【報告メール・例文】上司に報告メールを送信するときの5つのポイント

2014/02/04（最終更新日：2020/06/24）

目次: +上司に報告メールを送信するときの5つのポイント; +ポイントを抑えた報告メールで信頼を勝ち取ろう

上司・先輩あるいは取引先・お客様にメールで報告をすることは、ビジネスシーンでは頻繁にあること。しかし、ビジネスメールの形式に慣れていない場合、メールの内容に問題がないか不安になる方もいらっしゃるでしょう。

本記事では、報告メールを作成する際のマナーを紹介していきます。「このメールの内容で大丈夫かな」と不安な人はぜひ参考にしてみてください。

本記事の内容をざっくり説明

報告の内容・緊急度に合わせて連絡手段を選ぶ
報告内容がわかる件名をつける
報告メールの本文は、簡潔にわかりやすく書く
相手がメールを見たか電話や対面で確認する
正しい言葉遣いで書く

上司に報告メールを送信するときの5つのポイント

ビジネスメールには決まった構成や、ビジネス用語が使われることがほとんど。そのためメールを送るときに相手を不快にしていないか、作法を間違えていないか、気になる方もいらっしゃるでしょう。

本記事では上司に報告メールを送信する際の5つのポイントを詳しく解説します。

自信を持って報告メールを作成できるようになりましょう。

1．報告の内容・緊急度に合わせて連絡手段を選ぶ

報告メールを送信する際の1つ目のポイントは、連絡手段を選ぶことです。

メールを送る前に、そもそも連絡手段は本当にメールでいいのか考えてみましょう。

急ぎの報告の場合や、報告に対してすぐに回答が必要な場合は、メールではなく、電話を使うようにしましょう。

メールは、相手がどのような状況にいても送れることがメリットですが、逆にいえば、相手が忙しいときは目にしない恐れがあることに注意が必要です。

緊急の要件であっても、あなたが送ったメールを見落としてしまう可能性も十分にあることを考慮するようにしましょう。

また、同じオフィス内にいる相手であれば、わざわざメールを送るのではなく、直接話しに行って報告するほうがいいケースもあるでしょう。

報告事項を箇条書きにしてメールで送った上で、直接話に行くのもいいでしょう。特に年配の人は、メールで報告されるよりも、直接報告されることを好む場合があります。

報告の内容や緊急度、報告相手に合わせて連絡手段を選んでください。

2．報告内容がわかる件名をつける

報告メールを送信する際の2つ目のポイントは、内容がわかりやすい件名をつけることです。

報告する相手には、毎日大量のメールが届くことを念頭に置いてください。

相手に届く大量のメールの中から、あなたの報告メールを確実に見てもらえるような件名をつけましょう。

そのためには、件名の冒頭に【ご確認ください】、【確認依頼】、【進捗報告】といった文言をつけることがおすすめです。

その後に内容を一文で表すと、開かなくてもメールの内容かわかるので丁寧です。

「【報告・ご確認依頼】ABC社からの新規受注達成の件」といった形で、内容を一文で表しましょう。

3．本文は、簡潔にわかりやすく書く

報告メールを送信する際の3つ目のポイントはメールを簡潔にまとめることです。

だらだらと長文が書かれていて、結局何が言いたいのかわからないメールは、報告メールとしてはマナー違反です。

本当に必要なことだけをまとめてメールを書きましょう。

報告内容に対して相手からの返答がほしい場合は、「お手数ですが、返信をお願いいたします」といったように返信の依頼をしましょう。

また、報告事項と返信してほしい内容は、項目別に記載すると相手に伝わりやすくなります。

下記の例文を参考に、上司への報告メール文面を作成してみましょう。

＜【例文】上司に送る報告メール＞
件名：【明日午前納期】ABC社との商談の結果・見積もり金額の確認依頼

●●課長

お疲れ様です。△△です。

ご出張中恐れ入りますが、標題の件について報告いたします。

下記内容で問題ないか否かご確認の上、返信をお願いいたします。

【報告】
ABC社との商談が完了しました。

その際、ABC社■■様より「見積もり金額を●円下げてもらえないか」との相談があり、回答を明日中にする必要があります。

【ご返信いただきたいこと】
見積金額を●円下げる旨、ABC社に回答してもよろしいでしょうか。

●円下げても良いと考える理由は、次の通りです。

（理由を列挙）

お忙しいところ恐縮ですが、上記ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

4．相手がメールを見たか確認する

報告メールを送信する際の4つ目のポイントは、相手がメールを見たか確認することです。

報告メールは、「報告メールを送信したら報告完了」というものではありません。

相手が報告メールを読んで内容を了解して、初めて報告が完了します。

もし、返信が必要な場合には「お手数ですが、確認完了されましたら返信をお願いいたします。」など次のアクションを指定するようにしましょう。

返信が必要だと明記しているにも関わらず、上司からのリアクションがない場合は、電話をかけるか、もしくは相手のところへ出向き、報告を確認してもらえたか相手に直接確認をとるようにしてください。

5．ビジネスの場として正しい言葉遣いをする

報告メールを送信する際の5つ目のポイントは、正しい言葉遣いをすることです。

どんなに仲のいい相手でも、ビジネスメールはオフィシャルなもの。正しい敬語を使うようにしましょう。

敬語は毎日の積み重ねで身につきます。敬語が苦手なビジネスパーソンは、手帳に使えそうな表現を書いたり、どのように言えばいいのかわからない場面では都度、調べたりするようにしましょう。

ポイントを抑えた報告メールで信頼を勝ち取ろう

本記事のまとめ

報告メールは簡潔に情報をまとめる
報告メールを相手に読まれて、理解されるまでが報告
ビジネスメールでは正しい言葉遣いを意識しよう

本記事では、上司に報告メールを送信するときのマナーについて紹介してきました。

報告メールで最も大切なのは「報告内容が簡潔にまとまっている」「上司がやるべきアクションが明確に示されている」ということです。

本記事を参考にして、上司に思考の手間をとらせない、シンプルでわかりやすい報告メールを作成してください。

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