1. 良い評価を残す!異動時に心がけたい、職場への対応のマナー

良い評価を残す!異動時に心がけたい、職場への対応のマナー

 
 4月はビジネスにおける新年度の始まりです。新年度の始まりに合わせて、多くの人事異動が発生します。あなたが異動となった場合、職場の上司・同僚に対して対応すべきマナーがあります。このマナーを守らなければ、あなたの異動後、職場のみなさんに迷惑をかけるだけでなく、あなた自身の評価を下げる恐れがありますので、注意しなければなりません。それでは、異動時に心がけたい職場への対応マナーはどういったものがあるか、具体的に見ていきましょう。

1. 業務引き継ぎの段取りを上司に確認する

 あなたが異動したら、現在あなたが担当している業務を誰かに引き継ぐ必要があります。上司から異動を言い渡されたら、業務の引き継ぎを誰に・いつ・どのように行うかを確認しましょう。引き継ぐ相手が、現在の職場のメンバーであれば、直接面と向かって引き継ぐことができますし、引き継ぐ方法も双方で調整することが可能です。
 
 しかし引き継ぐ相手が、遠方にいる場合や多忙な場合、あるいは人件費節約といった理由から、引き継ぎ期間を十分に取れないケースが最近では多いようです。そのような場合であれば、詳細な業務マニュアルを作り、電話・メール・テレビ電話等を使って異動前にコンタクトを取るなどして、引き継ぎを完了させなければなりません。まずは業務の引き継ぎ方法について、上司に確認を取りましょう。

2. 業務マニュアルを作る

 次に、引き継ぎの資料として使う、あなたの業務マニュアルを作ります。このマニュアルは、あなたが相手に業務内容を説明するための参考資料でもあり、相手が業務を引き継いだ後に、困ったことがあれば調べられる字引のような役割も果たすとベストです。

 そこで、マニュアル作成にあたっては、ワードで業務内容をつらつらと書き連ねていく形でなく、エクセルを使うと良いでしょう。エクセルシートの1枚目は、あなたの業務一覧リストとしましょう。このリストを見れば、業務の全体像がわかりますし、さらに「いつ何をすればよいか」が時系列に並べられていると、相手にとって大変わかりやすいです。そしてエクセルシート2枚目以降に、あなたの担当業務を項目別に記載していきます。
 
 また、担当業務の内容は、文字だけで書くのではなく、PCのプリントスクリーンボタンを使って、PC上の画像を貼りつけると良いです。例えば業務で使用する給与計算ソフトを使う手順を書く場合、文字で書くのではなく、給与計算ソフトの操作画面を画像として貼りつけておく方が、相手が同じ作業をする場合に必ず役立ちます。

3. 業務引き継ぎを必ず完了させる

 業務の引き継ぎは、必ず終わらせなければいけません。「引き継ぎ途中で時間切れ」は絶対にNGです。業務マニュアルを使って、業務内容を説明し、相手に不明点があれば確実に解消しておきましょう。また、異動後のあなたの連絡先は必ず相手に教えておきます。異動後の万一の事態に備え、異動後も連絡が取れるようにしておくことがマナーです。

4. 最終出社日にはお礼を兼ねてお菓子などを渡す

 これまでお世話になったことに対するお礼として、上司・同僚にプチギフトもしくはデパート等で購入したお菓子を渡しましょう。こういったさりげない心遣いが、あなたの評価につながります。


 
 いかがでしょうか?異動時は、スマートに職場を去りたいものです。そのためには、引き継ぎを確実に完了させること、また職場のメンバーに丁寧に挨拶することが大切です。異動時はバタバタとしがちですが、余裕をもった行動を心掛けましょう。

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