【幹事必見】準備から飲み会当日まで！ スマートに飲み会を進行できる幹事の10ステップ

会社の飲み会幹事は、想像以上に大変な仕事です。

大人数が入る会場や飲食店などの予約、日程調整、案内、当日の進行など、開催までの段取りはたくさんあります。

本記事では幹事を任された際に使える「スマートに飲み会を準備し、進行する方法」を解説します。

飲み会の幹事をすることになった人は参考にしてください。

飲み会の幹事をうまくこなせるのは「仕事ができる人」

まずは、飲み会の幹事をやる際に、必要な能力を紹介します。

飲み会の幹事に必要な能力は、「調整能力」「コミュニケーション能力」「段取り力」の3つです。

上司があなたに飲み会の幹事を任せた理由は、あなたがこれら3つの能力があると見込んだから。飲み会幹事をこなすことで、会社で「仕事ができる人」という評価を得れます。

上司の期待に答えられるように、幹事の仕事をバッチリこなしましょう。

飲み会幹事に必要な能力1．調整能力

飲み会幹事に必要な能力の1つ目は、調整能力です。

飲み会幹事をやるにあたって、はじめにぶつかる壁は「日程調整」。

少人数の飲み会であればスムーズに決まる日程も、大人数で行う会社の飲み会ではなかなか決まらないことがあります。

管理職のスケジュールを素早く押さえたり、予定が入りやすい曜日をチェックしたりした後、予定を立てる調整能力が飲み会幹事に求められています。

飲み会幹事に必要な能力2．コミュニケーション能力

飲み会幹事に必要な能力の2つ目は、コミュニケーション能力です。

管理職の予定を聞いたり、出欠連絡のメールを送ったり、宴会の進行役をやったり、飲み会代を集金したり、あるいは同期たちに仕事を振ったりなど、幹事がコミュニケーションをとる場面を数えだしたらキリがないほどあります。

普段なかなか関わる機会のない人とも幹事をきっかけに話すこともあるので、コミュニケーションをとることをめんどくさがらず、幹事になったことをきっかけにコミュニケーション能力に磨きをかけましょう。

飲み会幹事に必要な能力3．段取り力

飲み会幹事に必要な能力の3つ目は段取り力です。

調整能力とも似ていますが、飲み会幹事には「段取り力」が欠かせません。

「どうすれば最短で日程を決められるか」「どんな流れにすればストレスなく飲み会を進行することができるか」など、飲み会幹事が先手を打ち、段取りをしていくことでスムーズに飲み会を開けます。

「ストレスなく進行する方法」を熟考し、幹事に必要な段取り力を身につけていきましょう。

このように、飲み会の幹事をすることで、自然と「調整能力」「コミュニケーション能力」「段取り力」が身につきます。

3つの能力が身につけば、営業アポの調整や、クライアントとの話し合い、会議の準備などがスムーズにいき、格段に仕事がしやすくなります。

確実に飲み会幹事をこなすと、周囲から「仕事ができる人」と思われるだけでなく、他の仕事でも使えるスキルが身につくと考え、真剣に幹事の仕事に取り組みましょう。

日程調整から飲み会当日まで！ 飲み会幹事が行なう10のステップ

飲み会幹事をうまくこなすためには、事前の準備が欠かせません。

次は、はじめて会社の飲み会で幹事を任された新入社員にもわかるように、飲み会幹事がしなければならない仕事をステップにわけて紹介していきます。

STEP1：日程を調整する

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP1は、日程を調整することです。

飲み会幹事として日程調整をする際、まずは飲み会の主役や管理職のスケジュールを押さえましょう。

送別会や歓迎会の場合、飲み会の主役が来なければ飲み会の意味がなくなってしまうからです。

主役や上司、管理職の都合を聞いて候補日を3〜4日程に絞ったら、次は参加候補者にメールで候補日の中で都合のいい日程を聞きましょう。参加者にメールを送る際は、必ず回答の締め切り日を設けてください。

あとは参加人数が一番多い日に飲み会を設定しましょう。参加人数が多い飲み会であれば、1ヵ月以上前に日程調整の連絡をするようにしてください。

最近では、ウェブ上の「日程調整ツール」を活用して飲み会の日程を調整していく企業もあります。簡単に日程調整ができて便利なので、初めて幹事を任された人はぜひ参考にしてください。

