1. 【例文】添付ファイルを送付するメールの書き方マナー

【例文】添付ファイルを送付するメールの書き方マナー

【例文】添付ファイルを送付するメールの書き方マナー 1番目の画像

 添付ファイルのあるビジネスメールを送る際、「セキュリティの問題はどうするのか?」「ファイルサイズはこれでいいか?」などの疑問が生じるだろう。

 今回は、ビジネスメールで添付ファイルを送る際のメール例文や、添付ファイルのあるメールを送るときに気をつけるべきポイントを解説する。

 例文とポイントを確認し、ビジネスメールにおけるマナーを押さえよう。

添付ファイルのあるビジネスメールの書き方

【例文】添付ファイルを送付するメールの書き方マナー 2番目の画像

添付ファイルを送る際に気をつける点:送付内容を本文に書く

 送付した添付ファイルは、受け取った相手にしてみれば「何のデータなのか」がわからない。

 そのため、メールの本文には「添付したデータが何であるか」が受け取った相手にわかるように記載する必要がある。

 資料の送付漏れ・送付忘れをチェックするという意味でも、送付内容を本文に記載するという癖をつけておくといいだろう。

添付ファイルを送る際に気をつける点:添付資料の問い合わせ先を明記する

 メールの送信者が添付したファイルに関する問い合わせの窓口であるとは限らない。

 そのため、添付ファイルを送る際は、メールの本文に「添付資料に関する問い合わせ先」を記載することを心がけよう。

 もし、送信元・担当者が自分である場合は「添付したファイルに関する質問は本メールに返信いただけますと幸いです」など、自分が問い合わせ先であることを明記するといいだろう。

 「どこに質問すればいいのか」という点をはっきりさせておくと、添付ファイルのメールを受け取った相手も気兼ねなく問い合わせすることができるはずだ。

添付ファイルのあるビジネスメールを送るときの注意点

【例文】添付ファイルを送付するメールの書き方マナー 3番目の画像

 添付ファイルのあるビジネスメールは、相手に配慮しないまま送ると余計な手間になってしまう恐れがある。

 以下の点に注意した上で、添付ファイルのあるビジネスメールを送信しよう。

ビジネスメール|添付ファイル送付時の注意点①:相手のネット環境に合わせる

 添付ファイルを送信する場合、事前に相手のパソコンの容量や機種などを伺おう。

 相手のネット環境を確認した後は「docx、xlsx、pdf、jpg」など、どの拡張子が最適かを考えてほしい。

 相手のネット環境を知らないまま、こちらの都合でファイル送付をしてしまうとファイルを開けない可能性がある。

 相手にも自分にも手間をかけないためにも、最初にファイル送付をする相手のネット環境は必ず確認しよう。

ビジネスメール|添付ファイル送付時の注意点②:ファイルサイズ3MB超はZIPに圧縮

 ビジネスメールのマナーとして知っておきたいのが、メールに添付可能なファイルサイズ。

 基本原則として以下の2点は覚えておこう。

【ビジネスメール】添付ファイルのサイズに関する基本マナー

  • ファイルサイズ3MB超はZIPに圧縮
  • 10MB以上なら“大容量ファイル転送サービス”を利用する

 また、大容量ファイル転送サービスを利用する場合、送り先によってはセキュリティの問題で受け付けない可能性がある。

 ファイルサイズが10MBを超える場合、事前に送り先の担当者にファイルの送信方法を確認しておこう。

ビジネスメール|添付ファイル送付時の注意点③:セキュリティーに留意する

 添付ファイルにウイルスが潜んでいないかどうかもチェックしてほしい。

 Gmailなどでは自動でウィルススキャンを行ってくれるが、利用しているメールサービスや使っているPCにセキュリティソフトが入っていないのであれば、日頃からセキュリティーチェックを行おう。

 当たり前だが、怪しい添付ファイルなどは開かずに完全削除することをおすすめする。

【例文】添付ファイルを送付するビジネスメール

 ビジネスメールで添付ファイルを送るときに気をつけたいポイントを踏まえて、添付ファイルを送るときのメール例文をチェックしてみよう。

添付ファイルを送る際のメール例文

  • (件名)
    【資料のご送付】〇〇の資料について

    (本文)
    〇〇株式会社  
    営業部 部長 〇〇様
     
    平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

    ご依頼をいただきました○○に関する資料を
    添付ファイル(.pdf形式)にてお送りします。

    ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
     
    =======================================
    送付内容:   ○○に関する資料(全〇ページ)
    =======================================
     
    ご不明な点がございましたら、
    お問い合わせくださいますようお願い申し上げます。

    今後ともよろしくお願いいたします。


 本記事では、ビジネスメールで添付ファイルを送る際の例文、また添付ファイルを送る際に押さえておきたいポイントについて解説した。

 添付ファイルの有無に限らず、ビジネスメールでは「受け取った相手にメールの意図が明確に伝わるかどうか」という点が重要になる。

 ビジネスシーンでメールを送る際は、一度「自分が送るメールの受け取り手」の立場になって文章を再読し、丁寧な説明ができているかを確認するといいだろう。

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