1. 【基本を押さえておく!】メールで交渉する際の文章の書き方

【基本を押さえておく!】メールで交渉する際の文章の書き方


 クライアントとメールで交渉しようという時、気をつけなければならないことは、基本的な文章力です。先日テレビで、ある大学教授のインタビューを見たのですが、「最近の学生のレポートはひどいものが多い、基本的な日本語の使い方が間違っている」と嘆いておられました。

 そして、その理由をコミュニケーション能力の不足だとも分析されていました。むろんビジネス上ではコミュニケーション能力は必須ですし、クライアントとのメールのやりとりに間違った日本語を使うなんてもってのほかです。ぎくりとしてしまった貴方は今すぐ自分のメールをチェックしてみるべきです。おかしな文章のメールをクライアントに送っていませんか?これを読んでメールの書き方の基礎を再確認してみてください。

読み返して全体の流れをチェック

 メールを書いた時に、そのまますぐに送信してしまうという人はいませんか。テストでもそうだったように、大事なのは見直しです。ちょっとしたメールだからと言って見直しを怠ると大きなミスを見逃すことになります。メールができたら、必ず読み返してみましょう。

 まずチェックするのは大まかな流れです。時候の挨拶が入っているか、文脈同士のつながりは適切かということを確認しましょう。最後に結びの文章があるかどうかも書き方の重要なポイントです。交渉のメールなら「ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます」「ご不明な点があればいつでもご連絡ください」などの語句が適切です。結びの文章がある事によって、メールの全体にきちんとした印象を残すことができますから、必ず一言添えるようにしたいものです。

誤字・脱字がないかの確認は入念に

 「交渉メールでのミス」というと、一番多いのが「誤字・脱字」です。ちょっとしたミスとは言え、これは命取りになりかねないミスです。どんなクライアントも誤字・脱字が多い相手に仕事が任せられるとは思いません。パソコンの漢字変換機能は便利ですが、油断すると痛い目にあってしまいます。例えば「ご検討ください」が「ご健闘ください」になっていたり、「回答をお待ちしております」が「解答をお待ちしております」になっていたりと、間違いやすい漢字がたくさんあります。

 知っていてもつい見逃してしまう事もありますので、重要な交渉であればあるほどしっかり確認することが重要です。同僚に読んでもらったり、一旦プリントアウトして読み返すというのも良い方法です。またクライアント側の担当者の名前の打ち間違いにも気をつけましょう。名前は間違いやすい漢字のオンパレードですから、慎重に入力するようにしましょう。

タイトルで差をつける

 メール本文の確認が出来たら、最後にビジネスメールの上級テクニックでライバルに差をつけましょう。どんなテクニックかと言うと、タイトルに工夫をこらすという事です。たいていの人はメールのタイトルはそれほど意識せず、「○○の件」などの簡単なタイトルにしてしまいがちです。もしかしたら、タイトルはつけずに返信しているだけの人も多いかもしれません。そこがビジネスチャンスです。

 新商品の取引交渉のメールであれば「○○の新情報が発表されたので送ります」などとクライアントの興味を惹くような書き方をしてみましょう。クライアントがメール受信欄を見ただけでパッと目に入りますし、他のメールとの差別化にもなります。そしてなにより、あなたの熱意がクライアントに伝わります。

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