＞＞調整さん　簡単スケジュール調整、出欠管理ツール
 

＞＞【調整丸】飲み会の日程調整やお店選びがカンタンにできる幹事のお役立ちツール


＞＞スケジュール調整ツール「トントン」
 

STEP2：お店を選ぶ

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP2は、お店選びです。

飲み会幹事がお店選ぶときのコツは、メニューが多いところ、場所がわかりやすい会社の近くの店を選ぶことです。主役の好みをリサーチして、好みに合わせた店選びをするのも重要です。

「メニューが多いところ」というのは、いろいろ食べられて嬉しいというだけではなく、個人の好き嫌いやアレルギーなどを考慮することにもなります。

参加人数の多い忘年会などの飲み会では日程調整の際に、苦手な食べ物やアレルギーの有無などを一緒に聞いておきましょう。

料理の種類だけではなく、カクテルやソフトドリンクの種類が多いお店を選ぶと、お酒が苦手な人にも喜ばれる飲み会になります。

飲み会の目的によって上下しますが、飲み会の予算は参加しやすい値段設定の3,500〜4,500円程度にしましょう。

お店選びに迷った場合は幹事だけですべて決めずに、上司や仲のいい先輩など周りの人に相談してみてください。以前使った店を教えていただけたり、アドバイスをいただけたりするかもしれません。

STEP3：お店の下見に行く

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP3は、お店の下見に行くことです。

お店を選び終えたら、予約する前にお店を下見しに行きましょう。

ホームページや口コミだけでは、本当のお店の雰囲気を知れません。

当日になって「こんなお店だと思わなかった」と後悔しないためにも、余裕がある場合は飲み会幹事が下見に行くことをおすすめします。

下見をする際は、以下のポイントを参考にして、この店で本当に決めていいのかを考えてくださいね。

STEP4：お店の予約をする

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP4は、お店の予約をすることです。

下見をして希望のお店が決まったら、お店の予約をしましょう。予約の際、食べ放題や飲み放題付きプランを先に選んで置くと、飲み会の会費が集めやすくなります。

3月や4月、12月の歓送迎会や忘年会シーズンはかなり予約がとりづらくなるため、幹事になったら可能な限り早めの予約を心がけましょう。飲み会シーズンは遅くとも1ヵ月以上前に予約をすることが得策です。

繁忙期外に飲み会を行う場合は、少人数の飲み会であっても、幹事は余裕をもって1週間前までに予約を済ませておきましょう。

STEP5：案内状を送り、出欠をとる

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP5は、案内状を送り、出欠をとることです。

お店の予約を無事終えると、すぐに参加者にメールを送って最終的な出欠確認をしましょう。

飲み会の参加確認メールを送るとき、参加者全員が顔見知りであれば宛先に全員のメールアドレスを入れても問題ありません。

しかし、大規模な飲み会で全員が顔見知りでない場合は、bcc欄を活用しましょう。

飲み会の案内メールの件名は、見落とされることのないように一目で見てわかりやすいものにしましょう。

また、当日や前日のキャンセルにキャンセル料がかかる場合は、そのことをメールに明記することも忘れないでください。

STEP6：会費を集める

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP6は、会費を集めることです。

飲み会当日、スムーズに幹事の仕事をこなすためにも会費は前日までに集めておきましょう。

大人数の飲み会では気づかぬうちに中座する人がいて、飲み会の場で幹事が集金・確認を行なうのが難しいケースも出てきます。

飲み会が始まる前、できれば前日までに集めて、お金のトラブルを避けましょう。

STEP7：下見のときに二次会に使える店をチェックする

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP7は、下見のときに二次会に使える店をチェックすることです。

