1. 【幹事必見】準備から飲み会当日まで! スマートに飲み会を進行できる幹事の10ステップ

【幹事必見】準備から飲み会当日まで! スマートに飲み会を進行できる幹事の10ステップ

 会社の飲み会の幹事といえば、大人数が入る店の予約、日程調整、事前連絡など、幹事に不慣れな新社会人にとっては大変なことばかり。

 そこで、本記事では幹事を任された際に使える「スマートに飲み会を進行する方法」を解説する。

 要点を押さえ、飲み会の幹事という仕事を的確にこなそう。

目次
+ + 飲み会の幹事をうまくこなせるのは「仕事ができる人」
+ + 日程調整から飲み会当日まで! 飲み会幹事が行なう10のステップ
+ + 楽しい飲み会にするために幹事がやるべき7つのこと

飲み会の幹事をうまくこなせるのは「仕事ができる人」

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 スマートな幹事の飲み会進行10ステップについて紹介する前に、「飲み会の幹事をやるのが億劫だ」という人に向けて、飲み会の幹事を担当することで身につく能力を紹介したい。

 飲み会の幹事に求められる能力は主に3つ。「調整能力」「コミュニケーション能力」「段取り力」だ。

 これらの能力があれば、営業アポの調整や、クライアントとの話し合い、会議の準備などがスムーズにいき、格段に仕事がしやすくなる。

 飲み会幹事をこなしながら3つの能力に磨きをかけ、会社で「仕事ができる人」という評価を得よう。

飲み会の幹事が成功したときに評価される3つの能力

  • 調整能力
  • コミュニケーション能力
  • 段取り力

飲み会幹事に必要な能力①:調整能力

 飲み会幹事の最初の難関といえば「日程調整」。

 少人数の飲み会であればスムーズに決まる日程も、大人数で行う会社の飲み会ではなかなか決まらないことも。

 管理職のスケジュールを素早く押さえたり、予定が入りやすい曜日をチェックしたりと、なるべく早めに動いて、すぐに予定を立てる調整能力が飲み会幹事に求められるのだ。

飲み会幹事に必要な能力②:コミュニケーション能力

 飲み会幹事に必須なのが「コミュニケーション」。

 管理職の予定を聞いたり、出欠連絡のメールを送ったり、宴会の進行役をやったり、飲み会代を集金したり、あるいは同期たちに仕事を振ったり……幹事がコミュニケーションをとる場面を数えだしたらキリがない。

 普段なかなか関わる機会のない人とも幹事をきっかけに話すこともあるので、コミュニケーションをとることを億劫がらず、幹事になったことをきっかけにコミュニケーション能力に磨きをかけよう。

飲み会幹事に必要な能力③:段取り力

 調整能力とも似ているが、飲み会の幹事には「段取り力」も欠かせない。

 「どうすれば最短で日程を決められるか」「どんな流れにすればストレスなく飲み会を進行することができるか」など、飲み会幹事が先手を打ち、段取りをしていくことでスムーズな飲み会が実現できるのだ

 「ストレスなく進行する方法」を熟考し、幹事に必要な段取り力を身につけていこう。

日程調整から飲み会当日まで! 飲み会幹事が行なう10のステップ

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 飲み会幹事をうまくこなして「仕事のできる人」認定をされるためには、入念な下準備が欠かせない。

 ここでは、はじめて会社の飲み会で幹事を任された新入社員にもわかるように、日程調整やお店の予約などの下準備から、当日の仕切りまで、飲み会の幹事が任される仕事の10ステップを確認していく。

スマートな飲み会幹事ステップ1:日程を調整する

 飲み会幹事として日程調整をする際、まずは飲み会の主役や管理職の日程を優先して押さえよう。送別会や歓迎会の場合、飲み会の主役が来なければ飲み会の意味がなくなってしまうからだ。

 主役や上司、管理職の都合を聞いて候補日を3〜4日程に絞ったら、次は参加候補者にメールで候補日の中で都合のいい日程を聞こう。この時、必ず回答締め切り日を設けることを忘れないように

