営業マンが取引先からのクレームに対して謝罪メールを送る時のポイント\

　どんなに万全を期していても、ミスは起こりうるもの。それに対して取引先からクレームの連絡が来ることもあるでしょう。今回はその時に送る謝罪のメールのポイントをご紹介します。

　自分たちの商品によるミスで、相手には少なからず迷惑がかかっています。そのことに対する詫びの言葉をきちんと入れるようにします。その時に使える文章を下記に載せておきます。

○貴社に多大なご迷惑をおかけしておりますことを､心よりお詫び申し上げます。

○ご連絡いただいた○○○○○の件、たいへんご迷惑をおかけし、まことに申し訳なく深くお詫び申し上げます。

　相手はそのようなミスがまた起こるのではないのかと警戒しています。なぜこのようなことが起こったのかをきちんと説明し、次にこのようなミスは起こらないと相手を安心させる必要があります。その時の理由は言い訳がましくダラダラと書いてはいけません。なるべく簡潔に伝えるようにしましょう。

　今後どのようなことをして信頼回復を図るのかも相手に伝える必要があります。具体的にどのような行動で同じミスを起こさないのかということです。抽象的な内容ではなく、具体的な行動目標を伝えるようにしましょう。

　本来謝罪はメールだけで終わらせていいものではありません。メールは場所や時間を選ばず相手に伝えることができるから取り急ぎの連絡をしたに過ぎないのです。後ほど電話もしくは訪問するということを明記するようにしましょう。

　ミスが起こった時にどのような行動をするかで相手とのこれからの関係性が変わってきます。良好な関係を維持するためにも、謝罪のメールを送る時には細心の注意を払うようにしましょう。