二次会のお店は、一次会のお店を下見する際に幹事があらかじめ目星をつけておきましょう。

予約までする必要はありませんが、当日に二次会の流れになったとき、瞬時に二次会のお店の候補を出せる程度には調べておきましょう。

候補のお店を2〜3店用意して、電話番号やお店のホームページをすぐに見られる状態にしておくことをおすすめします。

STEP8：席順を決める

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP8は、席順を決めることです。

席順をあらかじめ決めておくと、当日の流れがスムーズになります。幹事の席は、入り口に一番近い下座が一般的です。

入り口から最も遠い場所が上座になるので、主役→管理職→入社年次順で奥に詰める配置で席順を決めましょう。

上座の場所は部屋の形状や構造によって変わります。お店の部屋の形を把握し、正しい席順を考えましょう。
 

下記にある部屋の構造別の席次表では、①が上座です。 歓送迎会では、①の上座に主役、②や③に管理職が座ります。

忘年会での、主役がいない飲み会では、上座に管理職が座るような席順にしましょう。

また、窓から景色が見えるような部屋では、景色が一番よく見える場所が上座になるなど、席次が変則的な部屋もあります。

下見で部屋の形状・構造をよく確認し、その部屋に合った席次を調べておきましょう。

席次マナーの他にも、喫煙者と非喫煙者を分けるなど、全員がストレスなく楽しめる席順になるような工夫も必要です。

親睦会など、管理職クラスの社員と新入社員が交流することを目的とした飲み会では席次マナーを気にしない無礼講になるケースもあります。

飲み会の目的に応じた席順を組んで置くことをおすすめします。

STEP9：ファーストドリンクの注文

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP9は、ファーストドリンクの注文を早めにすることです。

ファーストドリンクの注文は、飲み会の挨拶をする前に済ませておくことをおすすめします。

飲み会では始まりの挨拶をした後、乾杯という流れが一般的です。注文のタイミングを間違えれば、始まりの挨拶と乾杯の間にファーストドリンクを注文しなければならなくなり、場が白けてしまいます。

