1. 営業のデータ管理を上手く行うために知っておきたいエクセルの知識

営業のデータ管理を上手く行うために知っておきたいエクセルの知識

 エクセルの機能は、データベースと変わらないほどの機能があります。これを、全部理解することは難しいことですが、エクセルをワープロとして使わないことが必要です。何万行、何百列もあるワープロは見ることは不可能です。エクセルは表計算で、データを管理するものということを理解して、営業は数値を扱うことが特に要求される部署です。社内のデータベース、社内の管理システムでは管理しきれないところを個人で管理することにより、能力向上にもつながると思います。

エクセルの特性を理解して機能を最大限に活用する

○入力文字、日付入力文字で、「‘」つきでは入力しない。
○エクセルの扱える日付入力とする。
○全角、半角は、統一する、または、半角に変換する関数「ASC」関数などで、半角に統一するなどの関数を理解する。
○セルの参照をおこなう計算式などで、絶対参照「$」をつけると、そのまま計算式を複写しても「$」の指定した式はそのまま複写されるなどのエクセルの機能を理解する。
○セルに入力したものと後からどのように使用するかを想定して、列で、その内容を統一しておく。

 日付に2月末や、2月中旬などにする場合には、日付の列と別にしておくと、日付のセルで、あとから「ピボットテーブル」などで、月別、年別の集計が可能になってきます。エクセルの表作成の場合には、あとから集計することを考慮して1行に項目をまとめることにこころがけてほしいと思います。表事が乱雑な配置であったり、ところどころで結合されていると編集する側も見る側も、間違いが多くなります。1行にまとめられているものであれば、「ウインドウ枠の固定」をして、見出しを固定しておいて、データのみスクロールすることが可能になります。

「フィルタ」の活用

 フィルタのオプションで、ワイルドカード「*」を理解しておくと、あいまいな入力でも検索が可能になり、顧客から突然の問い合わせでも、データをフィルタをかけることができるので、瞬時に対応がすることが「営業」としては有効と考えます。

 なるべくセルを結合することはさけたほうがよいと考えます。エクセルをWORDのようにワープロ代わりには使わないようにしたほうが良いでしょう。仮にそのような場合には、WORDのフィールド DATABASE機能で、エクセルのデータを、WORDにリンクするなど、エクセルとワープロとの使いわけに注意することが重要と考えます。

 また、表を同一シートに入れなければならない時には、列、行が重ならないように配置しましょう。これは「行挿入」「列挿入」したときに、他の表と影響しないようにするためです。「データの入力規則」により、入力がきまっている項目から選択する場合にはリストを作成しておくとその都度データの入力をする手間が省けます。顧客名もリストにしておくと半角で入力したり全角で入力したりということがなくなります。そういったファイルであったとしても、「ASC」関数などで、統一することも可能です。半角、全角などが異なると、「フィルタ」などでも、別のデータを扱われてしまいます。ピボットテーブルでも同じデータとしては扱われません。

「条件付き書式」により、注意する項目などを視覚化する

 セルごとに、書式の設定をすると無制限に設定が増えていく場合があります。注意する項目からはずしていたつもりが、書式の設定を戻し忘れることも考えられます。列に管理列を作成して「緊急用」「保留中」などの項目を、「データの入力規則」などで設定しておき、そのセルの内容で「条件付き書式」の計算式の設定を行い、緊急用は赤色に書式を設定しておくと、「緊急」の赤色の表示についてはかならずフォローするなどの管理とすることが可能になります。営業として顧客に迷惑が掛からないようにするために、絶えず状況を把握するためには表による管理が有効なのです。

データ分析の機能の連携により管理

「ピボットテーブル」

 クロス集計をするものですが、データの一致を確認するときにも活用ができます。同じ顧客でどの機種が納入されているかを知るには、「顧客」「機種」のデータをピボットテーブルにすることで理解することができます。日付データは、データのグループ化年、月、四半期のグループ化により、営業会議等で必要になる売上の集計、個人の売上予測なども、社内のシステムには入力されていないものでも独自で集計することも可能になります。これにより個人での営業利益を年別、月別、四半期別で管理することが可能になります。

 ピボットテーブルは、参照している表のデータを集計するだけでなく、ピボットテーブルで計算式を挿入することも可能です。これにより、差、係数をかけたりすることも可能になりますので、独自の管理係数などを盛り込むこともできます。営業個人により係数があると思いますが、そのような時にも対応が可能です。仮に全角半角変換の関数を盛り込むことも可能になってきますので、他人の入力されたデータが統一されていない場合にはこういったことで対処が可能になります。

 「ピボットテーブル」にはデータの入力が必要になります。データは、社内のデータベースから「外部データの取り込み」から、オラクル、SQLSERVERなどからのデータを入力することも可能です。これは管理者の承諾が必要になってきますが、社内の管理システムというのは足らなかったりする場合があるので、そのt期はデータベースにアクセスしてデータの管理、部品単価のデータをデータベースから読み取り、リストと連携させて原価を資産するなどがエクセル上でも可能になってきます。

「外部データの取り込み」

 エクセルの他のシートからも読み取ることが可能です。「MS-query」でデータベースと同じようにデータの管理をすることができます。営業でも、技術の出す原価との比較が可能になってきたり、数値がおかしいなどの評価をすることも可能になってきます。

「データ追跡機能付きテンプレート」

 管理する項目をテンプレートで作成し、データベース管理します。顧客の金額、納期、納入方法等仕様に関する項目を、打ち合わせの時にテンプレートに入力し、データ追跡機能付きテンプレートで作成されたデータベースにより、分析が可能になります。データベースをピボットテーブルで集計することにより売上の管理、入金の管理等、社内のシステムでは管理しきれない柔軟な管理をすることも可能になると思います。

「分析ツール」

 計算式を確認するために、分析ツールで、参照先を見て確認しましょう。簡単な計算式程度の場合には、参照先を見てある程度は理解できるような能力があると、エクセルの管理もしやすくなります。

 エクセルも上手に活用すると売上などを管理する時に便利です。ぜひ上手に使ってみてください。

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