1. 軽視してはいけない!プレゼンで背景を述べる目的とは?

軽視してはいけない!プレゼンで背景を述べる目的とは?

 プレゼンは、自分の主張を相手に正しく伝え、相手に理解・納得してもらい、相手に何らかのアクションを起こしてもらうことです。相手は、プレゼンの提案に納得し、かつアクションが自分の利益になることならば、進んで行動したいと思うものです。

 では、相手に自分たちの主張を納得してもらい、行動を起こしてもらうためには、どうすればよいのでしょうか。それには、プレゼンの目的の根拠となる「背景」が、相手にとって理解・納得できるものである必要があります。そこでここからは、「プレゼンの背景」とは何を意味しなぜ重要なのか、さらにプレゼンの背景にはどういった情報を含めればよいか考えていきましょう。

「プレゼンの背景」とは何を意味し、なぜ重要なのか?

 まず、ここで使っている「プレゼンの背景」という言葉を定義しましょう。国語辞典で「背景」を検索すると、「物事の背後にある事情」と出てきます。つまりプレゼンの背景とは、プレゼンの肝となる「目的」(相手に最も伝えたい自分の主張)を挙げるに至った経緯です。相手の現状の課題や問題意識と言ってもいいでしょう。例えば営業プレゼンで、目的が「相手の事務コスト削減のため、事務処理を自社にアウトソーシングしてもらうこと」とする場合、その背景には、次のようなものが考えらます。

 ●相手の会社の経営状況が良くなく、事務コスト削減が喫緊の課題であること
 ●相手の会社の事務作業はパターン化できないものが多く、パッケージとなっ  ている事務処理ソフトの導入が難しいこと
 ●自社には事務処理アウトソーシングの様々なノウハウがあり、相手の状況に  あったプランを提供できること

 プレゼンの構成は、導入部・本体・結論の3部構成です。導入部は、プレゼンの目的・目的を達成することの重要性・本体で伝えることの予告を伝える部分で、結論は、目的の再確認・提案・今後のスケジュールを伝える部分です。つまり、導入部(最初)と結論(最後)で目的を相手に理解してもらうためには、本体の部分で、相手に理解してもらえるような背景を伝えなければならないのです。このことから、背景を軽視してはならないことがわかります。

プレゼンの背景で含めるべき情報とは?

 背景で必ず入れなければならない情報は、「相手が認識している課題・相手の問題意識」です。プレゼンの最終目標は、相手に納得の上で何らかの行動をしてもらうことです。あなた自身の問題意識一般的なあるべき論では、相手に行動を起こさせる根拠には不十分です。


 相手が認識している課題や、相手の問題意識を確認するためには、日頃から面談など直接相手の話が聞ける機会を使って、情報を収集し続ける地道な方法しかありません。相手とのコミュニケーションを十分に図る努力を、日頃から欠かさないようにしましょう。

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