新入社員が気を付けるべき、会議のマナーの基本

　会社では、たくさんの会議が開かれます。 連絡型、意思決定型、ブレイン・ストーミング型、問題解決型…とその種類も様々ですが、どれも会社のために大切な役割を果たしています。 大事な会議への出席となると緊張するものです。 特に入社して間もない新入社員にとっては気が重いものです。 会議に出席する際に気を付けたいマナーをまとめてみました。

　会議の開始時刻や場所をあらかじめ確認しておくことが大切です。 そして会議の始まる５～１０分前には、席に着けるように心がけましょう。 遅刻は信頼を失くします。 もちろん服装もきちんと整えて参加します。

　 新入社員なら資料の配布や会場の準備なども率先して手伝います。 お客さまの対応や他の仕事などでどうしても開始時刻に間に合わないことが予想されるときは、上司に相談をして予め連絡をしておくことが大事です。 席に着いたらすぐに携帯電話の呼び出し音がならないようにしておくことも忘れないようにしましょう。

　あらかじめその会議が、どんな目的で行われる会議かを理解して参加することも大事です。 事前に配布された資料がある場合には、目を通しておきます。 時間が無いときは話し合いの柱だけでもチェックしておきましょう。 特に自分に関わりの深い項目については内容をよく見て疑問点や質問したいことなどをメモしておくと安心です。 持参するものは筆記用具やスケジュール帳。 付箋紙やマーカーなどもあると便利です。

　発言する人の方を見て真摯な態度で聞きましょう。私語やペンをカチカチいわせたり、くるくる回したりする目障りな行動もマナー違反です。 話し合いの内容は、要点をまとめてメモをします。 すぐ取り組むべき案件などは付箋を入れたり、マーカーなどで印をつけておくといいですね。 但し、メモをすることに気を取られ過ぎて話の内容を聞き漏らさないようにしましょう。

　新入社員が会議で発言をするのはなかなか勇気がいるものです。 しかし、意見を求められたら何らかの発言ができるように準備をしておきましょう。 経験を積んだ先輩のような意見は言えないかもしれませんが、もしかしたら新入社員の若い感覚で視点を変えた提案ができるかもしれません。

　 発言をする場合は意見を簡潔にまとめ、結論から先に話し、理由を述べます。 人を遮って発言するのは、マナー違反です。 それから、反対意見に対して感情的になったりすることの無いように気を付けます。 また、分からないことはそのままにしておかないで質問をしましょう。