1. 営業マンが新規顧客を獲得するために知っておきたい送付状の書き方

営業マンが新規顧客を獲得するために知っておきたい送付状の書き方


 営業職では新規顧客を獲得するために、送付状を送る場合があります。新規のお客様を獲得するためにも、失礼なお手紙を出してしまってはなりません。特に嫌われがちな営業では、出だしが一番肝心になります。ここでは営業のための送付状の書き方について説明していきます。

送付状に載せるべき内容とは

 それではいったいどのような内容で送ればいいのでしょうか。まず、文章は頭語である『拝啓』からはじめ、『敬具』で終わらす文書が基本です。『拝啓』の後には、その季節に合わせた『季節の言葉』を加え、挨拶から始めます。次に、送付の理由を書き加えます。例えば、『当社製品の○○について広く知っていただきたく』などの言葉を入れるのがよいでしょう。

 加えて、『恐縮ではございますが』の文字を入れる事で、相手に急な送付をしてご迷惑をかける、という意を表することもできます。送付した理由を記載した後には、『何とぞご検討ください』の文字を加え、製品などの検討を促します。続けて、『万が一ご不明点がありましたらお気軽にお問い合わせください』という言葉を加えると、顧客がもし商品を気になった場合に連絡をしやすいです。更に、最後には締めくくりの言葉を添えるとより一層話がまとまり、綺麗に文書を終わらせることができます。

送付状を書く際の書き方の注意点

 ビジネス文書は横書きで書くことが基本です。そのため、送付状も横書きにすることが通常になります。左上部には、『○○株式会社○○係 御中』などの文字を記載し、右上には日付を記載しておくと分かりやすくてお勧めです。この場合、株式会社は(株)と略さないように表示することが必要です。日付や相手方の名前の下には、右詰めにしてこちらの住所、名前、電話番号、会社名等を記載します。

 また、例えば送付するものがカタログの場合には、センタリングし、少し大きめな文字で『カタログ送付のご案内』など言葉を加えると良いでしょう。文末の最後、右下のあいた部分には、こちら側の担当者の名前と、連絡先の電話番号などを右詰めに記載しておくのが好ましいです。本文は、全体の三分の二以上を使うと全体のバランスがよく、見栄えも良くなります。相手は新規のお客様です。第一印象をよくするためにも、押し売りのような表現はせず、あくまでかしこまり、一歩下った手紙の書き方が重要になってきます。お客様に送付したものを見てもらえるよう、礼儀を尽くしましょう。

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