商品やサービスを顧客に届け、金銭のやりとりをする上で欠かせないのが請求書の発行です。 請求書は郵送にて送付されることが一般的でしたが、最近ではスピーディな対応ができるメールを利用し、請求書を添付送付することも珍しくなくなりました。 メールで請求書を送る際には十分に気をつけておきたいマナーがあります。 また請求書と一緒に送る「請求書送付の案内メール」はどのような文面で作成すればよいのでしょうか。
メールの件名にふさわしいタイトルの具体的な例
・【○○株式会社】ご請求書送付のご案内
・オーダー№00－1234 請求書送付の件
・○月分(×日締め○日払い分)の請求書を送らせて頂きます 件名を見てすぐに内容がわかると、どの請求分なのかがすぐわかるので相手側も内容を把握しやすくなります。件名にタイトルが無かったり、「先日お話していた件」「お世話になっております」などの曖昧な表現は避けるようにしましょう。タイトルもメールを送る上でのマナーに気をつけたいところです。
請求書案内メールの本文の作り方
冒頭部分に請求書を送る相手の情報を記載
御中と様の併用はマナーとして間違っているので使わないようにしましょう。
・会社名、部署名、役職、氏名＋様 or 会社名、部署名＋御中
××商事 企画室長 ○○様
××商事 企画室御中
本文の始まりには感謝と御礼を表す挨拶文、常套句 を書く
・平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。
・いつもお世話になっております。
請求書の内容について述べる
この時、添付ファイルを開かなくても請求内容が把握できると受取る側としても便利です。 請求の確認をする上で、オーダー№などを一緒に記載しておくと検索をする上でも時間を短縮する事ができます。
○月分の請求書をメールに添付し送付せて頂きます。
内容を確認の上、○月×日までにお支払下さいますようお願いいたします。
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オーダー№0123
ご請求内容：○×サービス一式
ご請求期間：××××年○月○日ー××××年○月○日
お支払期限：××××年○月○日
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締めの挨拶+署名
・尚、ご不明な点などがあれば、お手数ですがこちらまでご連絡下さい。
・どうぞ宜しくお願いいたします。
署名には自分の社名、部署名、担当、氏名、会社住所、会社電話番号、内線、メールアドレスを必ず明記しておきましょう。
ＰＤＦ形式で送り確認すると安心安全
請求書を送るマナーとして、情報セキュリティの面からもPDFの形式にして添付する事が多い傾向にあります。 請求書は大切な書類ですから確実に届く方法で送り、不安があれば送った後に電話で先方に確認するようにしましょう。 ダブルチェックは請求漏れやミスを事前に防ぎ、クライアントとの信用度アップにもつながるビジネスマナーの基本でもあります。
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