1. 自分の主張を認めてもらえるビジネスの交渉メールの書き方

自分の主張を認めてもらえるビジネスの交渉メールの書き方

by ykzts
 メールがビジネスにおけるコミュニケーションツールとして多用されている昨今では、ビジネス上の交渉事をメールで行う機会も多くなりました。 交渉メールの書き方として注意すべきことは、 ビジネスマナーを守り、相手の立場を尊重しつつ、こちらの主張を明確に伝えることです。 ビジネスにおける交渉事は、購入する商品の値引きに関することや、納期の延長・短縮に関することなど、 言いにくいけれども、はっきりと言わなければいけないことがあります。 
 
 またビジネス上の交渉においては、ビジネスマナーを順守し、相手の立場を尊重するというスタンスを守らなければいけません。こういったことに留意しながら、ビジネスにおける交渉メールの文章の書き方とはどういうものか、見ていきましょう。 

交渉メールの具体例

 例として、ある商品の営業提案を受けている会社に対し、提示された見積額の値引きを交渉する場合のメールの基本的な書き方を取り上げます。

<メール件名>【重要】見積額再検討のお願い
<メール本文>
ABC株式会社 山田様
XYZ株式会社の田中と申します。
いつもお世話になっております。
先日は、商品Aの見積書をお送りいただき、誠にありがとうございました。
早速社内にて検討いたしました結果、
誠に恐縮ながら、貴社の見積額は他社の見積と比べて若干高くなっております。
弊社としましては、貴社に発注したいと考えておりますので、見積額の再検討をお願い申し上げます。

大変恐縮ではございますが、見積金額の10%程度の値引きをご検討いただきたけますと幸甚です。
お返事は、●月●日までに頂けますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

ご不明点がありましたら、田中までご連絡くださいませ。
ご多忙の折誠に恐縮ですが、ご検討の程何卒よろしくお願い申し上げます。
XYZ株式会社 田中

交渉メールの書き方のポイント

 ここでの交渉メールの書き方のポイントは、
 
1. 相手に交渉したいことを明確に書く。
2. 交渉の理由を書く。
3. 「検討を依頼する」という言葉を多用する。
 
 というものです。

 1点目のポイントについては、メール件名にはメールの趣旨を簡潔に書き、メール本文には何を交渉したいのかを明確に書きましょう。 例えば、具体的な数字を挙げられる場合は、挙げた方が良いです。 値引きを依頼する場合は、希望値引き額の具体的な数字を、 納期の延期を依頼する場合は、希望する新たな納期日を明示しましょう。 

 2点目のポイントは、なぜ交渉をするのかという理由です。この理由が相手にとって納得できるものでなければ、交渉は成り立ちません。 理由を明確に述べましょう。 

 3点目のポイントは、この手の交渉メールでは一貫して、相手に値引きの「検討を依頼する」というスタンスを取ることです。相手にこちらの要求を押し付けるのではなく、検討してもらうというニュアンスを示す言葉を使うことで、 相手の立場を尊重している旨を表します。 ビジネス上で最低限守るべきマナーです。 



 最後に、自分の主張が叶わなかった場合の代替案は、初回の交渉メールには書かず、2回目以降に書きましょう。最初から譲歩を示してしまうと、交渉は相手に有利になってしまいます。 相手の立場は尊重しなければなりませんが、自分の立場を不利にしないためにも、 最初の交渉メールではこちらの手の内をすべてさらけ出すことは避けましょう。

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