1. 打ち合わせや会議などの約束を取り付けるときのメールのマナー

打ち合わせや会議などの約束を取り付けるときのメールのマナー


約束を取り付けるメールのポイント

日時を相手主体で決定する

 まず約束をする場合ですが、日時を決定するところから始めるべきです。「2月の○日から△日の間で開いている日程はあるでしょうか」というように、相手が選ぶような方式にしましょう。

目的をはっきりさせる

 「〇〇を決定するための会議」というように、目的をはっきりさせるのも、ビジネスメールで約束を取り付けるときには必要なことです。目的がはっきりしていないと相手も困惑してしまうでしょう。

場所を決める

 場所ですが、相手の都合も考え、自分が行きやすい場所よりも、相手が行きやすい場所を設定する方がいいです。 オフィスでない場所で行う場合には、先にどのような場所かチェックしておくといいでしょう。

約束をした後にマナーとしてしたいこと

 約束を取り付けた後にマナーとして行いたいのは、日時が迫ったタイミングで、リマインドメールを送ることです。リマインドメールでは、もう一度日時と場所、そして目的を簡潔に伝える内容を書きましょう。これによって、相手が忘れてしまったということを防止することができます。



 ここでは、会議や打ち合わせの約束を取り付けるときのメールのマナーを紹介しました。約束の日程は相手本位で決めてもらい、リマインドのメールを送るようにしましょう。打ち合わせなどの約束でメールを送る際は、こちらを参考にしてみてください。

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