1. 打ち合わせのアポイントメントを取るときに送るメールのマナー

打ち合わせのアポイントメントを取るときに送るメールのマナー


by geishaboy500
  皆様の会社の中には、直接お客様が皆様の会社に訪問して打ち合わせをを行う場合があるかと思います。その場合にはお客様にアポイントメントを取るためにお客様へメールを送られると思います。 
 
 ですが、メール全般に言えることですがメール1つでお客様を不快に思わせてしまったり、中にはお前の会社はどのような教育をしているのかとお叱りを受ける場合がございます。ではどのようにすれば打ち合わせのアポイントメントを取る時に送信するメールのマナーとなるのでしょうか。

希望日時はこちらから提示する

 アポイントメントを取る時に一番厄介なことが、お客様が考えていた日にちと、こちらが考えていた日にちが異なっていた時です。そのようなことは絶対に避けるべき事柄ですので、もし可能であればお客様にこちらから日時を指定してしまうのが良いでしょう。例えば最小で3つ、最大で5つぐらいの希望日時を提示しておくとお客様も選択しやすいでしょう。

 ただし、設定した日にちの間隔があまりにも開いていたり、あまりにも間隔が狭かったりすることは止めておきましょう。 例として、間隔が狭い時は分単位でお客様に希望日時を確認したり、長い場合ですと1ヶ月単位で開けてしまう場合です。希望日時はあくまでもちょうど良い日にちを設定しなければなりませんので、間隔が狭くても長すぎてもいけませんので覚えておくようにしましょう。 

確認のメールがよりも早く連絡する

 アポイントメントメールでは、何かしら確定しましたらこちらか早急にお伝えする必要がございます。例えば、希望日時が確定しましたらすぐにお客様にメールで案内したり、変更事項がありましたら間髪おかずにお客様へ連絡する等の行動をとるようにしましょう。
 
 ビジネスマンであれば当然と思われていることでもなかなか守られていない方がいらっしゃいます。当然どころか私はマナーの1つかと思います。こちらから仕掛けておいて何も返信しないのは失礼に当たります。もし皆様の中に心当たりがあるのであれば早急に直すようにしましょう。 



 会社で打ち合わせをする時は、こちらが主体となって動くためお客様へ早急に打ち合わせについてのメールを送る必要性が出てきます。主体になっている時にこのような行動をとるのは、著服になってしまいますが当然の行動でありマナーでもあります。そのため上記のよく頭の中に入れておくと共にお客様から打ち合わせの件について、メールが来ないうちに早めに返信するようにしましょう。

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