 あとは参加人数が一番多い日に飲み会を設定するだけだ。参加人数が多い飲み会であれば、1ヶ月以上前に日程調整の連絡をするように心がけよう

 最近では、「日程調整ツール」を活用して飲み会の日程を調整していく企業も少なくない。簡単に日程調整ができて便利なので、初めて幹事を任された人はぜひ参考にしてみてほしい。

飲み会幹事の「日程調整」のコツ

  • 飲み会の主役や管理職の日程を押さえることが最優先
  • 候補日は3〜4日に絞る
  • 日程調整メールには必ず回答締め切り日を設ける
  • 参加人数の多い飲み会は1ヶ月前に日程調整する
  • 便利な調整ツールを使う

スマートな飲み会幹事ステップ2:お店を選ぶ

 飲み会の幹事としてお店選ぶ際のコツは、メニューが多いところ、場所がわかりやすいところ(会社の近く)を選ぶこと。主役の好みをリサーチして、好みに合わせた店選びをするのも重要だ。

 「メニューが多いところ」というのは、個人の好き嫌いやアレルギーなどを考慮したもの。

 参加人数の多い忘年会などの飲み会では日程調整の際に、苦手な食べ物やアレルギーの有無などを一緒に聞いておこう。

 料理の種類だけではなく、カクテルやソフトドリンクの種類が多いお店を選ぶと、女性やお酒が苦手な人にもよろこばれる。

 もちろん飲み会の目的によって上下はするが、飲み会の予算は3500〜4500円程度に設定しよう。参加しやすい値段設定で参加者を増やすのが狙いだ。

 また、お店選びに迷った場合は幹事だけで全てを決めずに、上司や仲のいい先輩など周りの人に相談してみよう。

飲み会幹事の「お店選び」のコツ

  • 料理やお酒のメニューが多いお店を選ぶ
  • お店の場所はなるべく会社の近くで、わかりやすいところを選ぶ
  • 飲み放題・食べ放題付きの予算3,500〜4,500円程度のプラン
  • お店選びに困ったら1人で悩まずに相談する

スマートな飲み会幹事ステップ3:下見に行く

 お店選びを終えたら、予約する前にお店を下見しに行こう。

 ホームページや口コミだけでは、本当のお店の雰囲気を知ることはできない。

 「こんなお店だと思わなかった……」と、当日に後悔しないためにも、余裕がある場合は飲み会幹事が下見にいくといいだろう。

飲み会幹事の「下見」のチェックポイント

  • お店の場所のわかりやすさ
  • BGMの大きさ
  • 飲み放題メニューのドリンクの種類
  • ドリンク・料理の提供時間
  • コース料理の値段・内容
  • 宴会用の席の広さ
  • 店内の明るさ
  • 二次会に使えそうなお店が近くにあるか

スマートな飲み会幹事ステップ4:お店の予約をする

 下見をして希望のお店が決まったら、いよいよお店の予約。予約の際、スマートな幹事は食べ放題や飲み放題付きプランを選んで、飲み会の会費を集めやすくする。

 3月、4月、12月の歓送迎会や忘年会シーズンはかなり予約がとりづらくなるため、幹事になったら可能な限り早めの予約を心がけよう。

 繁忙期外に飲み会を行う場合や少人数の飲み会であっても、幹事は余裕をもって1週間前までに予約を済ませておきたい。

飲み会幹事の「お店予約」のコツ

  • 予約するときは食べ放題・飲み放題、コースのプランが望ましい
  • 宴会シーズンは遅くても1ヶ月前の予約を心がける
  • 少人数の飲み会も1週間前までに予約をする

スマートな飲み会幹事ステップ5:案内状を送り、出欠をとる

 お店の予約が済んだら、すぐに参加者にメールを送って最終的な出欠確認をしよう。

 飲み会の参加確認メールを送るとき、参加者全員が顔見知りであれば宛先に全員のメールアドレスを入れても問題ない

 大規模な飲み会で全員が顔見知りでない場合は、bcc欄を活用しよう

bcc欄を使った飲み会の案内状マナー

  • 宛先(To)に自分のアドレスを入力する
  • bcc欄に参加候補者のメールアドレスを入力する
  • メール本文に「このメールは、対象者の方にbccでお送りしています」という一文を追加する

