1. 大事なポイントまるわかり!来客・訪問時のビジネスマナー

大事なポイントまるわかり!来客・訪問時のビジネスマナー


 社会人になると様々なビジネスマナーを身につける必要がありますが、来客・訪問時のビジネスマナーも身につけなければならない大事なマナーのひとつです。そこで、ここでは来客・訪問時のビジネスマナーの大事なポイントをわかりやすくまとめました。

来客を迎える際のビジネスマナー

来客の時間までに必要な書類や会議室(応接室)の準備をしっかりとしておく

あらかじめ予定されている来客は、その時間までに必要書類の準備とチェック、そして会議室(応接室)の空調を整えるなど、しっかりと準備をしておきましょう。

会社に来客が来た場合は「いらっしゃいませ」と立ち上がりあいさつをする

自分への来客でなくとも、全ての来客に対して立ち上がり挨拶をするのがマナーです。

自分への来客の際、ミーティング中などであっても上司に断りを入れて素早く対応する

どうしても来客を待たせてしまう場合は必ず本人がお詫びをするか、どうしても無理な場合は代理人に待たせてしまっているお詫びを伝えてもらうようにしましょう。

名指し人が不在の場合

名指し人が不在の場合は丁寧にお詫びをし、訪問要件を訪ね、来客名・来客日時・訪問要件・対応した人の名前(自分の名前)をメモして後ほど名指し人に伝えるか、メモを残しておきましょう。

来客案内時

来客を会議室などへ案内する場合のマナーは以下のようになります

エレベーターの乗り降りはお客様が先/テナントビルの場合は自分が先に乗り、降りる時はお客様が先

自社エレベーターなどの小さなエレベーターの場合は「乗り降りともにお客様が先」となります。しかし、テナントビルなどの大きなエレベーターの場合は、「自分が先に乗り、降りる時はお客様が先」となります。

エレベーターの中での上座・下座

エレベーターにも上座・下座はあります。エレベーターに乗り込む際、向かって左奥→右奥→右前方→左前方(操作盤側)と言う順で上座→下座、となります。

廊下を案内する際は、お客様の斜め前を歩く

廊下を案内する際は、お客様に完全に背中を向けないよう、2、3歩あけた斜め前を歩きましょう。

階段を案内する際は、常に自分が下を歩く

階段を上る時はお客様が前、階段を降りるときは自分が前を歩きます。これは、常に自分がお客様の下にくることで、何かあった時に自分がお客様を支えることができるようにするためです。

訪問時のビジネスマナー

訪問の際は約束時間の5分前には到着しているように

訪問時は約束の時間に遅れるのは論外ですが、早すぎてもいけません。5分前に到着するのが一番理想的です。

コートなどの防寒着は玄関前で脱ぐ/携帯はマナーモードに

コートやマフラーなどの防寒着は玄関前で脱ぎ、片手に持ちます。訪問先に入る前に携帯電話は必ずマナーモードにします。

待ち時間に席を離れる際は一言伝える

訪問先の相手が会議中などで待つ場合は、案内された待合場所を離れる際(電話やトイレなど)は受付や案内してくれた人などに一言声をかけましょう

応接室などに案内され、席をすすめられたら、すすめられた席に浅く腰掛けて待ちます。

相手が入室した際にすぐに立ち上がれるよう浅く腰掛けます。

身の回り品の置き場所

身の回り品は、サイドテーブルがあればそこにひとまとめにして置くようにしましょう。バックは必要書類を出した後足元に、サイドテーブルがない場合は、コートは背もたれにかけても良いでしょう。

面談中の注意点

挨拶後、「おかけください。」と言われてから「失礼します。」と席に付きます。商談などを始める前にはまず、時間をとって頂いたお礼を伝えます。(例:「本日はお忙しいところ、貴重なお時間を頂きありがとうございます。」)

手土産を渡すタイミング

手土産は、あいさつ後椅子に座る前もしくは座った直後のタイミングで渡します。紙袋から出し、「心ばかりのものですが」と、相手に正面を向けて差し出します。

退出時、コートは玄関を出てから着る

退出する際は、もう一度お礼を述べ、コートは玄関を出てから着るようにします。

おわりに

 来客を迎える際・他社やお客様を訪問する際のビジネスマナーは、会社の名前を背負う社員としてしっかりと身に着けていなければなりません。特に新ビジネスマンの皆さんは、上記を参考に、日頃のあなた自身を見直してみてくださいね。

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