことができます。簡単に口頭で補足するだけでいいのです。

　それが難しいのであれば、多少手間隙がかかりますが、営業に必要な項目を定めて取りまとめ役を決めます。取りまとめ役が情報を収集し管理するのです。そうすることで、これから訪問しようとしている人がダブるというようなことも防ぐことはできますが、必要な資料、新たな情報は取りまとめ役からしか聞けないというデメリットがあります。もちろん取りまとめ役がいない時のルールも定める必要があります。必ずしもパソコンで管理する必要はありませんが、いかに情報を共有するかということは、会社にとって非常に重要なことです。