1. パワーポイントを使ったプレゼンを成功させるために知っておきたい工夫

パワーポイントを使ったプレゼンを成功させるために知っておきたい工夫


 「パワーポイント」では、文章を長く書きすぎず、ポイントを抑えることが重要です。このため、「プレゼン」する内容に関する資料をまずプレゼンターが理解することが重要になってきます。ここでは文章を短くする「工夫」が必要になります。それには文章を図にしたり表にしたりすることもあります。最終目的は、参加者が理解することです。

 構成としては、最初に概要で、何についてをプレゼンするのかを、説明してそれから、詳細の説明に入っていきます。最後には、まとめとして、今回のプレゼンのまとめを作成しておきます。プレゼン中に、その場で予定や計画を、まとめのページに記入するよう「工夫」にしておくと、「プレゼン」の資料を、議事録として記録文書にでき参加者に配布して情報を共有することが出来ます。有効活用が出来ます。

「概要」について 

 「概要」は、テーマをひとことであらわして、この「プレゼン」のその内容を簡単に説明します。国際的な規格などの説明をする場合には、何の規格から引用されているのか具体的な内容を伝えます。概要を説明したあとには、これから行うプレゼンについての順序を「タイトル」をまとめておいて説明するようにします。参加者も何をするのが事前にわかると安心しますし、心の準備もできます。

各ページ内容について

 各ページで、説明する内容を明確にするためのタイトルを短くまとめて記載しますが、あまうり短くしても記号になってしまうので、評価の際の必要資料などと、参加者にとって、わかりやすいとおもわれるタイトルにするように工夫することが必要です。参考にする文章が非常に長くなる場合には、それを、熟読して、プレゼンター側が、理解することで、テーマをつかめることが出来、何を、どの順番に説明するかが見えてくると思います。そして最後にどこに持っていくかを想定しながら、各ページの説明順序等を考えることが重要です。内容が完全に理解できていれば、文章の必要な部分とそうでない部分がわかってきますので、短くポイントを押さえた「パワーポイント」が出来ると思います。
 
 文字の色も、あまり、何色も使わずに、ポイントのワードのみを、違う色にするようにして、キーワードを印象つけます。この「プレゼン」では、なぜ、それが、必要なのかを、理解してもらうためには、そのものの元の資料も、準備しておきます。社内の規定の説明をするには、それをISO等の規格から引用しているはずですので、その規格の条項と、要求事項それと、社内規定の照らし合わせることで、要求されていることが、どこからきて、それを、社内では、このように運用するために規定されている。ということが、参加者に理解されると考えます。

 また、この時に、元の要求事項と異なることが規定されている、社内の現状がかわってきているということであれば、社内の規定を改定するなどのきっかけにもなります。参加者にも、考える機会をあたえるためにも、考えやすい状況を作ることを「工夫」していくことが重要になってくると思います。

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