1. 納期の交渉をメールでする際に押さえておくべきポイント

納期の交渉をメールでする際に押さえておくべきポイント


 無理な納期を言い渡されそうになった場合にはどうしても納期交渉が肝心になってきます。納期交渉は、よりよい質のものを提供するのに大変重要になります。また、人間は万能ではないため、一日に出来る作業数にも限りがあることでしょう。そのためにも、よいものを作るためには、時には納期を相手と交渉する必要性があります。

納期交渉についての基本 

 納期交渉では、まず第一に、本題を提示した後に解決策を提案することが大切です。交渉の場合には「納期に間に合わない」という情報の後に「これだけ時間があれば納品できます」という解決策を提示することで、相手も納得のできる交渉をすることができます。
 
 また、先方も解決策があれば判断しやすく、OKを出しやすいだろうと考えられます。第二の交渉ポイントは、相手の要求に応えるための姿勢をアピールするということです。「納期が厳しい」ということよりも「よい品質のものを作り上げるために時間が必要」であるということを伝えるほうが、説得力がまします。
 
 明らかに得意先が無理な欲求をしていたとしても最初から「無理です」と否定してしまうことは好ましくないでしょう。最初に謝ることにより、心から申し訳ないと思っている気持ちを表現することが大切です。これらを踏まえ、メールにて交渉することが好ましいとされるでしょう。

メールで交渉する際のタブー

 メールでのビジネスマナーとしてタブーな表現を紹介していきたいと思います。一つ目は「現在バタバタしておりまして、その納期では難しそうです。」この文で悪いことは、個人的な都合が書かれているということです。そのような一方的な都合は通りません。また、この文章では解決策を提示していないことも問題にあたります。どのようにすれば納品できるのか、解決策を提示することが大切です。
 
 続いてタブーの文章として挙げられるのが、「ちょっと取り込んでいるためできれば1週間延ばしていただきたいんですがどうにかならないでしょうか?」という対応です。「取り組んでいる」もこちらの一方的な都合です。更に「どうにかならないでしょうか?」という言葉も相手によっては取り合ってくれる場合もありますが、基本的には失礼にあたります。
 
 3つめに挙げられるのは「こちらもいっぱいいっぱいのため勘弁してください~。せめて1週間延ばしてくれると助かるんですがー」という文書です。これはあまりにもフランク過ぎる表現です。信頼関係を築く上でも丁寧な書き方が必要です。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する