 飲み会の案内メールの件名は、見落とされることのないように一目で見てわかりやすいものにしよう。

 また、当日や前日のキャンセルに“キャンセル料”がかかる場合は、そのことをメールに明記することも忘れないのがスマートな飲み会幹事のやり方だ。

【例文】日程調整後・お店予約後に送る飲み会の出欠確認メール

  • 宛先(To):山田太郎(abc@u-note.xxx)
    bcc:総務部全部員のメールアドレス
    件名:【ご返信ください】総務部新年会(1/10開催)出欠連絡のお願い

    総務部メンバー各位(※このメールは、対象者の方にbccでお送りしています)

    お疲れさまです。総務部の山田です。

    この度、毎年恒例の総務部新年会を、下記の通り開催いたします。お忙しいところお手数ですが、出欠の連絡を当メールに返信する形でお願いします。

    出欠連絡〆切:12/15(金)17:00

    <総務部新年会 概要>
    日時:1/10(水) 18:30~
    費用:4,000円
    場所:居酒屋○○ http://www.izakaya.com
    ※山田で予約してあります

    また、当日のキャンセルはキャンセル料が発生します。当日にキャンセルされた場合は会費を徴収いたしますので、ご了承ください。

    新年会幹事 山田
    (内線:×××-×××)

    ----------------------------------------------------------
    株式会社U-NOTE 総務部
    山田太郎

    株式会社U-NOTE
    東京都○区○○ ◇丁目◇番
    TEL:090-XXXX-XXXX
    E-mail:abc@u-note.xxx

スマートな飲み会幹事ステップ6:会費を集める

 飲み会当日、スムーズに幹事の仕事をこなすためにも会費は前日までに集めておくのが望ましい。

 大人数の飲み会では気づかぬうちに中座する人がいたりと、飲み会の場で幹事が集金・確認を行なうのが難しいケースも出てくる。

 飲み会が始まる前、できれば前日までに集めて、お金のトラブルを避けよう。

スマートな飲み会幹事ステップ7:下見のときに二次会に使える店をチェックする

 二次会のお店は、一次会のお店を下見する際に幹事があらかじめ目星をつけておこう

 予約までする必要はないが、当日に二次会の流れになったとき、瞬時に二次会のお店の候補を出せるのがスマートな幹事だ。

 候補のお店を2〜3用意して、電話番号やお店のホームページをすぐに見れる状態にしておくことをおすすめする。

スマートな飲み会幹事ステップ8:席順を決める

 席順をあらかじめ決めておくと、当日の流れがスムーズになる。幹事の席は、入り口に一番近い下座というのが一般的だ。

 入り口から最も遠い場所が上座になるので、主役→管理職→入社年次順で奥に詰める配置で席順を決めよう。

 上座の場所は部屋の形状や構造によって変わる。お店の部屋の形を把握し、正しい席順を考えよう。

 下記にある部屋の構造別の席次表では、①が上座だ。 歓送迎会では、①の上座に主役、②や③に管理職が座ることになる。

 忘年会などの主役がいない飲み会では、上座に管理職が座るような席順にしよう。

【幹事必見】準備から飲み会当日まで! スマートに飲み会を進行できる幹事の10ステップ 5番目の画像
【幹事必見】準備から飲み会当日まで! スマートに飲み会を進行できる幹事の10ステップ 6番目の画像

