1. 幹事の最初の仕事!飲み会の出欠確認メールの書き方とは?

幹事の最初の仕事!飲み会の出欠確認メールの書き方とは?


 歓迎会・送別会・新年会・忘年会など、職場では様々な飲み会が行われます。特に新入社員は、職場で「飲み会の幹事役」に任命されることも多いでしょう。飲み会の幹事役に任命された場合、あなたがまず最初にやるべきことは、飲み会に参加いただくメンバーへの出欠確認です。

 友人同士ならLINEや携帯メールで済ませられますが、職場では、メールで出欠確認の連絡をすることが多いです。それでは、飲み会の出欠確認を取る場合のメールの書き方とはどのようなものでしょうか。ここからは例として、あなたが所属する総務部の部員全員に、飲み会の出欠確認メールを送る場合を見ていきましょう。

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●メール件名
【ご返信ください】総務部新年会(1/10開催)出欠連絡のお願い

●メール宛先
 総務部全部員のメールアドレス

●メール本文

 総務部メンバー各位

 お疲れさまです。
 この度、毎年恒例の総務部新年会を、下記の通り開催いたします。
 お忙しいところお手数ですが、出欠の連絡を、当メールに返信の形でお願いします。

 出欠連絡〆切:1/5(金)17:00

 <総務部新年会 概要>
 日時:1/10(水) 18:30~
 場所:居酒屋●● http://www.izakaya.com
 費用:1人3,000円
 
 新年会幹事 田中
(内線:123-4567)
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 このメール例でのポイントは、次の4点です。

1. 宛先

 職場の飲み会であれば、全員顔見知りですので、全員のメールアドレスを宛先に入れて問題ありません。メールアドレスの順序は、上席者から順に書くのが無難です。今回の例では、まず総務部長のメールアドレスを最初に入れます。その後、課長・係長などの役職者、続いて入社年次が古いメンバー、といった形です。稀に、参加メンバーが互いに顔見知りでない場合は、宛先でなくbccを使うなどの工夫が必要な場合も考えられます。その場合はメール冒頭に「このメールは、対象者の方にbccでお送りしています」という一文を追加しておきましょう。

2. 出欠連絡の方法を書く

 今回の例では、「当メールに返信の形」としています。他にも、「伝助」のような無料で使えるスケジュール調整サイトを使って、出欠確認を取ってもよいでしょう。その場合は、出欠確認を入れるサイトのURLを貼りつけておきましょう。

3. 新年会の概要を記載する

 日時・場所・費用は必ず記載しましょう。特に場所については、飲み会会場のお店のHPや、ぐるなびなどのグルメサイトでそのお店が掲載されているページのURLを貼りつけておきましょう。遅れてくるメンバーがいた場合、飲み会会場の地図が必要になりますので、あらかじめお店の地図を確認できるURLを貼りつけておくと便利です。

4. 出欠連絡の〆切は、余裕をもたせる

 「今日メールを送って、〆切が明日」では、多くのメンバーが返信期日を守れません。少なくとも3日程度、できれば1週間程度、回答期間を設定しておきましょう。


 いかがでしょうか?飲み会の出欠確認メールが確実に送信できれば、幹事としての最初の仕事は終了です。内容に漏れや間違いがないよう、入念に確認の上メール送信しましょう。

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