1. 取引先からのイメージを下げない!郵送物を送る時に守るべきマナー

取引先からのイメージを下げない!郵送物を送る時に守るべきマナー

by kayakaya
 取引先に何かを郵送する機会は、ビジネス上多々あるものです。契約書などの重要書類を郵送することもあれば、年賀状などのあいさつ状、セミナー・講演会の案内状などを郵送することもあります。郵送するものが何であれ、取引先に郵送する際には一定のマナーが必要です。 
 
 しかし、ビジネスメールやFAXなどを多用する昨今では、いざ郵送するとなると、郵送時のマナーを忘れてしまっていることも多いでしょう。そこで、ここからは取引先に郵送する際に守るべきマナーを見ていきましょう。 

郵便料金は十分に用意しておく

 取引先への郵送物で、郵便料金が不足している事態はあってはならないことです。今後の取引関係にもひびが入ることでしょう。 郵便局へ直接出向いて郵送する場合は問題ないですが、 特に注意が必要なのは、会社内の計量器を使って郵便料金を調べる場合です。「郵便料金が80円か90円か微妙だな」と思う時は、90円で送っておきましょう。 

封筒には手書きで正しい内容を書く

封筒に書く敬称

・取引先の会社名を書く場合は「御中」(例:ABC株式会社 御中)
・取引先の相手の個人名を書く場合は「様」(例:山田様)
・取引先の会社名・相手の個人名を同時に書く場合は、「様」のみ(例:ABC株式会社 山田様)

取引先の住所・会社名・氏名の書き方

 縦書き封筒の場合、住所は封筒右端に書きます。丁目・番地などの数字は、漢数字で書くことに注意しましょう。 住所の左横に会社名を書きます。住所を書いた字よりも、やや大きめの字で記載します。 最後に、会社名の左横、言い換えると封書の中央部に、相手の氏名を記載します。 字の大きさで言えば、氏名が最も大きな字とし、次に会社名、最も小さい字とするのが取引先の住所です。 

本人に開封してほしい場合は、「親展」と記載

 「親展」をつけていなければ、他の方が開封する可能性がありますので、
重要情報や個人情報を郵送する場合は、「親展」をつけておきましょう。

封筒の裏面には、自分の情報を記載

 文字の大きさは、表面の文字よりも小さめとしましょう。

封筒投函する時に気を付けたいこと

 まず、封筒は、のり付けとしましょう。セロテープやホッチキスで封をすることは、ビジネス上ではNGです。縦書き封筒の場合、のり付けしたのち、「〆」と記入します。 郵送する書面は、3つ折りがよいでしょう。 郵送物を送る際には、取引先にメールなどで連絡しておくといいです。 予め郵送物を送ることを伝えておいた方が、取引先の相手も、郵送物を受け取る心の準備ができます。 



 いかがでしょうか?取引先へ郵送物を送る時に最も大切なマナーは、相手への思いやりです。 相手が郵送物を受け取って不快な気持ちにならないように、心をこめて封書の記入・郵送物の封入を行いましょう。

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