1. 取引先を困らせない!仕事の引き継ぎを行う際のメールのマナー

取引先を困らせない!仕事の引き継ぎを行う際のメールのマナー


 最近では、終身雇用も少なくなり転職活動を積極手に行う若者も増えてきました。また、多くの職場では、人事異動も頻繁に発生し担当する業務が変わることも珍しくありません。そこで今回は、「業務の引き継ぎを行う時のメールのマナー」についてお話させて頂きます。いざ、仕事を引き継ぐとなると、時間も限られている中、なかなか上手に引き継ぐことは難しいでしょう。また、引き継ぎの最中には、必ずメールを送り相手に業務の担当変更を連絡するケースが少なくありません。相手に失礼がないよう、メールの文章にも工夫が必要です。

仕事の引き継ぎは整理が必要

 仕事の引き継ぎは、早めのスケジュール管理が大切です。まずは、自分で段取りを決め、予め引き継ぎの進め方について整理をしておきましょう。そして、引き継ぐ前に、仕事のマニュアルを作っておくと、引き継ぎを受ける相手も混乱せず、スムーズな引き継ぎができるでしょう。また、引き継ぎのマナーとして、まずは全体の業務説明からしましょう。相手は初めて聞くのですからいきなり細かな作業や一部分をフォーカスすることは避けましょう。

 そして、全体の業務の流れを話すときは、関連部署や関わる人物、自部署の役割にも触れながら、イメージしやすいように話しましょう。全体の話の後は、優先順位の高い仕事から話をしていきます。これは、大切な仕事ほど漏れがないように引き継ぎをしなければならないためです。

メールを送る際のマナー

 さて、引き継ぎの際に重要な要素の一つが、メールを使った連絡事項のやりとりです。社内に発信するメールや社外に発信するメールといったように様々な相手へ連絡しなければなりません。特に、得意先や社外に送るメールには注意が必要です。今後の取引にも関わる重要な連絡ですので失礼のないよう、いつから担当が変わるのか、誰が後任なのか、今までのお礼を忘れることなくメールの作成をしましょう。

 また、メールを送るときは、予め連絡する会社、担当者のリストを作っておくことをお勧めします。メールを送る際は、新規メールから作り、途中で送付する事故がないよう、文章が完成されてから、宛先を入力するようにしましょう。

メールは見えない相手だからこそ丁寧に

 人は、ちょっとした表情や声のトーンで相手の気持ちが伝わるものです。極端な例ですが、ぶっきらぼうでも汗をかいてハンカチで顔をおさえている人を見れば、「あ、緊張しているんだな」と感じ取ることができます。しかし、メールは、文字だけが発信されてしまうので、言葉が足りないとメールを受け取った相手から誤解されるケースも少なくありません。引き継ぎなどの重要な連絡事項では、慎重に言葉を選んで相手に伝えなければいけません。また、仕事が変わってもお付き合いを続けたい相手であれば、必ず新しい職場の連絡先や会社を退職する場合は、個人のメールアドレスなどを忘れずに連絡しましょう。

 いかがでしたか?仕事の引き継ぎは、あなたが働いた職場で行う最後の重要な業務です。引き継ぎ連絡のメールを送る際も細かく注意を払い相手へきちんと伝わるように心がけましょう。

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