1. 上司に対して報告メールを送信する時のマナー

上司に対して報告メールを送信する時のマナー

by Nanagyei

 ビジネスパーソンにとって、上司・先輩あるいは取引先・お客様へ何らかの報告をすることは、日常茶飯事です。「ホウレンソウ」のマナーを新入社員時代に教え込まれることからわかるように、ビジネスパーソンにとって報告は義務なのです。

 報告する方法は、できれば相手に面と向かって話すことが一番ですが、相手が不在の場合や遠方にいる場合などは、メールで報告を行う場合もあるでしょう。それでは、ビジネスにおいて、報告をメールで行う時のマナーはどういったものなのでしょうか。

報告の内容・緊急度に合わせて連絡手段を選ぶ

 急ぎの報告の場合や、報告に対してすぐに回答が必要な場合は、メールは使わず、電話を使いましょう。メールは、相手がどういった状況にあっても送れることがメリットですが、逆に言えば、相手が忙しい時は見ませんし、メールを見ていても、あなたが送ったメールを見落としてしまう可能性もあります。また、同じオフィス内にいる相手であれば、わざわざメールを送るのではなく、直接話しに行く方が、マナーとしては良いです。特に年配の方には、メールで報告するよりも、直接話した方が無難です。

報告内容がわかる件名をつける

 報告する相手には、毎日大量のメールが届いています。相手に届く大量のメールの中から、あなたの報告メールを見つけ出してもらえるような件名をつけます。そのためには、件名の冒頭に、【ご確認ください】、【至急ご確認依頼】、【ご報告確認依頼】といった文言をつけるとよいでしょう。冒頭の文言に続いて、内容を一文で表します。例えば、「【報告・ご確認依頼】ABC社からの新規受注達成の件」といったような形です。

本文は、簡潔にわかりやすく書く

 相手に報告することを、簡潔に書きます。だらだらと長文が書かれていて、結局何が言いたいのかわからないメールは、報告メールとしてはマナー違反です。さらに、報告内容に対して、相手からの返答が欲しい場合は、明確に依頼しましょう。例えば上司に報告する場合で、上司から返答が欲しい場合は、次のように書きます。

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●●課長△△です。お疲れ様です。
標題の件、ご出張中恐れ入りますが、下記の点を報告いたします。
この内容で問題ないか否か、お手数ですが返信をお願いいたします。

【報告】
ABC社との商談が完了しました。
その際、ABC社■■様より「見積もり金額を、●円下げてもらえないか」との相談があり、回答を明日中にする必要があります。

【ご返信いただきたいこと】
見積金額を●円下げる旨、ABC社に回答してもよろしいでしょうか。
お手数ですが、返信をお願いいたします。
●円下げても良いと考える理由は、次の通りです。
(理由を列挙)△△
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 いかがでしょうか?この例のように、報告事項と、返信してほしい内容を項目別に記載すれば、相手は何について回答すればよいか明確にわかります。

相手がメールを見たか確認する

 報告メールは、「送ってしまえば報告完了」というものではありません。相手が報告メールを読んで、内容を了解して、初めて報告が完了します。すぐに返信があれば問題ありませんが、返信がない場合は、こちらから電話をかけるか、もしくは相手のところへ出向き、報告を確認いただけたか相手に直接確認を取りましょう。

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