1. 取引先に伺う約束を取り付ける電話をかけるときのマナー

取引先に伺う約束を取り付ける電話をかけるときのマナー

by sekido

約束してそのままにしておくのはマナー違反

 あなたのスケジュールは空いていても先方のスケジュールは分かりません。優先順位によっては日時変更もありますし、忘れているかもしれません。 結果、後日ということになった場合、その後日はいつ来るのでしょうか? 「約束したのに、すっぽかれた」と相手を非難していませんか?それでは取引先への電話マナーの行為としてNGです。 

訪問する日時は、電話だけでなくメールでも確認

 まず電話と言うのはその場では肉声が聞こえるのでしっかりと聞き合い、質問や、指定されてた持参書類があれば明確にしているはずです。取引先用の指定内容に基づいた資料を分かり易くファイリングして準備したとします。 ここまでは良いのですがあくまでも電話対応のみで取引先に伺うのですから大事なのは「会う」ということです。メールのやりとりを出来る取引先なら返信は特に求めず、
訪問する日時を伝えておくのが電話トラブルを避けるためのマナーの一つと言えます。

前日にもう一度電話をする

 訪問前日には再度、確認の電話を入れます。午前中の10:00少し前が良い時間と言えます。始業開始時刻にもよりますが、大体9:00始業開始としたらまず通勤で一段落し、何か案件はないかと仕事の確認メール、書類に目を通しておく時間。朝礼もあると考慮した場合、逆算して9:45位が良いと思います。10:00~外出、朝一会議は10:00位~があれば連絡が取りにくくなるものです。 

携帯電話でなく、会社の電話にかける

 仕事ですから無闇に携帯電話にかけないことです。相手の連絡先も分かっていますが、ビジネスです。まずは担当部署にかけるのがマナーです。
 
 「席を外しており、おかけ直し致しましょうか?」や「携帯なら繋がると思います」と一度、会社に確認して指示を仰ぐものです。席を外している場合、すぐ戻りそうなら待つ。時間がかかる場合は、席に戻るおよその時間を聞いてかけ直すのが取引先に対してのマナーです。「では、私は社内なので戻りましたらお電話頂けますか?」とは言ってはいけません。 

 取引先に向かう途中も何かアクシデントがあるかもしれません。取引先相手もその時間に来る準備をしているので、伺う時間の10分前には電話をして、相手を慌てさせないことです。

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