1. 誰でもできる!相手からの印象を良くするビジネスメール作成のマナー

誰でもできる!相手からの印象を良くするビジネスメール作成のマナー


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 日本人はまじめな性格なため、ビジネスメールひとつにしても丁寧に作成しなくてはいけないという意識が誰にでもあると思います。しかし、それが時にはビジネスにおいては裏目に出てしまう場合もあるのです。その真面目さを少し崩すだけでビジネスに活かすコツがあります。また、相手にとって読みやすくするという意味でマナーを守っているということも言えます。これからご紹介するコツはあたりまえのことですが、案外できている人はそう多くはいません。すぐにでもできる内容なので他のビジネスマンと差異化するために実践してみてください。

件名の工夫

 仕事のメールというのは業種によっても異なりますが、一日に何十通、何百通と見る場合もあると思います。それだけで一日の大事な時間をかなり費やしてしまいます。それは自分がメールを送っている相手も同じことです。そこで相手との仕事を円滑に進めるためのメールのコツとして使えるのが件名です。

 件名と言えば大雑把にメールの概要を伝えるためのものです。ですので、多くの人は「○○について」のように記述していることと思います。しかし、それでは○○の何についてのことなのかさっぱりわかりません。例をあげると「会議について」だと会議の日程変更についてのメールなのか、資料作成についてのメールなのかわからないということですね。せっかく件名を記述しているのにメールを一度開く手間が増えてしまいます。

 そこで小さなコツとして使えるのがもう一歩踏み込んだ情報を伝えることです。例えば、「○○会議:日程変更 ○月○日」や「○○会議:資料作成願い」などのように情報を加えます。また、相手のレスポンススピードを上げたいときは件名に「緊急」などのワードを入れると相手の仕事内においての優先度は上がり、早いレスポンスが期待できます。このように、件名に一工夫入れるだけで仕事が一風変わり円滑に進むようになります。

本文のコツ

 次は本文についてご紹介したいと思います。本文作成においてのコツは要件が多いときは箇条書きにする、結論は最初に書くの二点です。この二点は相手にメールを読んでもらいやすくするためのテクニックです。正直な話、読む相手を思いやるという意味では最低限のマナーかもしれないですね。

 箇条書きにするということは文章が支離滅裂にならず、簡潔になるというメリットがあります。いくら日本人は丁寧な文章が好きだといっても言っていることがめちゃくちゃだと読んでいるうちにストレスが溜まってしましますよね。単純明快に箇条書きの方が相手も情報を得やすくなります。箇条書きにする際に注意する点は羅列しすぎないという事です。人間はあまり多くのことは一度に覚える事が出来ないのでそこにだけは注意しましょう。

 次に、結論は初めに書くということについてご紹介します。やはり日本人は文章を美しく書くのが好ましいようで起承転結という言葉があります。日本人特有の美意識です。しかし、ビジネスにおいては要件が最後まで分からずイライラの元となってしまう場合もあります。メールを最後まで読んだが結局何が言いたいか分からなかった、という相手の貴重な時間を無駄にする行為をしないためにも初めに結論を書くことをお勧めします。そうすることで相手も対応をすぐに考える事が出来ますし、結論を踏まえたうえでその後の文章を読んでいくので内容も理解しやすくなります。これもすべて相手に伝わりやすくするための小さなコツです。

 以上のように今日からすぐにでも実践できる小さな工夫でビジネスを円滑にすすめることができます。

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