1. 【幹事必見!】飲み会の出欠確認が簡単にできる3つの無料アプリ

【幹事必見!】飲み会の出欠確認が簡単にできる3つの無料アプリ

 飲み会の幹事長を任され、その膨大な業務量に憂鬱になっている幹事長さんも多いはずです。幹事長の仕事は山ほどありますが、何と言っても一番悩ましいのは、飲み会日時の調整と出欠の確認ではないでしょうか。飲み会の候補予定日をいくつか提案して、参加者に都合のよい日を聞き取って、可能な限り全員が参加できる日程を決定しなければなりません。しかし、50人程度なら把握も比較的簡単ですが、それ以上となるとエクセルで管理しても、よほどこまめな方でないと完全把握は難しくなります。そこでWeb上で管理できる無料クラウドアプリをご紹介します。

1. 調整くん

 HOT PEPPERグルメにアクセスして、画面下部の「イベントを作成する」をクリックします。すると「イベント名」「メッセージ」「あなたのニックネーム」「日程の候補」などの入力欄がありますので必要事項を入力し、「イベントを作成する」をクリックします。すると「調整くんスケジュール作成」画面上部にURLが表示されます。幹事長はこのURLを参加予定者全員にメールします。

 メールを受け取った参加者はこのURLから「調整くんスケジュール作成」画面にアクセスして、画面下部の「新しくメンバーを追加する」をクリックして、表示された「メンバー」に自分の氏名と「候補日」欄に○か×か△をプルダウンメニューから選んで「メンバーを追加する」をクリックします。あとは参加予定者自身が出欠をどんどん書き込むため、幹事長は何もしなくても参加予定者の出欠一覧表が自動的に完成してしまいます。もし、参加予定者が出欠を変更したい場合は、自身の氏名のハイパーリンクをクリックすることで、変更が可能です。また、携帯電話にも対応していますし、操作が簡単なのでパソコンが苦手という幹事長さんにも扱いやすいアプリです。

※「調整くん」へのページには、 こちらからアクセスできます!

2. TONTON

 TONTONにアクセスして、画面中央の「日程をえらぶ」をクリックします。するとSTEP1で「タイトル的なもの」「予定時間」「補足・備考」「利用マーク」「主催者パスワード」欄が表示されるので入力します。ここでの「利用マーク」とは、参加者が使用可能なマークのことです。必要のないマークはチェックを外します。STEP2で日付を選択して、STEP3で時間を選択して「登録」をクリックします。日付は複数選択可能です。次の画面でURLが表示されますので、これを参加予定者にメールなどで送信します。

 URLを受け取った参加者は、そのURLにアクセスして画面右上の「あなたの予定を追加する」をクリックします。そして「ニックネーム」「パスワード」「コメント」欄に入力し、利用マークでタイムラインにクリックまたはドラッグで参加者の出欠を入力し「登録」をクリックして確定します。すると「みんなの予定」欄に参加者全員の一覧が表示されるようになります。このアプリのよいところは、幹事長と参加者がパスワードで管理できることと、飲み会参加可能時間を30分単位で把握できることです。当然、出欠の管理はアプリ任せで一覧表も作成してくれます。

3. ちょー助

 上記URLからちょー助にアクセスして画面上部の「新規○×表作成」をクリックします。次の画面で「タイトル」「利用目的」「使用するマーク」「初期状態のマーク」などを入力し「次へ」をクリックします。次の画面で「調整する期間」「時間帯」を入力します。このアプリが上記2本のアプリと異なるのは、幹事長が飲み会の日程をいつからいつまでの期間と提案して、参加者がその期間内に都合のよい日を入力できる点です。

 ですから幹事長は、参加者が一番多い日を飲み会の日に決定すればよいことになります。「調整する期間」を設定し「次を」クリックするとその期間の一覧表が表示されますので、候補にする日付にチェックを入れ「次へ」をクリックします。すると「アンケート機能」と「高度な設定」欄が表示されます。「アンケート機能」では、希望エリアや希望予算など項目は自由に設定でき、「高度な設定」では、予定の状況を知られたくない場合とか、他人の○×が出そろってから登録しようとする作戦を防止したり、登録者が何人に達したら公開すると言う機能もあります。この2つの機能はともに省略可能です。

 そして「次へ」をクリックするとパスワード入力画面が表示されます。ここで幹事長が「管理者パスワード」欄に入力し「次へ」をクリックすると○×表のあるURLが「PC用」と「ケータイ用」が表示されるので、このURLを参加予定者に知らせることによって、登録が可能となります。参加予定者は、このURLから表示された画面の上部「新規○×登録」をクリックして次の画面に表示された「ニックネーム」の他、参加可能日を○×などで入力後「この内容で登録」をクリックすると登録が完了します。当然、出欠管理はアプリ任せで、幹事長は参加予定者にURLを送信するだけで、作成された一覧表で飲み会の日時を決定するだけです。

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