HOMEビジネス 【例文】営業先から紹介を受けた相手へのビジネスメールの書き方3つのポイント

【例文】営業先から紹介を受けた相手へのビジネスメールの書き方3つのポイント

U-NOTE編集部

2018/08/21(最終更新日:2020/05/14)


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新規顧客の開拓の際、「既存顧客から紹介」をしてもらった相手にメールを送ることもあるでしょう。

いくら紹介をしてもらったとはいえ、初めての相手にメールをするときには緊張してしまいますよね。

本記事では、取引先に紹介してもらった相手に対して、初めてメールを送る時に押さえておきたいポイントを確認していきます。

本記事の内容をざっくり説明
  • メールのタイトルに自分の名前と所属を記載する
  • 誰から紹介してもらったのかを明記する
  • 自分の話を聞くことをメリットを十二分に伝える

 

取引先からの紹介してもらった相手へメールする3つのポイント

何度も顔をあわせて仕事をしている取引先から「うちの取引先も、同じことで悩んでいるらしいから紹介してもいい?」など、ふいにクライアントを紹介してもらうこともあるでしょう。

紹介してもらった相手に対して、どのようにコンタクトをとればいいのか悩んでしまいますよね。紹介してもらったあとは、まずはメールでコンタクトをとり、アポイントに繋げることが一般的です。

では、はじめてメールを送るときにはどのような文面で送ったらいいのでしょうか。まずは、取引先から紹介してもらった相手へメールを送るときの3つのポイントを確認していきましょう。

 

ポイント1.初めましての場合、タイトルには自分の名前と所属を

紹介してもらった相手へ初めてメールを送るときの1つ目のポイントは、「メールのタイトルに自分の名前と所属を必ず記載する」ことです。

送り主の名前と所属が記されていないメールは、ゴミ箱行きになってしまったり、よくあるタイトルだとメールソフト側に迷惑メール扱いされてしまったりすることもありえます。

毎日100件以上メールを受け取る人も少なくありません。メールのタイトルを見ただけでも「このメールは必ずチェックしないといけない」と思わせる件名にすることが重要です。

 

【例文】紹介してもらった取引先に送るメールの件名

<OK例>
◯◯社からのご紹介(株式会社△△ 山田太郎)
◯◯社◯◯様からのご紹介でご連絡させていただきました(株式会社△△ 山田太郎)

<NG例>
初めてご連絡差し上げます
はじめまして
はじめまして、株式会社△△ 山田太郎です

 

ポイント2.紹介元をきちんと書く

紹介してもらった相手へ初めてメールを送るときの2つ目のポイントは、「紹介元を明記する」ことです。

紹介者は紹介する際に、新たな取引先になる相手に確認をとってからあなたに連絡先を教えてくれているケースがほとんどです。

しかし、許可をとってから連絡するまでに時間があいたり、日々仕事たくさんあったりする中で、必ずしも名前を覚えているとは限りません。初めてメールをする際には、誰から紹介してもらったのかを明記しておきましょう。

まったく知らない相手からの連絡よりも「○○様からご紹介いただき、ご連絡いたしました」のように紹介先を最初に入れておくことで、相手も安心してメールを読み進められるでしょう。

 

【例文】紹介してもらった取引先に送るメールの序文

□□株式会社 □□様

この度はお世話になります。
株式会社△△の山田太郎と申します。

○○社の◎◎さまよりご紹介いただき、ご連絡いたしました。

=========
□□様

突然のメール失礼いたします。株式会社△△ 広報の山田太郎と申します。

○○社の◎◎様よりご紹介いただき、メールを差し上げました。

 

ポイント3.相手にメリットのある話だと伝える

紹介してもらった相手へ初めてメールを送るときの3つ目のポイントは、「相手にメリットがある話だと伝える」ことです。

知り合いからの紹介メールは、まったくの新規メールよりも警戒心が薄い場合が多いでしょう。

次のアポイントメントに繋げやすいからこそ、自分の話を聞くことをメリットを十二分に伝えることがポイントです。

難しい話はメールには適さないため、まずは会ってもらえるように相手の興味をひくことが大切です。

紹介してもらった取引先に送るメールのポイントまとめ
  • メールの件名には自分の名前と所属を記す (例)件名:〇〇社からのご紹介(株式会社△△ 山田太郎)
  • 誰から紹介してもらったのかを明記する
  • 紹介してもらった相手に自分の話を聞くメリットを伝える

 

【例文紹介】取引先からの紹介のメールを実際に書いてみよう

紹介をしてもらって連絡する場合には、「紹介されて連絡をしていることを伝える」ことがポイントだとわかりました。

では、これまでのポイントを押さえて実際にメールを書いてみましょう。

以下の例文を参考にしてみてくださいね。

 

【例文】取引先から紹介でアポを取る場合

件名:○○社からのご紹介(株式会社U-NOTE 山田太郎)

本文:
□□様

初めてメールを送らせていただきます。

○○社の◎◎様よりご紹介をいただきました、
株式会社△△の山田太郎と申します。

さっそくですがぜひ弊社の商品のご紹介したく、
ご挨拶も兼ねてぜひご訪問させていただければと思います。

弊社の商品「〇〇」の詳細について
下記日程で30分ほどお時間をいただけないでしょうか?

・○月☓日(木) 17:00〜18:00
・○月☓日(金) 10:00〜11:00、13:00〜18:00
・○月☓日(月) 11:00〜15:00、16:30〜18:00

上記日程以外も柔軟に対応いたします。

ご検討のほど、どうぞよろしくお願いします。

 

【例文】取引先からの紹介で詳細を伺う場合

件名:○○社からのご紹介(U-NOTE株式会社 山田太郎)

本文:
□□株式会社 □□様

突然のメール失礼いたします。
株式会社U-NOTEの山田太郎と申します。

株式会社○○の◎◎様よりご紹介をいただき、メールを差し上げました。

このたびは弊社にて貴社のソフトの導入を検討しておりまして、
よろしければ詳しくサービスやプランなどの内容をお電話にてお伺いできればと思っております。

以下の日程でご都合のいい時間帯ございますでしょうか。

・○月☓日(月) 10:00〜18:00
・○月☓日(火) 10:00〜15:00、17:00〜18:00

お手数おかけいたしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いします。

 

紹介者の信頼を失わないためにも、マナーのあるメールを

本記事のまとめ
  • 紹介してもらった相手にメールをするときにはマナーを守る
  • 自分の名前と所属・紹介者・メリットを伝える

紹介してもらった取引先に初めて送るメールは、マナー違反なものを送ってしまうと紹介者の信頼にも大きく関わってしまいます

普段のメールはもちろんですが、初めましての相手にメールを送る際には特に誤字脱字などの基本ミスはないか、マナーはきちんと守れているかなど、何度も確認するようにしましょう。

本記事で紹介したポイントと例文を元に、紹介者、そして紹介していただいた相手への信頼を得られるようなメールを作成してください。

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