1. 意外と知られていない!相手の会社にFAXで資料をを送付する際のマナー

意外と知られていない!相手の会社にFAXで資料をを送付する際のマナー


 FAXは仕事には必要不可欠なものです。手軽に利用できる通信手段として利用するわけですが、ちょっとした不注意から場合によっては個人情報の流出ということにまで発展しかねませんので、正しい書き方、送り方をきちんと理解しておく必要があります。

FAXを送付する前に必ず連絡する

 まず、FAXで書類を送付する前に必ず相手に連絡をしましょう。電話番号とFAX番号が違う場合もありますので、書類を送付する前にはテスト送信をして相手に確認し、そしてリダイヤルで送信します。その際には誤送信となることのないように立会者を設けるとより確実に出来ますので、送付前に誰かに立ち会ってもらうようにするのが一般的です。プライバシーに関する事や内密な事、極秘事項は書かないようにすることも大切です。カラーの写真や色の上に乗った文字などは見えにくいので注意が必要です。原稿の文字が小さい時は拡大コピー、文字が薄い時は濃くするなど見やすくしてから送信です。そしてFAXで書類を送付する時には必ずFAX送信状を一緒に送信します。

複数送る場合はページ番号を入れる

 ここからはより細かいマナーの説明です。複数枚送る場合はページ番号を入れることです。5ページなら若いページ順に1/5から順に5/5までというように記載しましょう。もちろん1~5まで記載してもOKです。る。そして送付状には必ず送信日を記入します。

 場合によっては午前○時、午後○時に送信したかも記入した方が良い事もありますが内容により判断します。通常は送信日だけでOKです。相手も自分も書類がいつのものか一目で分かるというメリットもあります。そして相手の会社名、部署名、担当者名、FAX番号、住所を記入するのもマナーの一つです。連絡先がこれだけ書いてあればFAXを受け取った人も書類を回しやすくなります。

自分の情報の記入は必ず行う

 そして差出人(自分)の会社名、所属部署名、差出人名、電話番号、FAX番号、住所を記入することも当然のマナーです。特に電話番号は必須です。相手がすぐに連絡したい時に使いやすいのです。そして本文です。まずは挨拶文から始まり、件名を記入します。会社によっては送信状がある場合はこのように用件欄をチェック式になっている場合もあります。

 もし自分で記入しなければいけない場合はこの部分はどうしてほしいかを伝える部分なので忘れず記入が必要です。チェック式で書いた場合も必ず一言付けると丁寧です。最後に送信後に電話にて到着しているかどうか確認するとより親切になります。

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