1. 【交渉メール】自分の主張を認めてもらえる!ビジネスの交渉メールの書き方

【交渉メール】自分の主張を認めてもらえる!ビジネスの交渉メールの書き方

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 ビジネスシーンでメールが多用され、ビジネス上の交渉事をメールで行う機会も増加。

 交渉メールではビジネスマナーを守り、相手の立場を尊重しつつ、こちらの主張を明確に伝える書き方をしなければならない。つまり、交渉メールは難易度が高いのだ。

 そこで今回はビジネスにおける交渉メールの文章の書き方について紹介したい。

交渉メールの書き方とは?

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 まずは交渉メールの文面を作る際に押さえておくべき、3つのポイントを紹介したい。

交渉メールを書くときのポイント3つ

  • 相手に交渉したいことを明確に記す
  • 交渉の理由を書く
  • 「検討を依頼する」というスタンスを守る

交渉メールの書き方ポイント①:相手に交渉したいことを明確に記す

 交渉メールの1つ目のポイントは「相手に交渉したいことを明確に記す」ということ。

 メール件名にはメールの趣旨を簡潔に書き、メール本文には何を交渉したいのかを明確に記そう。

 交渉内容において具体的な数字を提示できる場合は、数字をメール文面に盛り込んでみてほしい。

 値引き交渉を依頼する場合は、「希望値引き額」などの具体的な数字を。納期の延期を交渉する場合は、新たな希望納期日を明示しよう。

交渉メールの書き方ポイント②:交渉の理由を書く

 交渉メールの2つ目のポイントは、「なぜ交渉をするのか」という理由を書くこと。

 交渉理由が相手にとって納得できるものでなければ、交渉は成り立たない。

 明確な交渉内容を記したら、なぜ交渉をするのか?ということを相手が納得できるように明確な理由を述べよう。

交渉メールの書き方ポイント③:「検討を依頼する」というスタンスを守る

 交渉メールの3つ目のポイントは、「検討を依頼する」というスタンスを守り抜くということだ。

 値引きの交渉メールでは、相手に「値引きの検討を依頼する」というスタンスを取り続ける必要がある。

 相手の要求を押し付けるのではなく、“検討してもらう”というニュアンスの言葉を使おう。

 “相手の立場を尊重する”ということはビジネスの交渉シーンでは「基本中の基本」である。

 交渉メールを作成するときは、無理な要求をしている文面にならないように気をつけてほしい。

交渉メールの具体例

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 今回は交渉メールの例文として、「値引き交渉」をする場合の文面を紹介したい。

 ある商品の営業提案を受けている会社に対し、提示された見積額の値引きを交渉するという設定の交渉メール文面が下記の通りだ。

【例文】見積額の値引きを交渉するビジネスメール

  • メール件名:【重要】見積額再検討のお願い

    ABC株式会社 山田様

    XYZ株式会社の田中と申します。
    いつもお世話になっております。

    先日は商品Aの見積書をお送りいただき、誠にありがとうございました。
    早速社内にて検討いたしました結果、
    貴社の見積額は他社の見積と比べて若干高くなっております。

    弊社としましては、貴社に発注したいと考えておりますので
    見積額の再検討をお願い申し上げます。

    大変恐縮ではございますが、
    見積金額の10%程度の値引きをご検討いただきたけますと幸甚です。

    お返事は、☓月☓日までにいただけますと幸いです。
    何卒よろしくお願い申し上げます。

    ご不明点がありましたら、田中までご連絡くださいませ。
    ご多忙の折お手数をおかけいたしますが、ご検討の程何卒よろしくお願い申し上げます。

    XYZ株式会社 田中


 末筆だが、自分の主張が叶わなかった場合の代替案は初回の交渉メールには書かず、2回目以降の交渉メールに記載しよう。

 最初から譲歩を示してしまうと、交渉は相手に有利になってしまう。自分の手札はギリギリまで見せないのが、交渉シーンでは重要となるのだ。

 もちろん交渉メールにおいては、相手の立場は尊重しなければならない。

 交渉メールの文面を作成する際には「相手のことを立てつつ、メールの主導権を握る」ということを意識しよう。

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