 窓から景色が見えるような部屋では、景色が一番よく見える場所が上座になるなど、席次が変則的な部屋もある

 下見で部屋の形状・構造をよく確認し、その部屋に合った席次を調べておこう。

 席次マナーの他にも、喫煙者と非喫煙者を分けるなど、全員がストレスなく楽しめる席順になるように工夫しよう

 また、親睦会など、管理職クラスの社員と新入社員が交流することを目的とした飲み会では席次マナーを気にしない無礼講になるケースもある。

 飲み会の目的に応じた席順を組むことが、スマートな幹事の大原則ということを覚えていてほしい。

スマートな飲み会幹事ステップ9:ファーストドリンクの注文

 ファーストドリンクの注文は、飲み会の挨拶をする前に済ませておくのがスマートだ。

 飲み会では始まりの挨拶→乾杯という流れが一般的。注文のタイミングを間違えれば、始まりの挨拶と乾杯の間にファーストドリンクを注文しなければならなくなり、場が白けてしまう。

 ファーストドリンクを参加者から聞く際は、メモ帳を用意して注文をスムーズに進めよう

 また、店員がドリンクを持ってきたときに誰が注文したものかわからない……ということも多々ある。

 飲み会幹事は誰が何を注文したのかをできる範囲で覚えておき、ファーストドリンクを素早く全員の手に行き届かせよう。

飲み会幹事の「ファーストドリンク注文」のコツ

  • ファーストドリンクの注文は飲み会の挨拶前に済ませておく
  • ファーストドリンクの注文を覚えておくためにメモ帳を用意しておく
  • 誰が何を頼んだかできる範囲で覚えておく

スマートな飲み会幹事ステップ10:飲み会の挨拶・仕切り

 飲み会での挨拶・仕切りも幹事の仕事。

 始まりや締めの挨拶は、上司や主役などが幹事の次に挨拶を行う場合も多い。その場合、他の人への挨拶を促すのも幹事の役目なのだ。

 飲み会の始まりで行う幹事の挨拶の仕切りは15秒程度で短く簡潔に、堅苦しくなりすぎないものを心がけること。

 上司や会社からお金が出ている場合は、挨拶のときに感謝の言葉を添えよう。

【例文】幹事の飲み会始まり・乾杯の挨拶

  • これより、総務部新年会を行います!本日、進行を仰せつかりました山田と申します。よろしくお願いいたします。なお、今回の新年会は、◯◯部長よりお志をいただいております。ありがとうございました!(拍手)

    それでは初めに、◯◯部長よりご挨拶をいただきたいと思います。◯◯部長、よろしくお願いいたします。
  • ◯◯部長ありがとうございました。それでは、乾杯にうつりたいと思いますので、みなさんグラスをお持ちください!乾杯のご発声は、◯◯課長にお願いいたします!

 上記のように、始まりの挨拶と乾杯の挨拶を上司にお願いする場合は、あらかじめ上司に挨拶をお願いしておくのが幹事のマナー

 また、締めのタイミングを見計らい「みなさん、そろそろお開きです」と声をかけるのも幹事の仕事である。

 締めの挨拶を上司などにお願いする場合は、サクッと終わらせてくれそうな人や、あまりお酒が回っていない人にお願いするのがスマートな飲み会幹事のコツだ。

 この際、締めの挨拶をいきなりふるのではなく、事前にお願いしておくことを忘れないようにしよう。

【例文】飲み会終わりに幹事が担当する「締めの挨拶」

  • 宴もたけなわですが、お開きの時間が迫ってまいりましたので以上でお開きとさせて頂きます。

    本日は新年会にご参加いただき、ありがとうございました。また、二次会は◯◯酒場で予定しておりますので、奮ってご参加ください!

