1. 【報告メール・例文】上司に報告メールを送信するときのマナー

【報告メール・例文】上司に報告メールを送信するときのマナー

【報告メール・例文】上司に報告メールを送信するときのマナー 1番目の画像

 上司・先輩あるいは取引先・お客様に何かの報告をすることは、ビジネスシーンではよくあること。

 「ホウレンソウ」という言葉があるように、ビジネスパーソンにとって報告は義務といっても過言ではない。

 報告する方法は会社によってさまざまだが、メールで報告を行う場合もあるだろう。

 今回は、相手が不在の場合や遠方にいる場合など、メールで報告をする際のマナーについて紹介したい。

上司に報告メールを送信するときのマナー①

本記事のまとめ

  • 上司に報告メールを送信するときのマナー①:報告の内容・緊急度に合わせて連絡手段を選ぶ
  • 上司に報告メールを送信するときのマナー②:報告内容がわかる件名をつける
  • 上司に報告メールを送信するときのマナー③:本文は、簡潔にわかりやすく書く
  • 上司に報告メールを送信するときのマナー④:相手がメールを見たか電話や対面で確認する

上司に送る報告メールマナー①:報告の内容・緊急度に合わせて連絡手段を選ぶ

 急ぎの報告の場合や、報告に対してすぐに回答が必要な場合は、メールは使わず、電話を使おう。

 メールは、相手がどういった状況にあっても送れることがメリットだが、逆にいえば、相手が忙しいときは目にしない恐れがある。

 あなたが送ったメールを見落としてしまう可能性も十分にあるということだ。

 また、同じオフィス内にいる相手であれば、わざわざメールを送るのではなく、直接話しに行って報告するといいだろう。

 報告事項を箇条書きにしてメールで送った上で、直接話に行くと丁寧だ。

 年配の人に報告する場合、メールで報告するよりも、直接話したほうが無難であるため、報告の内容や緊急度、報告相手に合わせて連絡手段を選んでほしい。

上司に報告メールを送信するときのマナー②

上司に送る報告メールマナー②:報告内容がわかる件名をつける

 報告する相手には、毎日大量のメールが届く。

 相手に届く大量のメールの中から、あなたの報告メールを見つけ出してもらえるような件名をつけよう。

 そのためには、件名の冒頭に【ご確認ください】、【至急ご確認依頼】、【ご報告確認依頼】といった文言をつけるとよい。

 次にタイトル冒頭の文言に続いて、内容を一文で表そう。

 「【報告・ご確認依頼】ABC社からの新規受注達成の件」といったような形で、内容を一文で表す。

上司に報告メールを送信するときのマナー③

上司に送る報告メールマナー③:本文は、簡潔にわかりやすく書く

 相手に報告することを、簡潔に書こう

 だらだらと長文が書かれていて、結局何が言いたいのかわからないメールは、報告メールとしてはマナー違反である。

 さらに、報告内容に対して相手からの返答がほしい場合は、「お手数ですが、返信をお願いいたします」などと文面にて返信の依頼をしよう。

 また、報告事項と返信してほしい内容は、項目別に記載すると相手に伝わりやすくなる。

 下記の例文を参考に、上司への報告メール文面を作成してみよう。

【例文】上司に送る報告メール

  • 件名:【ご確認ください】ABC社との商談
    ●●課長

    お疲れ様です。△△です。

    ご出張中恐れ入りますが、
    標題の件について報告いたします。

    下記内容で問題ないか否か
    ご確認の上、返信をお願いいたします。

    【報告】
    ABC社との商談が完了しました。

    その際、ABC社■■様より「見積もり金額を●円下げてもらえないか」との相談があり、回答を明日中にする必要があります。

    【ご返信いただきたいこと】
    見積金額を●円下げる旨、
    ABC社に回答してもよろしいでしょうか。

    ●円下げても良いと考える理由は、次の通りです。

    (理由を列挙)△△

    お忙しいところ恐縮ですが
    上記何卒よろしくお願いいたします。



上司に報告メールを送信するときのマナー④

上司に送る報告メールマナー④:相手がメールを見たか確認する

 報告メールは、「報告メールを送信したら報告完了」というものではない。

 相手が報告メールを読んで内容を了解して、初めて報告が完了する。

 上司からメールの返信がない場合は、電話をかけるか、もしくは相手のところへ出向き、報告を確認してもらえたか相手に直接確認をとってみてほしい。


 上司に報告メールを送信するときのマナーについて紹介してきた。

 報告メールで最も大切なのは「報告内容が簡潔にまとまっている」「上司がやるべきアクションが明確に示されている」というポイントだ。

 本記事を参考にして、上司に思考の手間をとらせない、シンプルでわかりやすい報告メールを目指そう。

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【報告メール・例文】上司に報告メールを送信するときのマナー 2番目の画像

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