1. 上司からの指示を別の上司へ丁寧な敬語を使って伝える方法

上司からの指示を別の上司へ丁寧な敬語を使って伝える方法

 皆様には必ずと言って良いほど上司の方々がいらっしゃると思います。その上司から時には他の部署の上司へこの書類を届けて欲しいでしたり、定期的な連絡を他の上司へメールや電話をして欲しい等の指示を受ける可能性がございます。その際に、正しい敬語や失礼な対応を取ってしまうと貴方の評価だけでなく貴方の上司の評判まで下がってしまう恐れがございます。それでは、どのようにすれば別の上司へ伝える際に決して失礼が無いようになるのか。

事前に連絡は必須

 事前に別の上司が空いている時間を把握しておく貴方の上司が時間を持て余している時に別の上司も同じと言うことはございません。自分の所の上司が暇そうにしているから大丈夫だろうと思い連絡したら忙しかったと言うところもございます。そのため事前に別の上司に上司が空いている時間を事前に確認しておくことが大切です。

 例えばの話しですが、休憩時間を利用して他の部署の上司とコミュニケーションを取るようにしてみましょう。その際に連絡を伝えようとは思わないでください。情報は常に入手しましたらできるだけ早く伝えることが良いのです。そのため休憩時間の際に他の部署の上司に自身が連絡係を行っていますと言うことを必ず敬語で伝えて、空いている時間を確認するようにしましょう。もしくはこちらから提案してみるのも良いでしょう。

 例えばお忙しいと思いますので午前に入った連絡は昼の休憩時間の方がよいですか、もしくは午後はこの時間帯が良いですか等を聞いてみましょう。すると上司からこの時間帯が望ましい等言っていただけますので必ず事前に聞いておくようにしましょう。

別の部署の方から上司のことを聞いておく

 別の部署の上司に聞くのは少々面倒、もしくは聞くのが怖いと言った方がもしかしたらいらっしゃると思います。その際にはその部署の方に聞いてみるのがよいでしょう。中には同期がいる可能性がありますがなかなかそうもいきません。そのため歳の近い方に聞いてみるのが得策でしょう。しかし、ここで気をつけたいのがいきなり直球で聞きますとそれなら直接上司に聞いたほうがいいだろうで終わってしまうので少し付け加えて確認するようにしましょう。

 例えば、上司に連絡したいことがありましたが上司の方が多忙なためと言う理由をつけるようにして、現在上司とコンタクトがとれないことを聞く方に伝えましょう。次にその方でなければいけない理由を付け加えましょう。その方で無いと言うことを付け加えることによって他の方でも良いだろうと言われてしまうため、その方であれば問題ないですよと言うことを言うだけで、その方の気持ちも良くなります。


 最後に、別の部署の上司に指示や連絡を取ることは面倒だと感じますが、それも仕事ですので必ず行うようにしましょう。もちろん敬語です。例え他の部署でも上司であることに変わりはしませんので、指示や連絡がありましたら出来る限り迅速に行うようにしましょう。それだけでも上司から良い評価を受ける可能性がございます。

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