ファーストドリンクを参加者から聞く際は、メモ帳を用意して注文をスムーズに進めましょう。

店員が「ドリンクを持ってきたときに誰が注文したものかわからない」ということも多々あります。

飲み会幹事は誰が何を注文したのかをできる範囲で覚えておき、ファーストドリンクを素早く全員の手に行き届かせましょう。

STEP10：飲み会の挨拶・仕切り

飲み会幹事がやるべき仕事のSTEP10は、飲み会の挨拶や仕切りをすることです。

飲み会での挨拶・仕切りは上司の仕事ではなく、幹事の仕事です。

始まりや締めの挨拶は、幹事の次に、上司や主役などが挨拶を行う場合も多くあります。その場合、上司や主役などに、挨拶を促すのも幹事の役目のひとつです。

飲み会の始まりで行う幹事の挨拶の仕切りは15秒程度で短く簡潔に、堅苦しくなりすぎないものを心がけましょう。

上司や会社からお金が出ている場合は、挨拶のときに感謝の言葉を添えた言葉を述べることが一般的です。

上記のように、始まりの挨拶と乾杯の挨拶を上司にお願いする場合は、あらかじめ上司に挨拶をお願いしておくのが幹事のマナーです。

締めのタイミングを見計らい「みなさん、そろそろお開きです」と声をかけるのも幹事の仕事。

締めの挨拶を上司などにお願いする場合は、サクッと終わらせてくれそうな人や、あまりお酒が回っていない人にお願いするのがスマートな飲み会幹事のコツです。

この際、締めの挨拶をいきなり頼むのではなく、事前にお願いしておくことを忘れないようにしましょう。

締めの挨拶のときに二次会の告知をしておくと、二次会への移動もスムーズになります。

楽しい飲み会にするために幹事がやるべき7つのこと

幹事の仕事の流れを理解しても、淡々と仕事をこなすだけでは、スマートな幹事になるためには十分ではありません。

幹事として一番大切なことは「トラブルのない楽しい飲み会」にすることです。

楽しい飲み会にするために、幹事がやるべき下記の7つをバッチリ押さえて、スマートな飲み会幹事を目指しましょう。

飲み会幹事がやるべきこと1．エクセルなどで参加者リストを作る

飲み会幹事がやるべきことの1つ目は、エクセルなどで参加者リストを作ることです。

エクセルで参加者リストを作っておくと、幹事仕事の中でも厄介な日程調整や当日の出欠確認をスムーズにこなせます。

参加者リストには「参加の可否」「当日の出欠確認」「会費」の欄を設けておけば、下準備から当日まで役に立つ参加者リストが作れます。

備考欄を加えれば参加者のアレルギーや苦手な食べ物を記入でき、店選びやコース選びの際にも役立つのでおすすめです。

飲み会幹事がやるべきこと2．リマインドは「最低2回」はする

飲み会幹事がやるべきことの2つ目は、リマインドを「最低2回」はすることです。

当日、「飲み会があることをすっかり忘れていた！」という人が出ないようにするために、飲み会の告知メールだけではなくリマインドメールも忘れずに送りましょう。

開催日の1週間〜3日前、前日か当日の最低2回はリマインドメールを送りましょう。

この時にキャンセル料の規定をもう一度言うことを忘れないでください。キャンセル料について言及しておくことで、幹事の頭を悩ませる「ドタキャン被害」に遭わずに済みます。

飲み会幹事がやるべきこと3．幹事の苦労を表情に出さない

飲み会幹事がやるべきことの3つ目は、幹事の苦労を表情に出さないことです。

淡々と仕事をこなしても、幹事が暗い顔をしていては飲み会の雰囲気が悪くなってしまいます。

幹事の笑顔が場をつくると思って、明るい気持ちで幹事を行いましょう。

無理に場を盛り上げなくても、周りの人が嫌な気持ちにならないよう、笑顔でハキハキ幹事を行うことが、幹事としてのマナーです。

飲み会幹事がやるべきこと4．非喫煙者やお酒が飲めない人への配慮

飲み会幹事がやるべきことの4つ目は、非喫煙者やお酒が飲めない人への配慮をすることです。

大人数の飲み会には、非喫煙者やお酒が苦手な人もいます。参加する人全員が、嫌な気持ちにならないように注意するのも幹事の務めです。

飲めない人が、無理やりお酒を飲まされそうになっていたら助ける、非喫煙者と喫煙者の席を分けるなどの配慮をしましょう。

そのほかにも、酔いつぶれた人の介抱や1人になっているへの声掛けなど、幹事として全員が楽しくなるような飲み会を作るように努力しましょう。

飲み会幹事がやるべきこと5．サプライズを用意する

飲み会幹事がやるべきことの5つ目は、サプライズを用意することです。

誰だって、サプライズプレゼントをもらえると嬉しいものです。

飲み会の日に誕生日の人がいないか事前にリサーチして、誕生日の人にはサプライズを仕掛けたり、歓送迎会の主役に手紙を送ったりして、飲み会が楽しくなるような工夫をしましょう。

飲み会幹事がやるべきこと6．集合写真を共有する

飲み会幹事がやるべきことの6つ目は、集合写真を共有することです。

集合写真を撮ったら、なるべく早めに共有することを心がけてください。

とはいえ当日の深夜に共有するのはマナー違反なので、飲み会翌日の朝に共有しましょう。

FacebookやTwitterなどのSNSで写真を共有するとトラブルになる可能性があります。

幹事が集合写真のデータをたくさん持っている場合は、Web上で写真共有できるサイトを活用しましょう。

＞＞写真共有サイト「フォト蔵」
 

＞＞写真共有サービス 30days Album™
 

＞＞Google Photos
 

飲み会幹事がやるべきこと7．事前に同僚に役割を振っておく

1人であれこれと仕事を抱えがちな飲み会幹事ですが、同僚たちに飲み会の役割を振るのも幹事の仕事です。

会計や受付、ファーストドリンクを聞いて回る役割など、幹事が同僚たちを頼るポイントは多数あります。

飲み会当日になって役割を言うのではなく、事前に誰に何をやってもらいたいのか頼んでおきましょう。飲み会を楽しく、スムーズに進行させられるかどうかは幹事の腕次第です。

仕事量も多く大変な飲み会の幹事ですが、下準備から当日の動きまで抜かりなくスムーズな進行を心がけましょう。

この記事の飲み会進行ステップと7つのやるべきことを実践して、全員がストレスなく楽しめる飲み会を開催してください。

飲み会の幹事は仕事の腕の見せ所

飲み会の幹事に選ばれると、たくさんの仕事が増えてしまいます。しかし、上司は、能力がない部下には、大事な飲み会幹事の仕事を振りません。

上司の期待に背くことのないように事前に準備を行いましょう。

また、日程調節して、店を決めるまでが幹事ではありません。最後まで気を抜かずに、幹事の仕事をこなしてください。

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