1. 【メールを送る際のマナー】エクセルを添付する場合の注意点とテクニック

【メールを送る際のマナー】エクセルを添付する場合の注意点とテクニック


 エクセルはスタンダードな、いわば万能なアプリケーションです。Wordと比較しても、レイアウトを気にしなくても文書が作成できるので、エクセルのセルをいわば方眼紙状にして、まるでワープロの感覚で使ってる方もたくさんいらっしゃいます。またエクセルのファイルは「ブック(Book)」と言って、基本3シートでひとつのファイルとして扱えますから、ビジネス上は非常に便利な訳です。そんなエクセルの、メールに添付する時のマナーを含めた、マナー全般を下記に記していきます。

1. 何でもかんでもZipにして圧縮しない

 ビジネスでメールに添付するエクセルと言うと、様々な用途が想定されます。ワープロ代わりのビジネス文書や、請求書、そしてグラフや図なども入れた、資料としてのエクセルBookです。普通、ビジネスではセキュリティ上の事を考えて、添付ファイルを圧縮したり、暗号化して添付し、圧縮を解くパスワードは別途メールで送信する、と言うのがなかば慣習と言うかマナーのようになっています。

 ですが、エクセルの場合はいまだに旧来のバージョンであるエクセル2003を使っている企業がまだあるため、これもビジネス上のマナーとして、エクセル2007や2010、2013で普通にファイルを作成すると、拡張子はxlsxなのですが、旧来のエクセルでもメール添付した相手方でちゃんと読み込めるように、旧来の形式(エクセル97-2003形式)である拡張子xlxで保存してからメールに添付するのが、これまでの公然としたマナーとなっていました。
 
 しかし、ワープロ文書程度なら圧縮しても心配ないのですが、資料としてグラフを多様したり、エクセル2007以降の拡充機能であるSmartArtなどを図として使って挿入した場合、圧縮すると解凍した時にレイアウトがズレてしまうのですね。たまに全然違う配置でその「オブジェクト」だけはシートに残っている、と言う事があります。

 そもそも、暗号化の意味合いを除けば、エクセルのブックを100個も一遍に添付しようとしたら圧縮した方が良いですが、たかが3~4ファイルであれば、ファイルの重さ上、全然圧縮する必要はない訳で、どうしてもそのような少数のエクセルファイルを圧縮したい場合は、一度圧縮して「自分宛て」に送信してみて、そして解凍してみてきちんとレイアウト等が再現されているかどうかを確認する作業が必要になって来ます。それも相手へのマナーと言えるでしょう。ビジネスのメールに添付する資料と言うのはいわば成果物ですから、そこまで細やかに気を配る必要があります。

2. 画像をメールの添付したい時のエクセル活用法

 あなたは画面のスクリーンショットを保存する際、どうされていますか?エビデンス(=証跡)としてスクリーンショットが必要になる時はビジネスでは結構多いのですが、jpgなどの普通に画像ファイルとして保存されていますか?エクセルさえあれば、幾つも画像ファイルを添付したり、と言った必要はありません。
 
 スクリーンショットを撮るときに、「Alt+PrintScreen」と言うショートカットキーでそのスクリーンショットを保存したら、エクセルを起動して、シートにCtrl+Vで貼り付けるだけで、面倒な操作は一切なく、そのスクリーンショットを保存できます。エクセルはご承知の通り、何枚でもシートを増やしていけるので、例えば10枚のスクリーンショットを1つのエクセルブックにまとめて保存する事が可能なのです。10個も画像ファイルを添付するよりも、エクセルファイル1つをメールに添付する方がお客様にとってもわかりやすいし、そちらの方がスマートです。ぜひ、エクセルの活用法として、画像やスクリーンショットを大量に一遍に扱いたい時に、活用してみてください。
 
 ちなみに、「Alt+PrintScreen」は、「今アクティブになっているウインドウのスクリーンショットを撮る」ためのショートカットキーです。つまり幾つかウインドウが開いていても、一旦クリックしてアクティブにした、その該当するウインドウのみのスクリーンショットを撮ってくれます。こちらも、おおいに活用してみてください。

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