1. 退職・異動時に必須となる、業務の引き継ぎをメールで行う時のマナー

退職・異動時に必須となる、業務の引き継ぎをメールで行う時のマナー


  異動・退職時には、業務の引き継ぎを行うことが、ビジネスパーソンとして最低限のマナーです。 業務の引き継ぎが不十分であれば、新しい担当者に迷惑をかけるだけでなく、前任者として義務を果たさなかったあなたの責任を問われます。 マナーを守って、業務の引き継ぎを行いましょう。 ここでは、業務の引き継ぎをメールで行う際、どういったマナーを守るべきかを考えていきましょう。

引き継ぎ項目ごとにファイルを作成し添付する

 メールの本文に内容を長々と書いても、相手にとって読みづらいものです。 担当業務の全体スケジュール、各業務の詳細内容は、それぞれエクセル等でファイルを作り、それをメールに添付しましょう。 そのファイルは、業務引き継ぎ書としても使えます。

業務の全体スケジュールを示す

 あなたが担当する業務を、1ヶ月単位、半年単位、1年単位など適切な間隔で区切り、その間で行うべきことを時系列に挙げていきましょう。 エクセルで表を作るとわかりやすいです。

 例えば営業の仕事であれば、1ヶ月単位で、 月初にすべきこと、月の中頃にすべきこと、月末にすべきこと、を時系列順に挙げていきます。 人事の仕事であれば、1年単位で、 3月は退職処理、4月は入社式の実施と入社処理・新入社員研修、6月は賞与支給処理、10月は内定式、12月は賞与支給処理、といった形です。

各業務の詳細内容をエクセルのシートに記載

 いよいよ各業務の詳細内容を記載していきますが、 業務の分類ごとに、エクセルのシートを分けて記載していくと、相手にわかりやすいでしょう。

  例えば人事の仕事の場合、 エクセルシート1枚目:担当業務の全項目リスト、シート2枚目:退職処理について、シート3枚目:入社式について、といった形です。

  また営業の仕事の場合、顧客に関する情報を、シート毎に作成していきましょう。 例えばエクセルシート1枚目:顧客リスト、シート2枚目:顧客Aについて、シート3枚目:顧客Cについて、といった形です。 エクセルシート1枚目は、新しい担当者から見た場合、索引となるイメージです。

  そして記載する内容は、5W1H(何を、どこで、誰と、いつ、どのように行うか)を簡潔に書きます。 営業の場合、顧客に関する情報とは、 お客様の部署名・氏名・連絡先、現在の契約内容、フォローすべき内容と時期、現在進行中の商談内容、今後解決すべき課題を書きます。 合わせて、お客様の特徴や性格、接する際に気をつけておくべきことなどもあれば書いておきましょう。

引き継ぎメールの宛先の設定

 業務の全体スケジュールと各業務内容のファイルができあがったら、メールに添付して送ります。 メール宛先は、メールの宛先は新しい担当者、CCを上司としましょう。

  そして、メールの最後には、退職・異動後のあなたの連絡先(携帯電話番号)を必ず記載しておきましょう。 万一の場合、退職・異動後にあなたに確認しなければならないことが発生するかもしれません。 その際の連絡先を示しておくことが、新しい担当者に対するマナーです。

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