1. 値段の見積もりを送付するときに気を付けたいメールのマナー

値段の見積もりを送付するときに気を付けたいメールのマナー


 ビジネスでメールを送るときは、メールを受信する相手のことをよく考えて細部まで気配 りが必要です。メールの見え方、メールの見やすさ、サイズの大きさに注意が必要です。ここではビジネスで「見積もり」を送付するときのビジネスマナーについて紹介します。

見積りをメールで送る時に気をつけたい点

件名に気を配る

 まず、メールを受け取る相手は、件名をチェックしてからメールの本文を見ることが基本です。 きちんと相手に意図がわかるように、わかりやすい文字を使って作成することが大切です。 送付する案件が決っている場合は「○○の見積もり送付の件」といったようにはっきりと示しましょう。 そうすれば、相手にもわかりやすく伝わり、相手への情報伝達も速やかに行われるでしょう。

複数の宛先に送る場合は、宛先をチェックする

  また、見積もりを作るときは、複数の企業宛に作ることも少なくありません。必ず保存したファイルを 再度チェックし、送付先の宛先が間違っていないかの確認をしましょう。 送付先と違う見積もりを送ってしまうことは、ビジネスとして大変な損害を与えてしまいます。 ここは、慎重に何度も確認することがマナーです。

ファイルの容量をチェックする

 そして、添付資料で見積もり書を送るときは、ファイルの容量の大きさに注意が必要です。 仮に容量の大きいファイルを送る必要がある場合には、ファイルを圧縮してから送るなどの工夫が 必要です。見積もりとは、商談を重ね最終的にビジネスが決る大切な書類です。記入ミスや漏れの のないよう送付のマナーを守り、最後まで気を抜かないように気をつけましょう。

「シンプルにわかりやすく」が本文のポイント

 見積もりを添付資料で送る場合には、メールを受け取る相手に理解してもらいたいポイントを わかりやすくメールの本文にも記載することが望ましいです。 これは、先方の内容見落としやメールの内容を理解しやすくするためです。

 また、この見積もりを送ることでどんなメリットがあるのかなど記載することも大切ですが あまりに複数の内容を記載してしまうと、先方も混乱してしまいますので見積もりを送るときは あくまでもシンプルにわかりやすい本文を作成するようにしましょう。

 また、メールを受け取る相手に、早く見てもらいたい場合は、メールを送付してから、一度 先方へ電話連絡することをお勧めします。こうすることで、見積もりが届いていないなどといった事故を 防止することができます。

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