 また、締めの挨拶のときに二次会の告知をしておくと、二次会への移動もスムーズになる。

楽しい飲み会にするために幹事がやるべき7つのこと

【幹事必見】準備から飲み会当日まで! スマートに飲み会を進行できる幹事の10ステップ 7番目の画像

 幹事の仕事の流れを理解しても、淡々と仕事をこなすだけではスマートな幹事には一歩及ばない。

 幹事として一番大切なことは「トラブルのない楽しい飲み会」にすることだ。

 楽しい飲み会にするために、幹事がやるべきことをバッチリ押さえて、スマートな飲み会幹事を目指そう。

飲み会幹事がやるべきこと①:エクセルなどで参加者リストを作る

 エクセルなどで参加者リストを作っておくと、幹事仕事の中でも厄介な日程調整や当日の出欠確認をスムーズにこなせる。

 参加者リストには「参加の可否」「当日の出欠確認」「会費」の欄を設けておけば、下準備から当日まで役に立つ参加者リストができる。

 備考欄を加えれば参加者のアレルギーや苦手な食べ物を記入でき、店選びやコース選びの際にも役立つのでおすすめだ。

飲み会幹事がやるべきこと②:リマインドは「最低2回」はする

 当日、「飲み会があることをすっかり忘れていた!」という人が出ないようにするために、飲み会の告知メールだけではなくリマインドメールもしっかり送ろう。

 開催日の1週間〜3日前、前日か当日。最低2回はリマインドすること

 この時にキャンセル料の規定などもリマインドしておくと、幹事の頭を悩ませる“ドタキャン被害”に遭わずに済む。

飲み会幹事がやるべきこと③:幹事の苦労を表情に出さない

 淡々と仕事をこなしても、幹事が暗い顔をしていては飲み会の雰囲気も悪くなってしまう。

 幹事の笑顔が場をつくると思って、明るい気持ちで幹事を行おう。

 無理に場を盛り上げなくても、周りの人が嫌な気持ちにならないよう、笑顔でハキハキ幹事を行う。それが幹事としてのマナーだ。

飲み会幹事がやるべきこと④:非喫煙者やお酒が飲めない人への配慮

【幹事必見】準備から飲み会当日まで! スマートに飲み会を進行できる幹事の10ステップ 8番目の画像

 大人数の飲み会には、非喫煙者やお酒が苦手な人もいる。そんな人たちが嫌な気持ちにならないように注意するのも幹事の務めだ。

 飲めない人が、無理やりお酒を飲まされそうになっていたら助ける、非喫煙者と喫煙者の席を分けるなどの配慮をしよう。

 そのほかにも、酔いつぶれた人の介抱や1人になっているへの声かけなど、幹事として全員が楽しくなるような飲み会を心がけよう。

飲み会幹事がやるべきこと⑤:サプライズを用意する

 歓送迎会などであれば、主役へのサプライズを用意しよう。

 また、飲み会の日に誕生日の人がいないか事前にリサーチして、誕生日の人にはサプライズを仕掛けるなど、飲み会が楽しくなるような工夫をするのがスマートな幹事の心遣いだ。

飲み会幹事がやるべきこと⑥:集合写真を共有する

 集合写真を撮ったら、なるべく早めに共有することを心がけてほしい。

 とはいえ当日の深夜に共有するのはマナー違反なので、飲み会翌日の朝に共有しよう。

 また、FacebookなどのSNSで写真を共有するとトラブルになりかねない。幹事が集合写真のデータを持っている場合は、Web上で写真共有できるサイトなどを活用しよう。

飲み会幹事がやるべきこと⑦:事前に同僚に役割を振っておく

【幹事必見】準備から飲み会当日まで! スマートに飲み会を進行できる幹事の10ステップ 12番目の画像

 1人であれこれと仕事を抱えがちな飲み会幹事だが、同僚たちに飲み会の役割を振るのも幹事の仕事だ。

 会計や受付、ファーストドリンクを聞いて回る役割など、幹事が同僚たちを頼るポイントは多数ある。

 飲み会当日になって役割を言うのではなく、事前に誰に何をやってもらいたいのか頼んでおこう。


 飲み会を楽しく、スムーズに進行させられるかどうかは幹事の腕次第。

 幹事としていい働きをすることができれば、職場の上司や同僚たちに好印象を与えられるだろう。

 仕事量も多く大変な飲み会の幹事だが、下準備から当日の動きまで抜かりなくスムーズな進行を心がけよう。

 本記事の飲み会進行ステップと7つのやるべきことを実践して、全員がストレスなく楽しめる飲み会を開催してほしい。

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