1. 急用で会議を途中退室しなければならない時のマナー

急用で会議を途中退室しなければならない時のマナー

by kawanet
 会議において途中で退室する場合、大きく分けて二通りがあると思います。 一つは会議の前から事前に退室が分かっている場合。 もう一つは緊急の用事で退室せざるを得ない場合です。

退室することが分かっている場合は事前に連絡する

 会議の前に退室が分かっている場合は、事前にしかるべき人間に開始前、告げておけば良いでしょう。事によっては出席しなくても良いと言うこともあります。 問題は、緊急の用事で、退室しなければならない時です。 緊急会議でない場合、事前に会議日時は決まっているわけですからそれに合わせて想定する緊急事項、案件は処理しておくのがマナーです。 

 また、緊急の用事を告げてくるスタッフに対してもある程度、会議中に予想される緊急事項が生じた場合の処理をその旨伝えておけば、わざわざ会議の退室をしなくて済むものです。事前に協力を仰いでおくというも途中退室しないマナーと言えるでしょう。

会議中に退室するときのマナー

 会議を退室する際は、基本的には自分の席の近い人間にメモでその内容を簡易的に伝えます。そのスタッフが判断出来ない場合は会議の進行を止めずそのまま静かに席を離れ、上司のところまで中腰の体勢で行き、メモを渡します。  
 
 この場合、出来れば発言している内容が「核心をついている場合」や「会議の重要案件の質疑応答の場合」は、少し待つものです。会議の流れを止めてはなりません。 緊急を要すると言って退室してもその数分で物事が一変することはありません。ただあなたの心の中で焦っているだけなので冷静になってタイミングを見計らうべきです。 了解を得たら、無言のまま会議出席者の方々に出入り口のところで会釈して静かに退室します。

会議を退室した後に心がけたいマナー

 会議退室後のマナーですが、これはしっかりと報告しなければなりません。 まず自分の案件の状況、処理を報告します。それが退室した理由なのですから。 
 
 その後、上司ではなく立場の近いスタッフにその後の会議の報告を聞いて自分が退室してもしっかり内容を把握しておかなければなりません。 社内、社外会議によっても大きく分かれますが、基本的な流れは間違っていません。 しかし、社外の会議であれば、担当者にその日のうちにまず会議退室の謝罪をします。その後も出来れば次回の仕事の時、訪問して次いでに謝罪するのではなく、翌日にスケジュールが合えば謝罪して置いた方が良いです。あなたの案件に他社の方は無関係で有り、あなたに対して質問をしたかったかもしれません。 
 
 自分が退室した際にご迷惑かけてしまったこと、何かご質問等がございましたか?と言うのもマナーと言えます。時間が経過してから質問を求めるのは失礼にあたります。 会議の途中退室は出席者に対して失礼な事なのでその時間は移動しているのと同じ位の感覚で「急に呼ばれても対応出来ない」と言うか急に呼ばれないように自分の仕事をしっかりと管理しておくことです。

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