1. 上司に報告書を提出する際に覚えておくべき宛名の書き方

上司に報告書を提出する際に覚えておくべき宛名の書き方

 ビジネスシーンでは、上司に報告書を提出するシーンというのも多々存在することでしょう。しかし、提出する間際になって、宛名の書き方についてどうすればいいのか迷ったことはありませんか?そのような事が無いためにも、報告書での宛名の記載の仕方について事前に確認しておきましょう。

報告書における宛名の書き方

 手紙の書き方には、社内向けのものと社外向けの書き方では事なります。しかし、報告書は一般的に社内向けであるため、今回は社内向けの宛名の書き方をお話ししようと思います。おそらく報告書である場合、手紙は上司に向けて書く場合が多いと思います。上司に手紙を書く場合には『役職名』→『氏名』の順に書きます。例えば、『○○株式会社社長 ○○様』のような順になります。(株)や(財)はマナー違反になります。

 また、『○○株式会社社長御中 ○○様』のように、『御中』と『様』を重ねて書くと言うことも間違いです。あるいは『○○株式会社 ○○社長様』のように、役職名を最後に持ってくる、というのも間違った認識になり、相手の失礼にあたります。

封筒の使い方

 封筒の使い方封筒には、縦書きで書く場合と横書きで書く場合がありますが、通常このような正式なビジネス文書としては、縦書きで書くことが原則となります。まず、表側には相手の住所と氏名を表記します。住所は一列で収まり切らない場合には、2行に分けて書くことが礼儀とされます。

 また、『一行でぎりぎり収まるか収まらないか分からない』という場合にも、余裕を持たせて2行で書きましょう。一行で詰め詰めに書くことは、見栄えにも良くなく、ゆとりがない人のように思われてしまいます。『1丁目』などの数字は、全て漢字で表記することがマナーです。更に、社名と名前は少し大きめに書くのが良いとされます。裏面の左下の部分には、自分の郵便番号と住所、会社名と氏名を記載します。

 ところで、裏面に記載する内容は縦か横か、どちらが適しているかと言うことですが、これは表面に合わせて書くことが良いとされます。つまり、表面が縦書きなら裏も縦書き、表面が横書きであれば裏も横書き、という風にです。文字は、習字のお手本のような綺麗な文字が理想ですが、字が下手な人は無理にそのような字を書く必要はありません。むしろ、全体のバランスを気にしつつ、丁寧に書くことを心がけるということが大切になります。封筒に封をする際には、『封』または『緘』と表示し、『〆』という記号を用いることは控えましょう。

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